Steuerkanzlei Arndt und Bartsch erstellt Aufgaben automatisiert mit eigener PowerApp
Aufgabenvorlagen im MS Planner gibt es in der Form eigentlich nicht. Und das, obwohl der Planner mit seinen Taskmanagement-Features für zahlreiche Abteilungen und kleinere Teams in den Unternehmen eigentlich zum Alltag gehört und Aufgaben sich oftmals sehr ähneln und/oder sogar nahezu wiederholt werden – mit geringen Änderungen.
👉 Um was geht's in diesem Blog?
Standardisierte Aufgaben automatisieren, Fehler vermeiden, Effizienz steigern
00:37 Wie man Aufgaben dennoch standardisieren kann und dabei das Anpassen von Vorlagen effizienter und automatisiert gestalten kann, darum soll es heute in diesem Blog und dem dazugehörigen Video gehen.
Denn eine eigene App mit PowerApps zu programmieren und dies mit unterschiedlichen Schnittstellen und Datenquellen zu verbinden, ist möglich. Wir zeigen im Video-Tutorial, wie du das umsetzen kannst. Wir zeigen zudem, wie das Ganze professionell in einer Kundenlösung aussieht, denn das Steuerberatungs-Büro Arndt und Bartsch nutzt dies bereits erfolgreich und wir werden in Kürze für Techies und PowerApp Fans einen Online-Kurs erstellen, der dir zeigen wird, wie genau du das Ganze fundiert im eigenen Team umsetzt.
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Was ist die Grund-Problematik?
00:52 Jeder kennt das Szenario vermutlich aus dem Alltag: Wir haben keine richtigen Projektplan, sondern etwas ausgedehntere Aufgaben (Sozusagen ein Mini-Projekt) einer Abteilung oder Gruppe an Menschen im Unternehmen, wobei diese sich oftmals ähneln oder sich sogar fast schon wiederholen, das jedoch mit immer wieder geänderten Details. Jemand anders arbeitet einen Teil ab, das Datum, der Kunden oder whatever ändert sich und es ist sehr nervig, bei diesen immer wiederkehrenden Aufgaben alles manuell anzupassen – vor allem jedoch passieren auch Fehler. Eine einfache Variante wäre eine perfekt angelegte Aufgabe anzulegen, diese als Vorgabe zu verwenden und die Details einzupassen. Aber selbst das ist aufwändig und nimmt viel Arbeitszeit weg.
Ein Beispiel zu dieser Problematik aus unserem Team wäre dieser Blog hier. Denn es entsteht zunächst
- Ein Konzept und Script zu einem Thema
- Die Videoaufzeichnung, der Rohschnitt, die Bearbeitung,...
- Das Marketing und die Ausarbeitung der Texte und Grafiken
- Die Erstellung des Blogs und allem, was dazugehört
- Etc...
👆 Es sind also Aufgaben, die sich zwar ähneln, aber nicht komplett identisch sind und die mal dem Mitarbeiter, mal dem Mitarbeiter oder von diesen Mitarbeitern zugewiesen werden.
Zwei verschiedene Arten von Aufgaben
01:20 Wir haben jetzt hier zwei Beispiele an Aufgabenarten im Planner, die wir vergleichen wollen. Zunächst einmal eine automatisiert erstellte Aufgabe, die tatsächlich alle Details, die man sich nur wünschen kann, in dieser Planneraufgabe integriert hat. Hier sieht man Checklisten, Zeitangaben, Status, wer soll das Ganze abarbeiten und so weiter. Es gibt also viele Details, die hier hinzugefügt werden. 👇
Schauen wir uns die zweite Aufgabe an, so sehen wir eine Aufgabe, wie sie vermutlich jeder aus seinem normalen Arbeitsalltag kennt. Eine schnell angelegte Planner-Aufgabe, die eben nicht alle Details hat, die mehr oder weniger nur das Nötigste dabei hat, wohlmöglich auch Rechtschreibfehler sich eingeschlichen haben, Kundendetails sind nur sporadisch vermerkt, Links fehlen oder sind im Beschreibungsfeld statt den Notizen und so weiter. 👇
Die Vorteile der Standardisierung
01:56 Die Vorteile einer Standardisierung liegen auf der Hand. Diese haben wir im Video nur sehr kurz erwähnt, hier jedoch möchten wir Sie etwas detaillierter auflisten.
Hierzu zählen:
👉 Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung von Aufgaben und die Automatisierung ihrer Erstellung können wiederkehrende Prozesse schneller und effizienter abgewickelt werden. Dies spart Zeit, da manuelle Eingaben reduziert werden.
👉 Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme verringern das Risiko menschlicher Fehler. Standardisierte Aufgaben sorgen dafür, dass alle notwendigen Schritte und Informationen berücksichtigt werden
👉 Konsistenz: Standardisierte Aufgaben gewährleisten, dass alle Mitarbeiter die gleichen Prozesse und Richtlinien befolgen, was zu einer einheitlichen Arbeitsweise führt.
👉 Skalierbarkeit: Automatisierte und standardisierte Aufgaben erleichtern das Wachstum des Unternehmens, da neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden können und die Qualität der Arbeit auch bei steigender Arbeitslast erhalten bleibt.
Transparenz: Durch die Standardisierung wird klar definiert, welche Schritte für eine Aufgabe notwendig sind, was zu einer erhöhten Transparenz im Unternehmen führt.
👉 Optimierung: Standardisierte und automatisierte Prozesse ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung, da Abweichungen und Verbesserungspotenziale leichter identifiziert werden können.
👉 Kundenorientierung: Schnellere und fehlerfreie Prozesse führen zu einer besseren Kundenzufriedenheit, da Kundenanfragen und -aufträge zügiger bearbeitet werden können.
PowerApps nutzen fürs Standardisieren
Mithilfe von Powerapps können wir innerhalb der Microsoft 365 Welt verhältnismäßig simpel Low-Code Apps bauen, mit welchen wir mit wenigen Klicks automatisierte Aufgaben nach bestimmten Vorgaben und Standards mit allen möglichen, erwünschten Details erstellen und bearbeiten können.
Dies bietet die Möglichkeit verschiedener Eingabewerte, wobei hier Informationen eingegeben werden können und individuell anpassbare Schaltflächen erstellt werden können – in diesem Fall im Bezug und in Verbindung mit dem MS Planner. Danach wird in einem zuvor definierten Planner eine neue Aufgabenkartei erstellt, welche mit Standardinformationen gefüllt ist.
Externe Details und Informationen aus anderen Bereichen können direkt mit in die App integriert werden. Durch den Zugriff auf SharePoint-Listen, das Dataverse-Umfeld, die SQL-Datenbank oder den SAP-Inhalten bietet diese App dann die Möglichkeit dies individuell zu definieren und mit einzubeziehen. Microsoft ist diesbezüglich mittlerweile sehr offen.
Wie bekomme ich Zugriff auf PowerApps?
Um eine Power App zu erstellen, kannst du dieser Website folgen:
👉 portal.office.com.
Dann bist du eingeloggt und trägst dann Folgendes in der Adresszeile ein:
👉 make.powerapps.com
Die PowerApps selbst programmieren?
05:00 Genau das erklärt das Timo im Tutorial im bereits anfangs erwähnten Video zum Blog 👇
Lernen wie im geplanten PowerApp-Kurs
Wenn dich das Potenzial der Powerapps interessiert und du das genauer bzw. besser machen möchtest, dann registriere Dich am besten gleich unverbindlich beim folgenden Kontaktformular und in ein paar Wochen gibt es einen vollständigen Onlinekurs von uns für dich.
Professionelle Umsetzung am Beispiel von Arndt und Bartsch
Wie sieht eine PowerApp aus, die wir als IT-Experten professionell in einer Kundenumgebung einsetzen? Das Steuerberatungs-Team von Arndt und Bartsch setzt in Sachen digitale Zusammenarbeit definitiv Maßstäbe und bringt moderne Innovationen aus der Cloud und Microsoft 365 in den Unternehmensalltag.
Denn Planner-Aufgaben werden hier längst automatisiert und standardisiert erstellt und ermöglichen dem Team Taskmanagement mit Effizienz und Produktivität.
Einblicke in diese Customer Success Story & Solution
13:00 Im Video zum Blog zeigen wir anhand unterschiedlicher App-Views, wie das Ganze im Alltag aussieht, die Integration der Oberfläche in die CI-Welt des Steuerberatungsbüros und die technischen Features der Aufgabenerstellung, die nach Eingabe dann automatisiert im Planner funktioniert. Denn die „Liebe zum Detail“, so beschreibt Timo die Umsetzung der Microsoft App im Video, kann man bereits beim ersten Blick erhaschen ohne hierbei in die technischen Details abzutauchen, die die Funktionalität abrunden.
☝️ Auf der obigen Grafik sehen wir, dass häufig benutzte Aufgaben und/oder Arbeitsaufträge linksseitig eingebunden wurden, sodass die MitarbeiterInnen sie schnell finden.
Innerhalb dieser Aufgaben können im Anschluss unterschiedliche Aufgabentypen in unterschiedlichen, definierten Plannern mit eigenen Spezifikationen erstellt werden.
Die Mitarbeitenden können, wie dies auch aus dem normalen Planner bekannt ist, diverse Einstellungen auswählen. Das Besondere jedoch an der PowerApp basierten Lösung ist jedoch, dass die Informationen zu dem Mandantenfeld aus einem lokalen System gezogen werden. Hier besteht also eine programmierte und gezielte Verbindung in die Cloud, die es ermöglicht gewisse Informationen von den Mandanten austauschen zu können, um diese hier, in der App, wiederum zur Verfügung zu stellen.
☝️ 14:12 Auch individuelle und manuelle Eingabemöglichkeiten sollten nicht fehlen. Diese stehen natürlich auch in der App, die standardisierte Aufgaben im Planner erstellt, zur Verfügung. Genauso wie das Notizfeld.
Produktivität steigern
Dies ist nur eine digitale App und Lösungen, die das Unternehmen Arndt und Bartsch in der Welt von Microsoft realisiert hat und Produktivität im eigenen Team vorantreibt.
Die Qualität und den Mehrwert von den Aufgabenverwaltung und -organisation zu steigern, Workflows und Teamwork zu verbessern, das kann auch in deinem Team funktionieren und dies für ganz unterschiedliche Anwendungsfälle.
Herzlichen Dank, dass Sie uns besucht haben!
Das war unser Beitrag rund um den Planner und standardisierte sowie automatisierte Aufgaben mittels einer App in Microsoft 365 und der Cloud. Wir freuen uns, wenn du wertvolle Mehrwerte mitnehmen konntest und freuen uns bei Youtube über ein Feedback, einen Kommentar oder ein Abo.
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Von Herzen und von Hand verfasst,
Sarah und das Veroo-Team
