Microsoft Planner für Großprojekte: So behältst du endlich den Überblick
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- vor 1 Tag
- 4 Min. Lesezeit
Die smarte Lösung in Microsoft 365 für vernetzte Teilprojekte, transparente Planung und effizientes Reporting
Große Projekte bringen große Herausforderungen mit sich. Viele Teilprojekte, unzählige Tasks, unterschiedliche Verantwortlichkeiten und ständig wechselnde Abhängigkeiten sind hier Standard. Wer versucht, solche Konstrukte im Microsoft Planner abzubilden, merkt rasch, dass es schnell unübersichtlich werden kann. Doch es gibt eine Lösung und die ist ein echter Game Changer!
Inhalt
In diesem Blogartikel erfährst du, wie du mit einem cleveren Setup aus Haupt- und Teilprojekten in Microsoft Planner endlich Struktur in große Vorhaben bringst. Wenn du möchtest, kannst du auch das passende Video auf Youtube hierzu ansehen und uns dein Feedback dort lassen.
Warum Planner bei großen Projekten an seine Grenzen stößt
Viele Teams nutzen Planner erfolgreich für kleinere Projekte zur Aufgabenverwaltung. Doch sobald mehrere Teilprojekte, verschiedene Rollen oder wiederkehrende Abstimmungen hinzukommen, treten Probleme auf.
Mitunter:
Ein großer Plan mit zu vielen Tasks → Chaos
Viele getrennte Pläne → null Transparenz und Anhängigkeiten ersichtlich
Planner kennt von Haus aus keine hierarchische Projektstruktur, er ist zunächst eher wie eine riesige Pinnwand. Änderungen müssen manuell nachgetragen werden und Inhalte sind nicht miteinander verknüpft.
Ein Albtraum für Projektleiter:innen von größere Projekten.
Die Lösung: Hauptprojekt mit automatisierten Teilprojekten
Die hier vorgestellte Methode schafft genau das, was der MS Planner eigentlich nicht kann: Eine echte Projekt-Hierarchie!
So funktioniert der Ansatz
Du führst einen Hauptplan, der nur die großen Meilensteine (Haupttasks) enthält. Jeder Haupttask kann automatisiert mit einem eigenen Teilprojektplan verknüpft werden.
Diese Verknüpfung stellt sicher, dass...
✔ Informationen in Echtzeit synchronisiert werden
✔ Teilprojektleiter eigenständig planen können
✔ du im Hauptprojekt immer den Überblick behältst
✔ nur die wirklich relevanten Management-Daten zurückfließen
Ein neues Teilprojekt wird bei Veroo automatisch anhand eines Markers angelegt. So z. B. in unserem Fall durch das Setzen einer bestimmten Label-Kennzeichnung (Das dir sicher bekannte Fähnchen an der Aufgabe).
Was wird zwischen Haupt- und Teilprojekt synchronisiert?
Damit du im Hauptprojekt nicht überflutet wirst sondern wirklich nur die wichtigen Infos siehst, werden ausschließlich Management-relevante Daten zurückgespielt.
Hierzu gehören z.B.:
Das geplante Startdatum
Der geplante Aufwand
Der Fertigstellungsgrad
Damit bleibt dein Hauptplan ruhig, übersichtlich und dennoch hochaktuell.
So behältst du als Projektleiter alles im Blick
Natürlich möchtest du auch mal „unter die Haube schauen“ und prüfen oder auch einfach nur nachsehen, was im Teilprojekt so passiert. Genau das ist ebenfalls vorgesehen.
Im Notizfeld des Haupttasks wird automatisch der Link zum Teilprojekt gespeichert.
Ein Klick – und du bist mitten im Detailplan.
Jeder Teilprojektleiter kann außerdem selbst entscheiden, welche Informationen nach oben gemeldet werden. Das geschieht über einen speziellen Task, der wahlweise
manuell gepflegt wird
oder automatisch aggregierte Werte aus Untertasks hochschickt
Ein elegantes System und komplett flexibel. Projekte zu managen, macht so richtig Spaß.
Das Herzstück im Hintergrund: die Mapping-Tabelle
Damit die Synchronisation reibungslos funktioniert, braucht es eine Art „Beziehungsdatenbank“. Nur so können wir Zusammenhänge verstehen und nachvollziehen, besser gesagt das Tool.
Wir brauchen also im Hintergrund eine Mapping-Tabelle, die festhält
welcher Haupttask zu welchem Teilprojekt gehört
welche Daten abgeglichen werden
wie die Strukturen miteinander verknüpft sind.
Diese Daten bilden die Basis für:
✔ Reporting
✔ Ressourcenauslastung
✔ Power BI Auswertungen
✔ Overall-Projektübersichten
Damit erhältst du am Ende ein vollständiges Gesamtbild über alle Ebenen hinweg.
Für uns absolut effizient und genial.
Was brauchst du technisch dafür?
Das ist natürlich immer die Königsfrage und leider ist dieser Lösung nicht per Klick verfügbar. Damit diese Lösung umgesetzt werden kann, benötigst du verschiedene Dinge, die wir dir hier auflisten möchten.
1. Microsoft Planner Premium
Nur damit steht dir Dataverse als Datenbasis zur Verfügung.
2. Power Automate (erfahrene Nutzung)
Die Flows bestehen nicht aus „5 kleinen Steps“, sondern sind komplex. Viele Tabellen, viele Verknüpfungen, viel Logik steckt dahinter und will durchaus gelernt sein. Für uns unser Daily Doing und Business. Das Setup ist aufwändig, aber wenn es einmal läuft, ist es ein starkes, skalierbares System, das es in sich hat.
Warum sich der Aufwand lohnt
Du erhältst eine echte Projektstruktur, auch für große Vorhaben.
Teilprojekte arbeiten autonom – ohne Informationsverlust.
Du bleibst jederzeit informiert, ohne im Detail zu versinken.
Reporting wird einfacher, zuverlässiger und verständlicher.
Du passt Planner endlich so an, wie große Projekte es benötigen.
Fazit: MS Planner kann durchaus große Projekte, wenn du es richtig machst!
Microsoft Planner liefert dir nicht „out of the box“ die perfekte Lösung für große Projekte. Aber mit dem hier beschriebenen Ansatz erschaffst du eine clevere Architektur, die
✔ Transparenz schafft
✔ Komplexität reduziert
✔ Verantwortlichkeiten sauber trennt
✔ deine Projektsteuerung massiv verbessert
Wenn du große Projekte managen willst, lohnt sich genau dieser Ansatz.
Das war's zum aktuellen Videobeitrag auf Youtube. Schau dort gern vorbei und lass uns dein Kommentar und Feedback da, gerne auch weitere Fragen rund um den Planner, M365 oder Copilot, welche wir in neuen Videos aufgreifen.
Beste Grüße
Sarah von veroo365*