Manchmal sind es zwei Klicks, eine E-Mail, kurz noch hier etwas speichern und es sind wieder 5 Minuten verloren. Diesen Prozess wiederholen Sie ca. 10 Mal pro Tag und schon haben Sie 50 Minuten verschenkt, nur, um administrativen Prozessen zu folgen.

Microsoft Flow bietet eine einfache Lösung, die am Anfang etwas Übung erfordert, jedoch die Mühe wert ist, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Nehmen wir einmal den Urlaubsantrag. Sie öffnen Ihre vorgefertigte Urlaubsantragsdatei, füllen diese aus, speichern Sie, schicken an Ihren Vorgesetzten eine E-Mail, müssen warten bis dieser seinen Posteingang prüft, dieser speichert den Antrag ab, bearbeitet ihn, sendet ihn zurück, usw. Sie verstehen worauf wir hinauswollen. Microsoft Flow öffnet Ihnen die Möglichkeit durch die Speicherung in SharePoint, automatisiert eine Nachricht an Ihren Vorgesetzten zu senden, um Ihn zu benachrichtigen, dass ein neuer Antrag zur Genehmigung aussteht. Ihr Vorgesetzter genehmigt den Antrag und auch Sie erhalten eine Mitteilung. Sie haben Zeit gespart, und Ihr Vorgesetzter ebenso.

Aber wie und wann starten Flows?

Hier ist Ihr Flow-Plan entscheidend. Derzeit schlägt Microsoft vier verschiedene Flow Pläne vor: Freier Flow, Flow für Office 365, Flow Plan 1 und Flow Plan 2.

Warum ist es wichtig, den richtigen Microsoft Flow Plan auszuwählen?

Die verschiedenen Ablaufpläne erlauben eine unterschiedliche Häufigkeit von Überprüfungen - alle 15, 5, 3 oder 1 Minuten. Die folgende Tabelle zeigt die Hauptunterschiede zwischen den Plänen.

Falls Sie nicht sicher sind, welchen aktuellen Flow-Plan Sie haben, loggen Sie sich in Ihr Microsoft Office 365 ein. Ihr Plan wird mit "Aktueller Plan" angezeigt. Auf dieser Webseite finden Sie auch weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den Plänen.

Wie wird ein Flow ausgeführt?

Die regelmäßigen Benutzer von Microsoft Flow wissen bereits, dass es drei Haupttypen von Flow-Auslösern gibt: manuelle, geplante und die sogenannten Ereignisauslöser.

Manuelle und geplante Auslöser sind relativ selbsterklärend. Ein manueller Auslöser wird beim Klicken einer Taste gestartet. Ein geplanter Auslöser wird eingesetzt, wenn eine bestimmte Bedarfszeit abgelaufen ist oder ein bestimmtes Datum erreicht wurde.

Es gibt drei Haupttypen von Flow-Auslösern: manuelle, geplante und die sogenannten Ereignisauslöser.

Was jedoch oft unklar bleibt, sind die sogenannten „Ereignisauslöser“, die einen Flow nicht unmittelbar nach dem ausgewählten Ereignis starten, sondern seine Reaktionsgeschwindigkeit von dem vom Benutzer oder seiner Organisation ausgewählten Microsoft-Plan abhängt. Das heißt, haben Sie einen Flow Plan ausgewählt, der alle 15 Minuten läuft und Ihr Ereignis fand in Minute 3 statt, wird es noch 12 Minuten dauern, bis Ihr Flow erkennt, dass eine Änderung stattgefunden hat und dann erst den Flow anstoßen.

Was sind „Connectors“?

Bis jetzt haben Sie ausgewählt, wie oft Ihr Flow stattfinden soll, wie oft pro Monat der Flow laufen soll und wie viel Sie ausgeben möchten. Aber es stellt sich noch die Frage, was wohl ein Connector ist. Es gibt zwei verschiedene Arten von Connectors. Zum einen die freien, von Microsoft direkt angebotenen Programme und die Premium Connectors, die für einen gewissen Aufpreis angeboten werden. Es bedeutet, Sie wählen die Applikation aus, mit der Sie Ihren Flow verbinden möchte.

Darf es ein kleines Beispiel sein?

Sie arbeiten jahrelang mit Microsoft Outlook, jedoch im Zeitalter von Team Work, fällt Ihrem Chef ein, dass Microsoft Planner sich bestens dafür eignet. Nun sollten Sie all Ihre Termine in Outlook haben, wie auch im Planner. Wieso doppelt Zeit dafür aufwenden, wenn es doch Microsoft Flow gibt?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Connectors: Standard und Premium.

Sie öffnen Flow zum ersten Mal und entscheiden sich für Ihren Flow Plan, den Sie dann auch für alle zukünftigen Flows verwenden werden, heißt Sie müssen sich im Klaren sein, wie dringend ein ständiges Update ist und ob Ihre zu verbindenden Programme, Premium oder Standard Programme sind. Anschließend identifizieren Sie welche zwei Programme Sie verbinden möchten, in diesem Falle Outlook und Planner, und definieren vergleichbar mit der Excel „Wenn-dann“ Funktion was passieren soll. Hier im Beispiel: Wenn eine Aufgabe in Outlook angelegt wird, dann soll auch eine Aufgabe im Planner angelegt werden.

Unser Tipp:

Um Sie ein wenig zu inspirieren was alles möglich ist, gibt Ihnen Microsoft viele Vorschläge, welche Flows schon vorgefertigt sind, die Sie direkt so übernehmen können, ohne selbst große Arbeit zu investieren. Sehen Sie sich doch mal um, vielleicht finden Sie ja etwas was Sie direkt nutzen können, um ab jetzt produktiver zu arbeiten!

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