Immer informiert in SharePoint
Wie du SharePoint Alerts richtig für dich nutzt
Du arbeitest mit deinem Team in Microsoft 365 und nicht immer weißt du, was die Kollegen an für dich wichtigen Daten geändert haben? Das willst du ändern – denn du möchtest immer up to date bleiben und über jede Änderung oder auch nur die für dich wichtigen und richtigen Änderungen an Dokumenten, Dateien in SharePoint & Teams informiert werden?
Dann schau dir passend zum Blog auch gern unser Video an, wir zeigen dir, wie du die Alerts richtig nutzt.
👇Hier geht's zum Video
👉Um was geht's in diesem Blog?
Beispiel aus dem Alltag von Ines Instandhaltung
Ines Instandhaltung ist als fiktive Gründerin der Firma selbst in ihrer Werkstatt aktiv und arbeitet an Fahrzeugen oder Maschinen. Als Ablageort für Prüfberichte ihrer Kollegen dient ein Sharepoint-Ordner. Sobald einer der Prüfberichte den Status “mangelhaft” erhält, muss Ines ans Werk, mit ihrem Werkzeugkoffer rausfahren und die Maschine entsprechend reparieren.
Ines öffnet dabei jeden Morgen diesen SharePoint-Ordner und prüft, ob sie in Aktion treten muss. Ines stört es, dass sie oftmals gar keine Hinweise erhält und nicht genau weiß, was Sache ist. Dafür schaffen wir Abhilfe, denn es gibt zwei Möglichkeiten das zu ändern und für Techies sogar eine weitere Option.
1. SharePoint Alerts
SharePoint Alerts kannst du dir auf jeden beliebigen Ordner, der in SharePoint & Teams ist, setzen und kannst dort definieren, wann du wie über welche Änderungen benachrichtigt werden möchtest.
Du gehts hierfür in Teams, öffnest den Ordner über die drei Punkte und öffnest diesen dann in SharePoint. Wie genau das geht, kannst du dir im Detail im Video ansehen:
In SharePoint haben wir dann deutlich mehr Möglichkeiten zur Einrichtung. Hier gehen wir eine Ebene tiefer in den “Prüfungsdokumente”-Ordner, dort tauchen die Unterordner auf. Erneut über die drei Pünktchen und dann finden wir auch schon “mich benachrichtigen”.
Wer soll benachrichtigt werden:
In den Einstellungen kannst du nun festlegen, wer benachrichtigt werden soll. Meist agieren wir hier für uns selbst, als Team-Besitzer hast du aber auch die Möglichkeit, deine Kollegen einzutragen und sicherzustellen, dass sie über jede Änderung informiert werden.
Wie soll benachrichtigt werden:
Dann kannst du via E-Mail oder Textnachricht informiert werden möchtest. Für die Variante der Textnachricht muss allerdings erst ein SMS Gateway eingerichtet sein, dort einfach nochmal beim IT-Admin vorbeischauen oder beim Managed Service Provider deines Vertrauens Bescheid geben. Außerdem haben wir die Einstellungsmöglichkeit, welchen Änderungstyp du definieren möchtest. Das bedeutet, ob du nur für neue Dokumente informiert werden möchtest oder bei jeder Änderung.
Wer ändert das Dokument und wann:
Interessant kann auch die Einstellung sein, wer das Dokument geändert hat. Sicherlich möchtest du nicht informiert werden, wenn du selbst etwas an einem Dokument verändert hast, sondern nur, wenn jemand anders etwas gemacht hat. Folglich wählst du die Einstellung “jemand anderes ändert das Dokument”.
Das Ganze ist zudem dynamisch gestaltbar, bedeutet: Du musst nicht persé bei jeder Änderung für jedes Dokument benachrichtigt werden, sondern nur, wenn du selbst ein Dokument erstellt oder schon einmal bearbeitet hast.
Zu guter Letzt ist auch der Zeitpunkt der Benachrichtigung festlegbar – du kannst sofort über jede Änderung informiert werden oder eine Zusammenfassungs-Email am Ende des Tages/Woche/Monats erhalten.
Alerts und Ansichten
Ines ist mega happy – denn ab sofort muss sie nur noch ihre Ordner nach Benachrichtigung prüfen!
Noch glücklicher würden Ines Prüfberichte machen, die auch die Infos liefern, die für sie relevant sind. Auch hier gibt es Lösungen. Wir können in unseren Benachrichtigungen festlegen, dass wir nur benachrichtigt werden, wenn das Dokument in einer bestimmten Ansicht vorkommt. Wie genau du das machst, zeigt Timo dir im Video:
2. SharePoint Regeln
Eine zweite, neuere Möglichkeit zur Benachrichtigung in SharePoint sind die Regeln. Diese verstecken sich ebenfalls in der SharePoint Bibliothek. Über die drei Punkte gehst du zu “automatisieren” und wählst über den Reiter “Regeln” “eine neue Regel erstellen” aus. 👇
Die Regeln kannst du dann verwenden, wenn du sehr eingeschränkte Benachrichtigung haben möchtest. Wenn zb. ein bestimmtes Feld in eine Richtung verändert werden soll oder du einen bestimmten Wert erreicht hast und darauffolgend gezielt eine E-Mail-Benachrichtigung rausgehen soll.
Hinter dem “Zeit”-Reiter verbirgt sich die Spalte, auf welche du die Regel anwenden möchtest.
Im Falle von Ines Instandhaltung ist das der Status des Dokuments.
Bei “Änderungen” willst du “zu einem der folgenden Werte” auswählen.
Das bedeutet, dass du entscheiden kannst, ob du benachrichtigt werden willst, wenn das Dokument unterhalb eines bestimmten Wertes oder bis zu einem gewissen Wert liegt.
Als nächstes wählst du bei “Wählen sie einen Wert aus” den Wert der zuvor erstellten Liste bei Alerts und Ansichten aus, auf den sich die Regel beziehen soll.
Bei Ines wäre das im Falle unseres Videos “mangelhaft”.
An wen die E-Mail gesendet werden soll, ist nun die letzte Instanz.
Dort kannst du wieder dich selbst auswählen oder jemand anderen, der bereits an dieser Datei etwas geändert hat oder aber den Ersteller dieser Datei.
3. PowerAutomate Flows
In Team Veroo ist die SharePoint Alerts-Methode die präferierte. Da die Regeln nämlich recht sperrig zu handhaben sind, nutzen die Techies unter uns noch eine dritte Version: Die PowerAutomate Flows. Diese sind das hierfür mächtigste Werkzeug in Microsoft, denn dort sind deinen Anforderungen wirklich gar keine Grenzen gesetzt. Du kannst auf jede Aktion innerhalb von der SharePoint einen Flow triggern und alles damit machen, was dein Herz begehrt.
Du schreibst eine E-Mail an dich selbst
”…”…an einen Verteiler oder sonst irgendwohin
Du kannst aber auch eine Chat-Nachricht schicken
Du kanst die Datei nehmen und in eine andere SharePoint Bibliothek kopieren
Du kannst einen Web-Dienst anklingeln und dir eine Postkarte schicken lassen
…das und vieles mehr kann man mit einem PowerAutomate Flow machen. Der jedoch ist nicht ganz so intuitiv und ist auch nicht so schnell eingerichtet.
Das war’s von uns zu den Benachrichtigungen in SharePoint. Schau dir das Ganze gern auch bei Youtube an und hinterlasse uns einen Kommentar.
Wenn du Fragen hast, melde dich gerne bei uns.
Beste Grüße…
Sarah und das Team Veroo
