SharePoint Listen
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- vor 2 Tagen
- 5 Min. Lesezeit
Das mächtigste und unterschätzteste Tool in Microsoft 365
Wenn du Prozesse digitalisieren, Daten sauber strukturieren oder Workflows automatisieren möchtest, denkst du vermutlich zunächst an die Power Platform, Dataverse oder andere große Lösungen. Das zumindest im Microsoft 365 und Azure Universum. Doch das geht eigentlich auch viel einfacher und dennoch effizient und genau hier - Suprise - kommen die SharePoint Listen ins Spiel.
Was auf den ersten Blick wie eine aufgehübschte, etwas extravagante Excel‑Tabelle wirkt, entpuppt sich schnell als eines der stärksten, vielseitigsten und meist unterschätzten Tools in Microsoft 365.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, warum SharePoint Listen ein echter Gamechanger sind, welche Use Cases sofort echten Mehrwert bringen und wie du selbst in Teams in wenigen Sekunden starten kannst.
PS: Natürlich gibt's hierzu auch ein Video. Schau gern rein…
Inhalt
Warum SharePoint Listen? Die Überraschungskiste
Viele denken bei „Listen“ automatisch an Excel. Doch SharePoint Listen sind viel mehr. Sie bieten nämlich unter anderem:
Strukturierte Daten mit klaren Datentypen
Automatisierungen und Workflows
Rechte & Rollen
Die Möglichkeit alles direkt in Microsoft Teams eingebunden zu haben
Mehrere Ansichten statt nur ein Tabellenblatt (um nochmals den Schwenk zu Excel zu machen)
Wenn du heute also noch mit Notizen, Zetteln, Excel‑Listen, E‑Mails oder Vertragsübersichten arbeitest, solltest du sofort prüfen, ob eine SharePoint Liste nicht die bessere Option wäre.
Denn das erspart unwahrscheinlich viel mühselige, manuelle Arbeit und kann auch für dich garantiert ein Gamechanger sein.
Was Du mit SharePoint Listen alles abbilden kannst
Der Use‑Case‑Katalog ist ehrlich gesagt riesig, denn alles, was in Tabellenform existiert, kann als SharePoint Liste besser, sicherer und komfortabler umgesetzt werden. Wir haben uns ein paar der Use Cases herausgepickt und stellen diese auch im besagten Youtube Video vor. Im Prinzip sind der Kreativität hier aber keine Grenzen gesetzt.
Typische Beispiele aus der Praxis wären hierbei:
Mitarbeiterlisten
Inventar &/oder Gerätelisten
Fahrzeugverwaltung beispielsweise
Vertragsverwaltung & Fälligkeiten (erinnert an den MS Planner)
Kunden‑ oder Lieferantendatenbanken
Projekt‑ und Aufgabenübersichten
Usw…
Der Clou dabei ist, dass die Listen miteinander sprechen können. D.h., die Listen und die zugehörigen Daten haben Verbindungen, Abhängigkeiten und man kann sie zuordnen. Das macht all das super spannend, da sie nicht mehr lost herum liegen, sondern der Bezug klar wird. Über Lookup‑Felder verknüpfst du Daten zwischen Listen – ganz ohne doppelte Pflege.
So legst Du Deine erste Liste direkt in Teams an
Das Anlegen einer Liste direkt in Teams dauert ehrlich gesagt etwas weniger als 30 Sekunden, das ist also absolut easy und schnell gemacht.
Du machst Folgendes:
Öffne Microsoft Teams – nimm hierbei einen beliebigen Kanal
Klicke oben auf „+“ → App hinzufügen → „Listen“
Vergib einen Namen
Lege die erste Liste an, z. B. „Fälligkeiten“
Schon kannst du Spalten hinzufügen, ähnlich wie in Excel, aber deutlich intelligenter.
Schau dir das gern nochmals im Video an, Timo zeigt dir hier genau wie und wo du klicken musst.
Kleiner Zusatz-Tipp:
Nutze konkrete Spaltentypen, nicht nur Text. Das macht deine Liste später filter‑ und sortierbar und verbessert jede Auswertung.
Beliebte Spalten-Typen sind hierbei:
Auswahl (Dropdown)
Personen
Datum
Lookup (Nachschlagen)
Warum SharePoint Listen klar gegen Excel gewinnen
Excel ist stark, das ist gar keine Frage, aber bei wiederkehrenden Prozessen stößt es an seine Grenzen. Hier punkten Listen enorm. Ich habe dir hier zwei Punkte mit einigen Argumenten, weshalb das so ist.
3.1 Mehrere Ansichten statt nur ein Datenblatt
Du kannst z. B. Ansichten speichern für:
kommende Fälligkeiten
laufende Verträge
wichtige Deadlines
gruppierte oder gefilterte Datenreihen
Mit automatischen Summen, Rollups und Gruppierungen behältst du immer den Überblick.
3.2 Perfekte Auswertung ohne Datenchaos
Daten aus Listen kannst du direkt besser auswerten.
Du kannst sie:
in Excel analysieren (Pivot, Power Pivot)
in Power BI zu Dashboards bauen
farblich highlighten, z. B. überfällige Termine automatisch rot markieren
Kanban‑Ansicht: Planner‑Feeling in SharePoint Listen
Für alle, die Planner lieben, ist das hier vielleicht ein totales Goodie, denn es erinnert stark an einige Features aus dem Planner.
SharePoint Listen können auch Kanban.
Wenn du die „Kärtchen- Ansicht“, sprich das Kanban-Board im Planner ebenfalls magst, da es einfach super übersichtlich ist, dann sind diese Vorteile sicher interessant für dich. Denn du kannst…
Karten per Drag & Drop verschieben
Eigene Felder & Regeln definieren
Flexible Statusmodelle, komplett anpassen
Damit bekommt deine Liste mega moderne visuelle Boards, das ganz ohne zusätzliche App.
Zusammenarbeit direkt im Datensatz
Ein stark unterschätztes Feature ist, dass du in der Liste selbst kommunizieren kannst. Was das bedeutet?
Du kannst:
Kommentare direkt am Eintrag
@Mentions für Teamkollegen
Verlauf & Historie zum Datensatz
Integration in Teams‑Beiträge zum direkten Austausch
…machen.
Das bedeutet im Umkehrschluss, du brauchst keine verstreuten Chats, keine E‑Mail‑Pings.
Die Kommunikation findet dort statt, wo die Daten sind. Und zwar wirklich direkt dort.
Lookup‑Felder: Nie wieder tippen
Wenn du viele wiederkehrende Werte hast, z. B. Infos und Daten zu Kunden, Geräten, Standorten oder Ähnlichem, dann nutze doch die Lookup‑Felder.
Was dabei möglich ist? Folgendes…
Auswahl aus einer anderen Liste
Automatische Verknüpfung
Kein Copy‑Paste
Keine Tippfehler
Zentrale Datenpflege
Das macht große Datenmengen extrem sauber und effizient. Ein totaler Benefit.
7. Automatisierungen: Von Erinnerung bis Vollautomatik
Hier wird’s richtig spannend! Automatisierung und das Ersparen manueller, eher nerviger und lähmender Tätigkeiten ist nicht erst seit es verstärkt KI gibt ein Dauerbrenner. Wir bauen gerade hier seit Jahren Apps und Automatisierungs-Prozesse zu den interessantesten Abläufen und ganz unterschiedlichen Branchen. Auch hier kommt SharePoint ins Spiel, denn SharePoint Listen unterstützen zwei Automatisierungswege, die ganz interessant sind.
SharePoint Regeln (super einfach)
Ein Beispiel aus dem Alltag für diese SharePoint Regeln ist so kurz beschrieben wie einfach und trotzdem echt genial. Was dazu nötig ist?
Ein Beispiel:
„Wenn Fälligkeitsdatum in 10 Tagen → schicke eine E‑Mail“.
Ohne Programmierung. 3 Klicks. Fertig.
Power Automate (next level)
Power Automate ist dann schon eine ganz andere Nummer, aber natürlich kannst du auch das mit SharePoint Listen in Verbindung bringen und damit wirklich etwas rocken.
Damit kannst du nämlich zum Beispiel:
monatliche Zusammenfassungen schicken
Teams‑Nachrichten auslösen
Flows auf Änderungen reagieren lassen
komplexe Abläufe starten
Automatisierungen sparen hier jede Woche Zeit, oder eigentlich jeden Tag und verhindern Fehler. Selbst bei einfachsten Arbeiten kann das dir und einem Team Zeit sparen, Sorgen und sogar Spaß machen.
Der krasseste Use Case: Copilot füllt deine Listen automatisch
Das Highlight aus dem Video, oder zumindest für uns, da wir absolut begeistert sind, wie einfach und schnell sich Copilot mit all dem verbinden und Prozesse optimieren lässt. (Hierzu gibt's in Kürze ein neues Video, nämlich dazu, wie du dir deinen ersten Light Agent selbst bauen kannst).
Was passiert hier also? Ein Copilot‑Agent liest im Grunde automatisch Daten aus. Nehmen wir das Beispiel von Verträgen. Er erkennt Fälligkeiten und trägt sie selbstständig in die besagte SharePoint Liste ein. Ist der Agent erst einmal erstellt, geht das tatsächlich ganz ohne manuelles Arbeiten. Sogar ganz ohne Copy‑Paste. Das spart Stunden, jede Woche. Doch es geht hierbei nicht nur um den Faktor Zeit. Da du vermutlich im Tech-Bereich aktiv oder zumindest interessiert bist (sonst würdest du diesen Blog nicht lesen), so macht es einfach Freude, diese technischen Möglichkeiten auszutesten oder mit IT-lern umzusetzen.
Der Nutzen ist einfach enorm und das ohne viel Aufwand.
Unser Fazit
SharePoint Listen sind ein echter Gamechanger
SharePoint Listen sind weit mehr als Tabellen. Sie sind flexibel, sehr gut skalierbar, sicher und integrationsstark. Hinzu kommt, wie du sehen konntest, sie bieten Möglichkeiten zur Automatisierung und sind außerdem noch Teams-fähig. Sie bieten perfekt strukturierte Daten, klar – SharePoint ist im Grunde ursprünglich ein Datenmanagement-Gigant, und für uns lohnt es sich unbedingt, sich das anzusehen.
Egal, ob du Prozesse digitalisieren, Übersicht schaffen oder Zusammenarbeit verbessern willst – SharePoint Listen sind wahrscheinlich das einfachste, schnellste und effizienteste Tool dafür.
Sollte dich dieses Thema mehr interessieren, dann gibt uns Bescheid. Wir lieben SharePoint und machen gern mehr Videos und Content dazu. Schreibe am besten in die Youtube-Kommentare. Hier antworten wir so schnell wie möglich, lesen auch garantiert jeden Kommentar und freuen uns über Themen, die euch interessieren.
Kind regards
Sarah
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