Vorlagen im Griff

Ihre Vorlagen in Word, PowerPoint und Excel

Geniale Möglichkeiten bietet Office365 nun auch für Unternehmensvorlagen, auf die mehrere Personen zugreifen müssen. Egal, ob das

• Anschreiben,

• Briefvorlagen,

• Formulare,

• Angebote

• oder Präsentationen sind

In SharePoint Online können diese Vorlagen so hinterlegt werden, dass Sie beim Öffnen von Word, PowerPoint und Excel auf die eigenen Vorlagen zugreifen können. Das bedeutet nicht, dass die in Word, Excel und Co standardmäßigen Vorlagen nicht mehr verfügbar wären! Im Gegenteil, diese werden ergänzt. Ihre Unternehmensvorlagen sind dort ganz einfach zu finden und nutzbar und dies an oberster Stelle.

Unternehmensvorlage direkt an erster Stelle!

Die eigenen Unternehmensvorlagen direkt in Office Programmen nutzen

Zentrale Verwaltung Ihrer Vorlagen:

Möglich wird das Ganze durch SharePoint. Die Vorlagen liegen zentral gespeichert in der Cloud und können dort durch entsprechende Anbindung an die Microsoft-Dienste abgerufen werden. Das kann dann jeder Mitarbeiter, der Zugriff hat. Die Vorteile einer zentralen Ablage in SharePoint bieten dann auch die Möglichkeit Zugriffsrechte zu verwalten!

• Wer darf Vorlagen erstellen

• Wer darf Vorlagen verändern

• Wer darf auf die Vorlagen zugreifen

  
  

Die zentrale Verwaltung der Vorlagen geht mit gewohnten SharePoint-Features: Versionierung, Berechtigung und Freigabe

Automatische Versionierung

Alle Vorlagen liegen in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek und werden automatisch versioniert. Dies bedeutet, dass jede Änderung an der Vorlage protokolliert und nachvollzogen werden kann. So kann auch leicht auf eine frühere Version zurückgegriffen werden.

Die automatische Versionierung ist also ein weiterer großer Vorteil, wenn es um die Verwaltung von Vorlagen geht, genauso wie die anderen SharePoint-Features wie Freigabeworkflows oder das gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten anwendbar sind.

Nachdem Änderungen genehmigt wurden, kann die Vorlage veröffentlicht werden und die korrekte Version steht den Mitarbeitern zur Verfügung.

Vorlage bleibt Vorlage

Besonders ist hierbei auch, dass die Mitarbeiter im Unternehmen immer auf die veröffentlichte Vorlage zugreifen und die daraus entstehenden Dokumente nur als neue Datei abspeichern können. Ein Ändern  oder versehentliches Überschreiben der Vorlage ist nicht möglich.

• Kein Ändern der Vorlage für normale User möglich

• Automatisch kann nur mit „Speichern unter“ ein Dokument gespeichert werden

Sie wollen auch Ihre Vorlagen in den Griff bekommen? Schreiben Sie uns!

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