Als Unternehmen, speziell als kleines oder mittelständisches Unternehmen, ist es nicht immer einfach Trends zu folgen. Man hat mit viel Mühe und Arbeit sein Produkt entwickelt, verbessert, vertrieben und vermarktet und gerade wenn das Geschäft explodiert fehlen die Mitarbeiter. Mehr Aufträge werden angenommen und mehr Mitarbeiter benötigt. Wer früher nun bei der regionalen Tageszeitung angerufen hat und mal eben schnell die Stellenausschreibung geordert hat, der stellt fest: Die Anzeige ist da, die interessierten Bewerber jedoch nicht.

Welche Möglichkeiten haben Sie als Unternehmen, sich für Interessenten aber auch für Ihre eigenen Mitarbeiter besser zu vermarkten?

Fachkräftemangel, anspruchsvolle Millennials, neue Technologien all das führt zu schnellem Frust und Verzweiflung auf Seiten des Geschäftsführers aber auch in der Personalabteilung. Wir haben uns für Sie einmal auf die Suche gemacht, was denn die Mitarbeiter von heute wollen, was andere Unternehmen schon implementiert haben und noch viel spannender, wie Sie Maßnahmen so effektiv wie möglich in Ihren Alltag integrieren können.

Sehen wir uns zuerst eine kurze Umfrage unserer momentanen Lieblingsgeneration den Millennials an:

Hier ist unschwer zu erkennen, dass eine Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit gegeben sein muss, um als Unternehmen einen ersten guten Eindruck zu machen. Die Karriereleiter sowie flexible Arbeitszeiten sollten auch unterstützt werden.

Was der eine als "faule Ausreden um nicht arbeiten zu müssen", beschreien wird, ist dennoch eine messbare Generationsweltanschauung. Wer neue Mitarbeiter möchte, der muss sich an den Gedanken gewöhnen neue Wege einzuschlagen, denn was nützt das Jammern, wenn es nichts an den Tatsachen ändert? Sie brauchen Mitarbeiter und Sie haben viel Konkurrenz dort im Haifischbecken.

Wer neue Mitarbeiter möchte, der muss sich an den Gedanken gewöhnen neue Wege zu gehen

Die gute Nachricht ist, schon viele Unternehmen fangen an diesen Weg zu gehen. Und auch hier gibt es eine interessante Statistik die veranschaulicht, wie andere Firmen diesen New Way of Work einschlagen.

Auf Platz 1 ganz klar vertreten: Das Home-Office. Auf Platz 2 folgen dann neue mobile Technologien und auf Platz 3 ein offenes flexibles Bürokonzept.

Lassen Sie uns eine kurze Zusammenfassung von dem erstellen was wir bisher herausgefunden haben: Millennials fordern ein ausgeglichenes Arbeits-und Freizeitverhältnis, Karrierechancen und flexible Arbeitszeiten. Unternehmen bieten gerne als erste Maßnahme Home-Office Möglichkeiten, neue mobile Technologien und ein flexibles Bürokonzept.

Dann stellt sich doch nun die Frage: Wie hilft das meinem Unternehmen?

Unsere Antwort: Wir haben für Sie eine Lösung zusammengetragen, mit der Sie beim nächsten Team Meeting glänzen können.

Home-Office als Lösung – aber Vorsicht nur richtig umgesetzt sinnvoll!

Sie haben Ihr bestehendes Team und ab morgen beschließen Sie, dass jeder die Möglichkeit bekommt bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten. Sollten Sie ein eingespieltes Team sein, oder darin schon Übung haben, könnten Sie sich vielleicht sogar vorstellen, einen zusätzlichen Mitarbeiter Remote einzustellen.

Jetzt haben Sie ja wahrscheinlich entweder einen stationären PC im Büro oder einen von diesen sicheren, aber doch sehr unpraktischen und langsamen Laptops für Ihre Mitarbeiter. Bevor es dann ins Home-Office geht müssen noch kurz die Dateien auf einen USB Stick gesichert werden oder noch ein paar Dokumente per Email hin und her gesendet werden. Zu Hause angekommen, muss Ihr Mitarbeiter von einer ungesicherten Internet Leitung Ihre Unternehmensdaten bearbeiten. Dies geschieht entweder auf seinem privaten Gerät oder auf einem doch etwas holprigen Firmenlaptop mit einem zu kleinen Bildschirm.

Suboptimale Voraussetzungen für einen Home-Office Tag. Work-Life Balance? Vielleicht ein wenig, dafür steigt das Stressfaktor Level.

Wie sollte denn jetzt ein optimaler Home-Office Arbeitsplatz, unserer Meinung nach aussehen?

Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit guten Geräten aus. Geräte die flexibel sind, die nicht nur Laptop oder Tablet sind. Suchen Sie eine sichere Software, die cloudbasiert arbeitet. Das heißt Ihr Mitarbeiter kann von überall auf der Welt auf seine Daten zugreifen. Die letzte Reisekostenabrechnung fertigstellen? Kein Problem! Kurz am Abend vor dem Fernseher noch schnell von zu Hause eingeloggt und die fehlenden Belege hochgeladen, anstatt alle mühsam in Ordnern zu sammeln und diese dreimal am Frühstückstisch zu vergessen. Natürlich hat Ihr Mitarbeiter sein Gerät auch oft an Orten, die nicht so sicher sind wie das gut geschützte Büro, wie z.B. im Bus oder am Flughafen. Deswegen benötigen Sie auch einen rundum Schutz, der gegen Diebstahl oder Bruch versichert.

Das klang jetzt vielleicht doch etwas komplizierter als gedacht. Entschuldigen Sie vielmals, wir werden nun ein wenig Schleichwerbung einspielen, um Ihnen das an einem Beispiel zu veranschaulichen.

Ihr Gerät: Ein Modell der Microsoft Surface Reihe.

Warum?

  • Die Geräte sind hochwertig verarbeitet, enorm sicher, besitzen einen schnellen Arbeitsspeicher und sind vielfältig einsetzbar.
  • Ein Surface Pro wird so schnell vom Laptop zum Tablet umfunktioniert.

Ihre Software: Microsoft 365.

Warum?             

  • Die Software arbeitet wie oben erklärt Cloud basierend, hat somit immer die neusten Software Updates und ist damit sicherer für Ihren Mitarbeiter.
  • Außerdem beinhaltet Office 365 nicht wie das normale Microsoft Office Programm nur die normalen Standard Tools, wie Excel und Power Point, sondern viele Teamwork-und Kommunikationstools, wie Teams und Planner.
  • Ihre Mitarbeiter können von überall aus gleichzeitig an Dokumenten arbeiten ohne ständig E-Mails versenden zu müssen.

Ihre Versicherung: Der Schutzbrief.

Warum?

  • Der Surface Schutzbrief sorgt dafür, dass Ihr Produkt im Schadenfall schnellstmöglich in der Regel am nächsten Werktag vor Ort ausgetauscht wird.
  • Der Versicherungsschutz besteht für Beschädigung oder Zerstörung durch Bedienungsfehler, Bodenstürze, Bruchschäden, Flüssigkeitsschäden (ohne Witterungseinflüsse) etc., auch möglich mit Diebstahlversicherung.

Klingt zu gut um wahr zu sein und eigentlich auch viel zu einfach? Gerade für die Zweifler und Skeptiker haben wir uns entschieden, diesen Arbeitsplatz im Mietmodell anzubieten. Uns liegt Innovation am Herzen und wir wollen Unternehmen unterstützen, Ihren Mitarbeiter produktiver und besser auszustatten. Sollten Sie sich also gerade nach neuen Möglichkeiten umsehen, wie Sie Ihr Team ausrüsten wollen, dann mieten Sie sich doch einfach ein paar Geräte (WaaS). Sie zahlen einen monatlichen Fixpreis, Ihre Geräte kommen vollausgestattet zu Ihnen und sind bereit in Ihren Unternehmensalltag integriert zu werden.

Nehmen wir an Ihr Mitarbeiter ist nun arbeitsfähig ausgestattet. Da er ein Surface Gerät besitzt, hat er auch eine Docking Station von Ihnen bekommen und hat sich mit seinem zweiten Bildschirm  sowie seinem Internet zu Hause verbunden. Durch die verschlüsselte Cloud, wie auch Ihr hochwertiges Arbeitsgerät ist alles gesichert.

Er sitzt nun um 9 Uhr mit dem ersten Kaffee vor dem Laptop und fängt an zu arbeiten. Um 11 Uhr stellt er nun fest, dass es eigentlich Zeit wäre für einen kurzen Snack in der Kaffee Küche mit seinen Kollegen. Um 13 Uhr wäre es dann eigentlich Zeit zum gemeinsamen Mittagessen zu gehen. Langsam stellt er fest es ist ruhig, zu ruhig.

Somit steht Ihre nächste Herausforderung an, denn wenn Sie Home-Office und Remote Work richtig integrieren, dann sind die Chancen hoch, dass Ihre Kollegen vereinsamen.

Wie können Sie Ihr Team schützen?

#1 „All in“/„All out“

Wenn einige Ihrer Mitarbeiter immer im Büro sind, legen Sie einen „All-out-Tag“ fest, um sie zu ermutigen von einem Museum, Café oder Baumhaus aus zu arbeiten. Wenn Sie über ein Remoteteam nachdenken, legen Sie einen „All-in-Tag“ fest an dem alle an einem Ort sein müssen. Das kann das Büro, aber auch ein anderer Ort sein. All-out-Tage fördern die Kreativität. All-in-Tage unterstützen die Teambildung.

#2 Die „Erledigt“-Liste

Es kann schwierig sein Ihr Team zu motivieren, weil Sie die Mitarbeiter nicht nebenbei auf dem Flur fragen können, wie es mit ihren Projekten aussieht. Hilfreich ist tägliche Berichte einzuführen, mit denen alle Mitarbeiter eine Liste der Dinge einreichen, die sie an dem Tag geschafft haben. Je nach Art der Arbeit kann es sinnvoll sein, wenn die Mitglieder des Teams ihre „Erledigt“-Listen untereinander austauschen, damit alle den Projektstatus kennen. Versuchen Sie es nicht zu formell zu gestalten und lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Listen per Chat oder IM Versenden, wie z.B. durch die Microsoft Planner App.

#3 "Schnappschuss des Tages"

Wir schicken Freunden und Familienmitgliedern im Laufe des Tags Fotos, ohne auch nur darüber nachzudenken. Wir tun das, damit wir uns ihnen näher fühlen. Führen Sie den „Schnappschuss des Tages“ ein, um dem Gefühl der Isolation und fehlenden Verbundenheit entgegenzuwirken, das Remoteteams empfinden – ein Selfie, das auf einem gemeinsamen digitalen Kanal oder einer Pinnwand gepostet wird, damit alle eine „Momentaufnahme“ ihrer Kollegen sehen können. Das dauert nur Sekunden, hilft aber, Verbindungen aufzubauen, die langfristig relevant sind.

#4 Erfolg messen

Damit Sie erkennen können, was für Ihr Team funktioniert und was nicht, benötigen Sie einen Erfolgsstandard. Harte Metriken wie die Einhaltung von Terminen, die Qualität der gelieferten Leistungen und Feedback von Kunden oder Klienten sind wichtig. Das gilt ebenso für weiche Metriken wie Engagement, Zufriedenheit und den Beitrag zur Unternehmenskultur. Eventuell sollten Sie einen einfachen Fragebogen erstellen, der zwei- oder viermal im Jahr ausgeteilt wird um zu erfassen, wie sich die Stimmung im Laufe der Zeit verändert.

Fazit

Wissenschaftler der US-amerikanischen Stanford-Universität haben in einer zweijährigen Studie untersucht, wie sich die Arbeit im Home-Office auswirkt. Die Produktivität stieg um 13 Prozent, in neun Prozent der Fälle bei Mitarbeitern, die länger als nötig arbeiteten. Sie zeigten eine wesentlich höhere Arbeitszufriedenheit und ihre Fluktuationsrate sank um mehr als 50 Prozent. Millennials fordern mehr Work-Life Balance und flexible Arbeitszeiten, Unternehmen verändern Ihre Richtung zu mobilen Technologien und Home-Office. Die Produktivität steigt durch solche Maßnahmen, wie auch die Mitarbeiter Zufriedenheit. Sie sehen, Home-Office ist in aller Munde. Ergreifen Sie die Chance und rüsten auch Ihr Unternehmen um, um am Markt vorne zu bleiben und Ihren Mitarbeiter zu zeigen, dass Sie auf Ihre Wünsche eingehen oder um Interessenten zu beweisen, dass Sie viel zu bieten haben.

 

Sie haben noch immer Zweifel? Dann kontaktieren Sie uns und vielleicht finden wir gemeinsam einen Weg, wie Sie Ihr Unternehmen in die Ära des New Work Lifestyles einführen können.

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