WIR DIGITALISIEREN

IHRE POOLFAHRZEUGE

 

MIT MIRCROSOFT 365

 

Die Organisation aller Firmenfahrzeuge geht mit zahlreichen Verwaltungsaufgaben einher. Im folgenden Blog erläutern wir Ihnen eine erfolgreiche Business-Lösung auf Basis der Microsoft 365 Dienste, welche die Verwaltung optimiert, zentralisiert, digitalisiert und automatisiert. All das simpel und für Ihr bestehendes Team anwendbar. Manuelle Tätigkeiten sollen auf ein Minimum reduziert werden, wo so Arbeit erleichtert wird. Das erwartet Sie in diesem Blog:

 

 

 

 

 

FÜR WEN IST DIESE APP GEEIGNET?

Wie zahlreiche unserer Business-Lösungen, die auf dem Lizenzmodell der Microsoft 365 Dienste aufbauen, ist diese App speziell für Kunden der kleinen und mittelständischen Unternehmen geeignet. Dies wird vor allem ab 10 Mitarbeiter bis zu einer Gesamtzahl von ca. 300 Mitarbeitern interessant. Natürlich gibt es darüber hinaus ebenfalls Lösungen, die dann jedoch individueller konzipiert werden sollten und teil komplexer Logistik sind. Natürlich sind Sie dann ein Betrieb mit einer gewissen Anzahl an Fahrzeugen, die verwaltet werden müssen und möchten die Organisation automatisieren, effizienter und angenehmer gestalten, dass ihnen das Tool Arbeit abnimmt und mehr Zeit für Wichtiges bleibt.

Besonders dann, wenn Sie und Ihr Team schon mit den Diensten und Tools von Microsoft arbeiten werden sie ohne allzu viel Aufwände in diesem System schnell Fuß fassen. Kommen Sie bei Fragen gerne unverbindlich auf uns zu. In einem kostenlosen Erstgespräch informieren wir Sie ausführlicher.

 

 

AUSGANGSSITUATION

 

Theoretische Grundlagen zur Problematik: Fuhrpark-, Poolfahrzeugeverwaltung

Bei zahlreichen Betrieben und großen Unternehmen unterschiedlichster Branchen sind Firmenfahrzeuge ein wichtiger Punkt. Dies zum Teil für Mitarbeiter, die im Außendienst sind, Handwerker und Ingenieure, Architekten, ganze Speditionen und deren Logistik oder jede Form von Akteuren, die nicht rein vom Büro aus arbeiten können.

Die Verwaltung dieser Fahrzeuge, die in größeren Unternehmen dann bereits tief in das Feld der Logistik hineinragt, bringt eine massive Anzahl an Einzelaufgaben und auch terminlich fixierten „ToDoes“ mit, die jemand abwickeln und auch im Kopf haben muss. Beispiele dieser Einzeltätigkeiten, die ebenfalls meist mehrere Verantwortliche bearbeiten sind.

 

Wir haben also folgende Probleme/Tätigkeiten:

  • Lizenverträge
  • Organisation von Transportfahrzeugen und deren Ausstattung
  • Schlüsselübergaben und Einweisungen
  • Reparaturservices oder Werkstattbesuche
  • Versicherungsfälle
  • Parksituationen
  • Übergabefristen / Mitarbeiterzuteilung
  • Aufenthaltsorte und Einsatzbereiche
  • Bestandsaufnahme
  • Reinigungen der Fahrzeuge
  • Angebote
  • Lieferservices
  • …und vieles mehr

 

Die Liste ist sehr lang. Wer also die Übersicht behalten möchte und eine zentrale Verwaltung all dieser Tätigkeiten und Aufgaben sowie der entsprechenden Verantwortlichen haben will, kommt recht schnell an eine komplexe Projektstruktur, die in einer Excelliste oder gar zig verknüpften Dateien, dann der Problematik nicht mehr gerecht wird.

 

 

(TECHNISCHE) ANFORDERUNGEN UND VORTEILE

 

Die grundsätzliche Anforderung an diese Lösung ist die zentralisierte, koordinierte und strukturierte Prozessstrategie mit Automatismen, um möglich alle Themenschwerpunkte intelligent miteinander zu verbinden und abzubilden. Zudem soll sie effizient und von nahezu allen Mitarbeitern rasch anwendbar sein.

 

Ausgangsituation ist also die Koordination folgender Themenschwerpunkte:

  • Personalverwaltung
  • Terminverwaltung
  • Kostenplanung
  • Zeitplanung
  • Fahrzeuge
  • Aufgabenverwaltung & Übersicht
  • Projektstrukturierung
  • Controlling und ständige Optimierung
  • Koordination all jener Schwerpunkte und aller Einzeltätigkeiten
  • Kommunikation und Information aller zu gehenden Schritte mit allen Beteiligten des Teams, egal, ob intern oder auch extern

 

Die technischen Skills sollten sein:

  • Klare Projektstruktur und definierte Abläufe
  • In wenigen Schritten durch verschiedenen Aufgaben und Unteraufgaben geführt
  • Zeitlimits/Deadlines und Termine mit inbegriffen
  • Klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten
  • Zentrale Lösung von überall und auf allen Geräten verfügbar, Laptop, Handy, Tablet usw.
  • Transparenz für alle wichtigen Mitarbeiter des Teams und definierte Zugriffsrechte auf bestimmte Daten
  • Datei- und Dokumentenablage / Doumentenmanagement
  • Kommunikation im selben System samt Pushnachrichten und Chatbot in Microsoft Teams
  • Automatisierte Emails, Nachrichten und Chatinfos
  • Terminbuchung und Raumbuchungen automatisiert auch mit Externen
  • Übersicht aller laufenden Projekte und Filtermöglichkeiten
  • Flexibilität des Systems

 

Zudem folgende Vorteile:

  • Kein Zettelkram mehr - manuelles Eingeben verringert sich auf ein Minimum
  • Alle Abläufe, die immer gleich auftreten könne automatisiert werden
  • Alle Daten sind miteinander verbunden
  • Datenablage koordiniert und strukturiert
  • Arbeiten auf bekannter Oberfläche
  • Keine Insellösung
  • Einbindung in MS Teams und SharePoint
  • Transparent, sicher mit Anbindung an Ihre firmeninterne Kommunikation, Kooperation und Kollaboration
  • Mobilität und Flexibilität
  • Wenn Sie bereits mit Microsoft 365 arbeiten, werden Sie sich schnell zurecht finden

 

Individuelle Anforderungen können nach der Anwendung natürlich eingefügt werden und variieren je nach Branche und Tätigkeitsumfang.

 

 

Warum Microsoft 365?

Können das alle meine Mitarbeiter bedienen?

Microsoft 365 bietet ein schier unfassbar breites Feld an Möglichkeiten mit zahlreichen Diensten, die innerhalb kostengünstiger Lizenzen für jeden Mitarbeiter zugänglich sind. Mehr zu diesen Lizenzen und was sie beinhalten finden Sie in unserem Blog hierzu.

Dadurch, dass zahlreiche Menschen heute bereits mit Word, PowerPoint Excel vertraut sind und diese Oberflächen sowie deren Art zu agieren adaptiert und verstanden haben, bietet die Plattform durch die Integration von hierauf aufgebauten Apps die Möglichkeit nahezu alle Business-Cases abzubilden.

Durch Arbeiten im bekannten Umfeld entfallen oftmals immense Kosten für Fortbildungen und die Einarbeitung der Mitarbeiter in vollkommen neue, spezialisierte und oft deutlich zu ausgeklügelte Systeme, die für Großkonzerne und eine ganze Abteilung an Mitarbeitern, die sich hier stetig fortbilden interessant und wichtig sind. Für Mittelständler jedoch aufgrund der Zeit und der Kosten gar nicht in Frage kommen.

Durch die Möglichkeit Low-Code Apps und Lösungen zu bauen, können Microsoft Spezialisten heute aufgrund dieser Anwendungen mit "relativ überschaubarem" Aufwand ganze Business-Apps kreieren. Toll ist natürlich, wenn technikbegeisterte Mitarbeiter mit im Unternehmen sind, die dies dann intern in die Menge tragen. Individuellen Features und Programmierungen steht dabei nichts im Weg.

Perfekter Einstieg in Ihr digitales Unternehmen:

Auch für den Einstieg in Microsoft 365 sind diese Lösungen optimal, denn wer die Vorgehensweise der Microsoft Dienste einmal verstanden hat wird sich in allen weiteren Prozessen zurecht finden und hier mit Begeisterung selbst Kreativität an den Tag legen. Schulungen und Workshops sind hierfür eine geniale Möglichkeit.

 

 

Was kann die Lösung?

 

Wie sieht das Ganze nun aus?

  • Die App ist zunächst als digitale Übersicht aller Bestände aufgebaut in eine interaktive Liste mit zahlreichen Funktionen. Der Prozess führt den Bearbeiter durch die unterschiedlichen Prozessabschnitte strukturiert und automatisiert hindurch. Das Ganze wird natürlich zeitlich ebenfalls an angeforderte Termine angebunden.
  • Die „Bestandsliste“ ist dann gegliedert in unterschiedliche Phasen bzw. Aufgabenbereiche, welchen wiederum Unteraufgaben automatisch untergeordnet werden.
  • Zudem werden Verantwortlichkeiten, der momentane Stand, angehängte Dokumente, wie zum Beispiel ein Angebot oder die gesamten Informationen zum Fahrzeug ebenfalls integriert.
  • Das Ganze ist zudem mit Microsoft Teams verbunden, wodurch zu jeder Aufgabe und jedem Fahrzeug individuell und zugeordnet diskutiert werden kann.
  • Intuitiv kann in den einzelnen Phasen Step by Step abgearbeitet werden, die Vorankündigung der folgenden Phasen oder auch automatisierte Informationen via Mail, Chat, oder auch durch einen Anruf können dann den nächsten Team-Mitarbeiter darüber in Kenntnis setzen, dass der vorige Prozessabschnitt nun erledigt ist und sein Part nun ansteht.
  • Gerne werden interaktive Emails aus der App zu einem momentanen Aufgabenpunkt gesendet, dies auch an Externe oder Partnerunternehmen. Durch intelligente Power App Integration können Emails samt vorgefertigtem Text geöffnet werden und auch direkt versandt werden. All das aus dem bestehenden System heraus, ohne zwischen vielen Diensten springen zu müssen.
  • Eine intelligente Dateiablage des Schriftverkehrs zur Aufgabe oder dem jeweiligen Fahrzeug ermöglicht die Nachverfolgung aller Prozessschritte und ausgetauschten Dokumente.
  • Die Lösung basiert auf SharePoint Online und kann natürlich überall und mit jedem Gerät genutzt werden. Alle Termine und zugehörigen Kommunikationsdetails laufen dann in Outlook, Teams und Co konform.
  • Die App kann in unterschiedlichen Teams in Microsoft Teams als Tab eingehängt werden, natürlich kann auch ein eigenes erstellt werden. Die Einsatzmöglichkeiten sind hier sehr flexibel.

 

Dies sind die Hauptfeatures dieser App, die die bearbeitenden Mitarbeiter durch den gesamten Prozess führt – dies Step by Step, mit allen wichtigen Schritten und Diensten verbunden, die für die Abwicklung benötigt werden.

 

Wie komme ich an die App?

 

Sie vereinbaren gleich online einen Termin, gerne können Sie uns auch via Mail kontaktieren oder im angehängten Kontaktformular. In einem ersten kostenfreien Gespräch vermitteln wir Ihnen die Lösung noch etwa genauer, Sie erläutern uns Ihren Status Quo, Ihre Wünsche und Anliegen und wir erstellen entweder zunächst eine gemeinsame Digitalisierungsstrategie, um Ihr Unternehmen dorthin zu bringen, dass Sie diese Lösung problemlos nutzen können. Oder aber Sie sind bereits in der modernen Digitalisierung angekommen, wir integrieren die Lösung, führen Sie und Ihr Team hierzu ein und Sie starten in Kürze mit der strukturierten Verwaltung Ihrer Poolfahrzeuge.

 

 

Wie lange dauert die Einführung und Umsetzung, bis ich die App aktiv nutzen kann?

Das hängt ganz vom Stand und Arbeiten Ihres Teams ab. Hierzu finden wir eine exakte Antwort im Erstgespräch. Prinzipiell kann dies innerhalb weniger Tage und Wochen realisiert werden.

 

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Team Veroo

 

 

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    NOCH MEHR DIGITALE PROZESSE VON VEROO?

     

    Hier einige Beispiele von vielen. Leider haben wir noch längst nicht alle Business-Apps auf der Website, dies wird sich in Kürze ändern. Wir sind dran! Im Gespräch erläutern wir gerne alle Anwendungen und freuen uns auf ganze neue Prozesse:

     

    Dies ist lediglich eine Übersicht unserer bereits realisierten und erfolgreichen Lösungen für mehr Produktivität, Effizienz und Wertschöpfung.

     

    Sarah Lenz

    Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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