Es vergeht kein Projekt in dem ich nicht mit über Ordner in SharePoint-Bibliotheken diskutieren muss. Es liegt vermutlich daran, dass wir schon immer unsere Ablage mit Ordnern strukturieren. Zur Strukturierung und Gruppierung von Daten gibt es aber in SharePoint und eigentlich den meisten DMS (Dokumenten Management Systemen) bessere Mechanismen.
Verwenden Sie Metadaten zur Gruppierung uns Strukturierung
8-Gründe auf Ordner in Bibliotheken zu verzichten:
1. Niemals der richtige Ordner
In den seltensten Fällen gehört ein Dokument genau in einen Ordner. In der Regel könnte es an unterschiedlichen Stellen abgelegt werden. So könnte ein Status-Bericht für ein Projekt direkt im Ordner mit allen Projektdaten oder bei Statusberichten oder in einem Ordner für archivierte Dokumente landen.
In welchem Ordner sollte man nun danach suchen?
Metadaten in SharePoint (Felder/Spalten) ermöglichen es, das Dokument als Status-Bericht zu markieren, einem Projekt zu zuordnen und den Status „archiviert“ zu vergeben.
2. Broken Links
Wenn Sie ein Dokument von einem Ordner in einen anderen schieben, ändert sich die URL dieses Dokuments. Links auf dieses Dokument sind somit nicht mehr gültig und gehen ins Leere.
3. Fehlende Benutzerfreundlichkeit
Die Navigation in Ordner ist langsam und das Kopieren von einem Ordner in einen Anderen ist in einem Browser-Fenster sehr anstrengend und zuweilen etwas „hackelig“. Hinzu kommt noch, dass der Inhalt eines Ordners erst ersichtlich ist, wenn man auf diesen klickt und hineinspringt.
4. Daten werden dupliziert
Da ein Dokument in viele Kategorien passt, aber immer nur in einem Ordner liegen kann, greift man zur schnellen Lösung und die Datei wird kopiert. Dies endet dann Duplikaten mit unterschiedlichen Versionen für ein und das selbe Dokument.
5 Keine Sortier- und Filterfunktionen
Sobald sich Dateien in Ordner verstecke, können diese nicht mehr nach einem Kriterium sortiert oder gefiltert werden.
6. Keine Ansichten
SharePoint bietet den Benutzern die Möglichkeit unterschiedliche Ansichten zu erstellen, z.B. für alle Dokumente in einem Finalen-Status für ein bestimmtes Thema. Mit Ordner haben Sie nur eine Ansicht auf Ihre Daten und diese ist immer gleich.
7. Verwendung
Die Ordnungsstruktur ist häufig nur der Person oder Gruppe bekannt, die sie erstellt hat. Alle anderen müssen mühevoll durch die Ordner klicken (was nicht gerade zügig geht) um zu Ihrem Ziel zu gelangen.
8. Dann brauchen Sie kein SharePoint
Wenn Sie stringent Ihre Struktur aus Ihrem File-Share nach SharePoint übertragen, haben Sie Ihren günstiger Speicher durch einen Teuren ersetzt. Die tollen und hilfreichen Funktionen von SharePoint nutzen Sie dann nicht.
Ich freue mich schon auf die nächsten Projekt- und Ordner-Diskussion. Eventuell wäre ein Pro-Ordner-Beitrag ganz interessant.
