CodeTWO

Einheitliche und CI-konforme E-Mail Signatur geräteübergreifend

Inhalt

1. Was ist CodeTW

2. Für was kann ich diese Signatur anwenden?

3. Was sind die wichtigsten Funktionen des Services?

4. Eine neue Funtktion, die in Kürze in Kraft treten soll

5. Unser Veroo Angebot an alle Fans von sauberen Signaturen in M365

6. Safety first

7. Übersicht der Signatur-Modi

Bei der Veroo Consulting GmbH verstehen wir die Bedeutung einer professionellen E-Mail-Signatur. Sie ist nicht nur ein wesentlicher Teil Ihrer Markenidentität, sondern auch ein wichtiges Kommunikationsmittel und ersetzt seit Jahren, was der gute alte Brief nur noch selten tut – den sehr offiziellen Kundenkontakt, vor allem die externe Kommunikation. Zahlreiche Kunden erfreuen sich über eben jenen kleinen, aber wichtigen Aspekt im Modern Work Business und Microsoft 365 und CodeTwo bieten hier sehr geniale Möglichkeiten, die wir dir nicht vorenthalten wollen.

Was ist CodeTWO?

CodeTwo bietet die Funktion zum Erstellen und Verwalten von E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüssen, automatischen Antworten und Marketingkampagnen. Kurzum: Es ermöglicht ziemlich genial die Verbindung eben jener wichtigen und modernen E-Mail Signatur in Verbindung mit Microsoft 365.

CodeTwo ist Microsoft 365 zertifiziert, begeistert über 120.000 Unternehmen weltweit und hat nicht grundlos diverse Gewinne und Preise abgesahnt. Der webbasierter Cloud-Dienst, wie üblich in M365, funktioniert mit allen Apps und Geräten, egal ob Windows, Mac, Handy oder Tablet und ist somit für uns bei Veroo zum festen Bestandteil in Sachen Modern Work geworden.

Für was kann ich diese Signatur anwenden?

Natürlich als ganz normale Signaturen in E-Mails ;). Das Tolle hieran ist, dass sie von jedem Mail-Client gesendet werden kann –  inklusive mobile Clients. Unter anderem werden dann auch Texte wie das berühmte „von meinem iPhone gesendet“ durch eine einheitliche Signatur über alle Geräte hinweg ersetzt.

Es gibt zudem unterschiedliche Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten, das bedeutet, das Tool erkennt, ob es die Erstnachricht ist, die folglich alle Informationen benötigt und kann diese in Folgenachrichten verkürzen.

Hinzu kommen außerdem die Anwendung unterschiedlicher Signaturen für interne und externe Mails, wie z.B.:

1. individuelle Signaturen je nach Nutzer oder Abteilung

2. abhängig von Position im Unternehmen (z.B. C-Level-Führungskräfte vs Vertrieb)

3. Signaturen direkt unter Antworten/Weiterleitungen (nicht erst am Ende des Threads)

4. Signaturen angepasst an eine Zielgruppe

5. Signaturen in unterschiedlichen Sprachen

6. Signaturen mit rotierenden Bannern

7. Signaturen mit Schlüsselwörtern (de)aktivieren (Serverseitige User only)

Was sind die wichtigsten Funktionen des Services?

Signaturen können direkt beim Schreiben in Outlook und OWA durch ein Web-Add-in für Signaturen eingefügt werden. Außerdem können Personalisierungsvorkehrungen vorgenommen werden. Hierzu zählen z.B., dass bei bestimmen Absendern, Empfängern oder Schlüsselwörtern im E-Mail-Inhalt diese automatisch durch die Entra ID / Azure AD-Attribute des Benutzers ersetzt werden.

Teilweise können Admins und Nutzer mit hoher Berechtigung Signaturvorlagen für andere Benutzer und Gruppen einrichten, ohne sie in den Prozess einzubeziehen. Besonders wichtig für´s Image und das CI eines Unternehmens ist die Kontrolle über das Layout, wie z.B. Seitenbanner, Kopfzeile & Co zählen.

Weitere Features sind:

1. Die Möglichkeit der Delegation von Signatur-/Bannerverwaltung an bestimmte Nutzer/Teams

2. Integrierter HTML-Editor

3. Planung von automatischen E-Mail-Signatur-Marketingkampagnen/Verfolgung von Ergebnissen

4. Schnelle Bereitstellung und automatische Migration der lokalen Signaturregeln

5. Sofortige zentrale Aktualisierung der Signaturen

6. Eingebauter Scheduler (z.B. für Marketingkampagnen)

Eine neue Funktion, die in Kürze in Kraft treten soll

Ein Highlight der neuesten Aktualisierung wird die Vorschau der Signatur im Editiermodus, die jetzt auch auf Mobilgeräten verfügbar sein soll. Dies ermöglicht es, die Signatur vor dem Senden zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie genauso aussieht, wie du es wünschst. Das, wie gesagt, auch auf dem Mobilgerät, was zuvor schwierig war.

Unser Veroo Angebot an alle Fans von sauberen Signaturen in M365

In Bezug auf die E-Mail-Signatur bieten wir Ihnen als unsere Kunden und Interessenten ein Rundum-sorglos-Paket an.

Dies umfasst:

• Lizenzen

• Einrichtung

• Design

• Setup der Signatur

  
  

Alles, was das Herz begehrt, um mit Microsoft 365 professionell im Mail-Verkehr zu kommunizieren. Solltest du hieran Interesse haben, komm gerne auf uns zu.

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Safety first

Sicherheit steht auch hier an vorderster Stelle, daher eine kleine Übersicht zu den wichtigsten Security Facts von CodeTwo:

Deine M365-Anmeldedaten und der E-Mail-Fluss sind sicher – gewährleistet durch die Zertifizierung von Microsoft und regelmäßiger Überprüfung von Microsoft-Sicherheitsspezialisten sowie der Umsetzung von Penetrationstests. Hinzu kommen ein vierlagiges Sicherheitssystem, die Einhaltung der Vorgaben der DSGVO, des CCPA, des HIPAA und des PCI und OAuth 2.0, TLS-Verschlüsselung sowie MFA – die Multi-Faktor-Authentifizierung.

Übersicht der Signatur-Modi

Serverseitig

Clientseitig

Combo

Liebe Grüße..

Sarah und das Veroo-Team