KI im digitalen Prozess
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 5. Apr. 2023
- 6 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 8. Sept. 2025
ChatGPT 4 in einem Geschäftsprozess in Microsoft 365
KI & Large Language Model Hand in Hand mit den Microsoft Diensten für produktive und intelligente Prozesse
In diesem Blog und dazugehörigen YoutTube-Video haben wir alle Informationen zur Einbettung des Large Language Models „GPT“ von OpenAI in einen digitalen Prozess, der sich im Moment in der Testphase befindet, zusammengefasst und sind dabei auf die Projektfindung, die einzelnen Prozessschritte, Mehrwerten und den neuen Möglichkeiten eingegangen, die sich durch die Integration von KI in digitale Prozess in Azure und in den Microsoft 365 Tools ergeben.
Die KI steckt hierbei noch in den Kinderschuhen, Datenschutzrechte müssen genau geprüft werden und dennoch ist all das nicht wegzudenken aus der Zukunft.
Inhalt
Veranschaulicht wird hierbei vor allem, wie flexibel Prozesse und Business-Lösungen in der Welt von Microsoft 365 und Azure sind und wie schnell auf Neues reagiert werden kann, um mehr Effizienz und Produktivität zu schaffen.
Hausverwaltungs-GmbH schafft Zukunft
Wie genau sieht diese Customer Success Story bislang aus?
Die Hausverwaltung Immerheiser steht mit ihrem derzeitigen Pilotprojekt in der Testphase bereits mit einem Schritt in der Zukunft digitaler Prozesse und schafft Einblicke, was möglich ist. Effizienz, Produktivität und die Zeit für wirklich wichtige Themen zu schaffen, haben hohe Priorität in der Wirtschaft. Jedoch stehen auch die Neugierde, die Begeisterung am Puls der Zeit zu sein und innovative Konzepte rechtzeitig zu nutzen, ganz oben auf der Liste.
So entsteht im Moment ein digitaler Prozess zur automatisierten Verarbeitung von „Post“ im Fokus. Die bisher eingesetzten intelligenten Komponenten zum Auslesen der Dokumente werden nun zusätzlich automatisiert vom Large Language Model GPT aufbereitet. Neben Rechnungen und anderen Daten spart dies insbesondere bei unbekannten Dokumentenformaten enorm viel Zeit und lässt erahnen, was hier in Zukunft möglich sein wird.
IT & KI-Grundlagen: Was ist ein Large Language Model und was ist ChatGPT?
ChatGPT ist also ein Large Language Model von Open AI, eines der fortschrittlichsten seiner Art und kann in natürlicher Sprache mit einer unfassbaren Vielzahl an trainierten Textdaten Sprachaufgaben bewältigen, Texte zusammenfassen, übersetzen, Analysen erstellen, komplexe Dialoge erkennen und auf Konversationen reagieren und mit Benutzern interagieren.
Mit nahezu menschlicher Präzision antwortet das auf Sprache trainierte KI-Tool und erleichtert beispielsweise bei der Suche nach Marketingplänen, ganzen Code-Zeilen, Wissensfragen oder schreibt in Kürze eine passende Bewerbung – oder auch eine freundlich formulierte Absage an unpassende Bewerber... All das auf Anweisung und natürlich nicht ohne Gewähr!
Die 100%-ige Garantie für die Richtigkeit ist nicht immer sicher.
Die Technologie von OpenAI, was zahlreiche User als „ChatGPT“ kennen, wurde hier in ähnlicher Form eingebunden. Heute sprechen wir lediglich von GPT, dem Large Language Model.
Nun zum Prozess…
Übersicht
Bei der Verarbeitung von Post werden grundlegende zwei Wege beschritten. Die Verarbeitung von Rechnungen und die weitere Bearbeitung von „sonstigen Dokumenten“ die allgemein alles ist, außer eben Rechnungen.
Posteingang
Was macht das Tool nun in einem digitalen Posteingang bei der Firma Immerheiser?
Die Firma Immerheiser erhält als Hausverwalter aufgrund ihrer Tätigkeiten als Koordinator zahlreicher Subdienstleister viel Post und Rechnungen immer mit dem Bezug zu einem verwalteten Objekt. Diese Dokumente sind stellenweise sauber formatiert, gehen schon digital ein, andere jedoch sind handschriftlich notiert und kaum lesbar. Das macht die Sichtung, Verteilung und weitere Verarbeitung schwer.
Zunächst wird die gesamte Post zentralisiert, sodass diese an einem bestimmten Ort zu finden ist. Dies geschieht in diesem Beispiel durch ein bestimmtes Postfach im Microsoft Exchange Server. Egal, ob die Rechnungen und Post per E-Mail, per Download oder auf analogen Wege eingeht. Alles geht über dieses Postfach.
Eine erste „künstliche Intellignez“ aus dem Microsoft Cognitive Service nimmt sich nun den Dokumenten an und versucht, aus diesen schlau zu werden, indem die Dokumente in die beiden nachgestellten Verfahren „Rechnung“ und „sonstige Dokumente“ eingestuft werden.
Verarbeitung von Rechnungen
Nachdem die PDF's im Posteingang eingegangen sind, erkennen verschiedene Microsoft Engines relevante Rechnungsinformationen. Dies kann der sogenannte "Form Recognizer", ein bereits trainiertes KI-Modell sehr gut, da es speziell auf die Inhalte von Rechnungen ausgelegt ist.
Neben den Standardinformationen einer Rechnung wie Rechnungssteller, Rechnungsdatum oder auch die Summen wird über eine weitere Engine versucht, die Objektnummer auf einer Rechnung zu identifizieren. Mit Hilfe dieser Nummer kann die Rechnung eindeutig einem Objekt und somit dem weiteren Bearbeiter zugeordnet werden.
Die ausgelesenen Informationen werden als Eigenschaften an das Dokument und teilweise auch in Dateinamen geschrieben.
Dies scheint auf den ersten Blick weniger hilfreich und wertvoll als es in der Praxis wirklich ist. Denn ist bereits von außen erstlich, um welche Art von Dokument bzw. Rechnung es sich handelt, lässt sich natürlich viel besser damit arbeiten als wenn nur eine nichtssagende, fremde Rechnungsnummer oder gar eine Scanner-Nummer zu lesen ist.
Automatisierte Rechnungszuweisung, Benachrichtigung, Verteilung
Mit den extrahierten Daten wird das Objekt in der Objektdatenbank ermittelt und eindeutig zugeordnet. Voll automatisch und mit einer Zuverlässigkeit von 49 aus 50 Dokumenten. Der zuständige Objektbetreuer wird in regelmäßigen Abständen über neue Rechnungen in einem Microsoft Teams Chat informiert.
Warum in „regelmäßigen“ Abständen und nicht sofort? Damit mehr Zeit für Fokusarbeit bleibt und nicht ständig abgelenkt wird.
Mit einem Klick kann auf die zu bearbeitenden Rechnungsdokumente gesprungen werden. Diese können dann genehmigt, abgelehnt und mit einem Kommentar versehen werden.
Bearbeitung in der Buchhaltung
Alle freigegeben Rechnungen werden zusammen mit dem Kommentar in einer übersichtlichen Liste dargestellt und können verarbeitet werden. Die Buchhaltung schließt die Bearbeitung mit einem Statuswechsel der Rechnung ab, wodurch diese im Microsoft-System archiviert wird.
Bereitstellung für Wohnungseigentümer und andere „Endkunden“
Durch Verarbeitung über einen Flow in Power Automate war die Anbindung an das Endkundenportal Casavi kinderleicht. Alle Rechnungen werden passend in das jeweilige Objekt und mit der richtigen Berechtigung hochgeladen und den Eigentümern zur Verfügung gestellt.
GPT hilft bei unstrukturierten Inhalten
Hier kommt nun das Large Language Model GPT ins Spiel. Denn die „sonstigen Dokumente“ können wie gesagt Alles und Nichts sein. Jedes Format und jegliche Art von Inhalt sind in den Dokumenten zu erwarten.
Dies macht es den bekannten, also den trainierten, Modellen etwas schwerer, verwertbare und korrekte Informationen aus den Dokumenten zu ziehen.
Damit aber, wie bei Rechnungen bereits von außen am Dokument ersichtlich wird, worum es geht und welche Aufgaben auf den Objektbetreuer warten, überlassen wir das „Sichten“ des Inhaltes GPT und versuchen, eine kompakte und aussagekräftige Zusammenfassung vom Inhalt zu erhalten.
Die ersten Ergebnisse haben wir nur mit „WOW“ kommentiert. Aber sieh selbst.
Die für uns Menschen schwierige Handschrift verlangt auch bei mehrmaligem Lesen etwas Geduld. Für die KI scheint es weniger ein Problem zu sein. Dieser scheinbare Leistungsnachweis und die Zusammenfassung durch die KI ist aber doch sehr erstaunlich. So kann die KI eine Verbindung zwischen den einzelnen Informationsteilen herstellen und weiß z.B. wer die ausführende Firma ist, auch wo dies gemacht wurde. Ganz besonders erstaunlich finden wir den Zusammenhang zwischen Tätigkeit und den verwendeten Bauteilen!
Aktuell arbeiten wir mit der Hausverwaltung Immerheiser und anderen Kunden noch in einem Pilotstatus und sind fleißig dabei, Konzepte zu erstellen, wie diese Mehrwerte weiter und besser im automatisierten Prozess verwendet werden können. Bereits im jetzigen Status würde dieser Einsatz mehrere Stunden pro Woche an „überfliege-“ und „entziffer“-Tätigkeiten einsparen.
Fazit
Technologien nehmen gewaltig an Fahrt auf, was ihre exponentielle Entwicklung betrifft. Nun sorgt diese Technologie - nämlich die der Large Language Models wie vor allem die von OpenAI, ChatGPT - für unglaublich viel Gesprächsstoff und auch Zündstoff.
Denn die Fähigkeiten des Tools scheinen nahezu mit dem Fähigkeiten des menschlichen Bewusstseins mithalten zu können.
Natürlich kann dies erschrecken und Angst machen, vor allem die Angst davor, die Kontrolle zu verlieren, dass diese Technologien unser Bewusstsein überrollen und uns letztlich kontrollieren, ist groß und wir kennen dies aus zahlreichen Filmen oder möglichen Zukunftsvisionen.
Entwicklung lässt sich nicht aufhalten
Wie bei allen großen Errungenschaften menschlicher Entwicklungen lässt sich Technologie meist nicht aufhalten oder von gewissen Instanzen unterdrücken, wenngleich das bedeutet, dass die Menschheit durch große Wandlungsprozesse und Verlustängste hindurch muss, um sich selbst neu zu denken.
Zwar landete Galileo im Kerker und musste vom Wissen, das er errungen hatte, abschwören, jedoch lies sich die Entdeckung seinerseits und auch Kopernikus nicht aufhalten.
Das alte Weltbild geriet ins Schwanken – die Erde ist keine Scheibe!
Wissen ist Macht und sich mit Dingen auseinanderzusetzen, ist besser als den Kopf voller Angst in den Sand zu stecken und zu hoffen, dass alles vorüberzieht.
Nur wer „versteht“ kann lenken.
Und so ist es unser Anliegen, uns immer am Puls der Zeit und auf dem neuesten Stand zu bewegen, Zukunft nicht hinzunehmen, sondern gemeinsam mit dir diese zu gestalten. Dieses Pilotprojekt ist vermutlich der Anfang einer neuen, sehr revolutionären Form des digitalen Zusammenarbeitens. Wir sind gespannt, was darauf folgt.
Beste Grüße...
Sarah von Team Veroo
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