Wir digitalisieren Ihren Posteingang

2. April 2020

Wenn Mitarbeiter im Home-Office sind häuft sich "physische Post" - sprich die Geschäftsbriefe - unkoordiniert und in Massen. Um diese dennoch mit wenig Man-Power bearbeiten zu können und teure Kurierkosten zu sparen, lösen wir dieses Problem für Sie. Wir digitalisieren Ihren Posteingang.

Dokumente und eingegangene Briefe werden vor Ort digital erfasst und in übersichtlichen Bibliotheken zugänglich gemacht. Die zuständige Assistenz, die momentan den Posteingang im Back-Office nicht übernehmen kann, steuert diesen dann ganz komfortabel ortsunabhängig.

 

Wir haben also folgendes Problem:

  • Mitarbeiter sitzen im Home-Office und kommen nicht an Ihre Post
  • Die zuständige Person zur Postverteilung ist nicht vor Ort
  • Die Verteilung der Post entfällt, Post häuft sich unkoordiniert
  • Per E-Mail wäre die Zustellung ein einziges Durcheinander
  • Eine Kurier-Zustellung ist viel zu teuer

Abseits der aktuellen Situation bietet ein digitaler Posteingang weitere Vorteile:

  • Schnelle Verteilung und Erfassung der Post/Geschäftsbriefe
  • Einfache Weiterbearbeitung
  • Kosteneinsparung und Zeiteinsparung
  • Automatisierungsmöglichkeiten
  • Ortsunabhäniger Zugriff auf die digitalisierten Geschäftsbriefe
  • Volltextsuche und Indizierung

 

Was ist ein digitaler Posteingang?

Wie bereits erwähnt fällt die Assistenz aus. Postalisch zugestellte Geschäftsbriefe häufen sich im Office. Hierbei geht es also um physische, gedruckte Dokumente und nicht um elektronische Briefe, wie E-Mails.

Wir wollen diese postalisch zugesandten Briefe nun durch ein ausgeklügeltes Verfahren erfassen, digitalisieren und per Dokumenten-Management System an den zuständigen Empfänger zustellen.

 

Anwenderbeispiel: Digitaler Posteingang bei den Stadtwerken Giengen.

Die SWG gehen direkt mit dem Puls der Zeit. Sie erkannten die Problematik der Posteingangsverarbeitung aufgrund der aktuellen Home-Office Situation und ergriffen hierbei die Chance nachhaltiger Verbesserung der Situation. Sie bauten die Digitalisierung ihres Posteingang aus, um dies unternehmensweit und standortübergreifend einzusetzen. Wir greifen dieses Beispiel auf.

Digitalisieren Sie ihren Posteingang in 3 Schritten >>>

Schritt 1: Digitalisierung

  • Die eingehende Post wird an zentraler Stelle digitalisiert. Mit einem Dokumenten-Scanner werden Briefe blitzschnell erfasst.
  • Die Funktionen zur Dokumenten-Trennung und die Texterkennung sind hierbei wichtig für einen schnellen und reibungslosen Ablauf.
  • Dokumenten-Trennung bedeutet hierbei, dass auch wenn mehrere Briefe in einem Stapel gescannt werden und diese stellenweise mehrere Seiten haben, jeder Brief separat als einzelnes PDF erfasst und abgespeichert wird.
  • Die gescannten Dokumente werden automatisch nach SharePoint in die Posteingangs-Bibliothek hochgeladen.

Schritt 2: Verteilung der Post

Die mit dem Posteingang beauftragten Personen können nun einfach und schnell die Post sichten und entscheiden ob dies:

  • einer Person
  • oder einer Abteilung

zugestellt werden soll.

 

Die digitalisierte Post befindet sich zunächst an zentraler Stelle:

 

Der bearbeitende Mitarbeiter kann bequem und einfach die Post zuteilen. Wahlweise geht dies über die Einzelbearbeitung in der sich von Dokument zu Dokument durchgearbeitet (geklickt) werden kann. Ein Beispiel finden Sie in der folgenden Grafik.

 

 

Möglich ist das Ganze aber auch etwas schneller, indem mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

 

Ist die Abteilung oder die Person ausgewählt wird die Post in die Bibliothek und den Ordner der jeweiligen Abteilung weitergeschoben. Diese Bibliotheken berücksichtigen natürlich das Berechtigungskonzept, sodass nur Abteilungsmitglieder oder die Person selbst Zugriff auf dieses Dokument hat.

Im folgenden Video zeigen wir Ihnen den Ablauf der Postverteilung:

Schritt 3: Postempfang

Der Mitarbeiter (oder die Abteilung) für den/die das jeweilige digitale Dokument bestimmt ist empfängt je nach Wunsch für jede Post eine einzelne Nachricht oder eine gesammelte Nachricht für alle neuen Briefe, die eingegangen sind.

Die Briefe für eine bestimmte Abteilung gehen im Beispiel der Stadtwerke Giengen direkt an das Abteilungs-Team "UE" in Microsoft Teams:

 

 

Ist ein Dokument oder Brief fälschlicherweise bei einer Person gelandet, die dafür gar nicht zuständig ist, kann diese auf dieselbe Weise wie wir die Postverteilung in „Schritt 2 – Verteilung der Post“ erläutert haben, das Dokument in eine andere Abteilung oder an eine andere Person weiterschieben.

Ansicht des Posteingangs eines Mitarbeiters:

 

 

 

Ihre Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes in der Übersicht

I. Versionierung und Protokollierung:

Jede Weitergabe oder Änderung am Dokument wird mitgeschrieben und protokolliert:

 

 

II. Automatische Texterkennung:

Die gescannten Dokumente sind nicht einfach nur „Bilddateien“, sondern die OCR-Engine erkennt die im Dokument enthaltenen Texte, sodass diese auch wieder kopiert und weiterverarbeitet werden können. Zum Beispiel in der Suche!

 

 

III. Volltextsuche und Indizierung

Sie suchen einen Brief oder eine Rechnung? Nutzen Sie die Stärken von SharePoint wie zum Beispiel die Volltextsuche und finden Sie schnell die Dokumente, die Sie brauchen. Die folgende Grafik veranschaulicht eine Beispielsuche.

 

 

 

 

Natürlich immer unter Berücksichtigung der Berechtigungsstufe!

Sie sind begeistert von den Möglichkeiten eines digitalen Posteingangs?

Der digitale Posteingang ist Grundlage für einen digitalen Rechnungseingang. In den nächsten Tagen zeigen wir Ihnen unsere Lösung für den digitalen Rechnungseingang in einem weiteren Content. Gerne helfen wir auch Ihnen, mehr aus Ihrer IT zu machen. Melden Sie sich!

 

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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