The Power of Microsoft Teams

Die Experten für „Modern Workplace“-Anwendungen von Veroo Consulting GmbH erläuterten im gemeinsamen Webinar des Digitalisierungszentrums Ostwürttemberg in knapp 2 Stunden die Bedeutung neuer Arbeitsmodi, offenbarten praxisorientierte Einblicke durch erfolgreiche Kunden des Unternehmens mit intelligenten digitalen Arbeitsplatzlösungen sowie die veränderten Anforderungen der Informatik heute und welche Auswirkungen all dies auf interne Prozesse hat. Herzstück des Vortrags bildete das zentrale Steuerungstool Microsoft Teams, das alle Dienste des Software-Giganten Microsoft und darüber hinaus bündelt.

Wir haben diesen Vortrag für Sie aufgezeichnet und bieten Ihnen auch jetzt im Nachgang an teilzuhaben.

Der so genannte „moderne Arbeitsplatz“ – oder auch: Modern Workplace – unterstützt dabei eine neue Arbeitskultur, die durch Digitalisierung, den demografischen Wandel und eine regelrechte Flut an Daten geprägt ist. Was diese neue Kultur ausmacht, ist ein offenes Umfeld, das Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, überall und jederzeit zu arbeiten, sei es alleine oder im Team. Darüber hinaus werden kreatives Denken, dynamische Teamarbeit, eine datengeschützte Problemlösung sowie eine stärke Bindung der Mitarbeiter, sowohl zueinander als auch zum Unternehmen, gefördert. Mitarbeiter benötigen heutzutage nicht nur Hardware und Software, die reibungslos zusammenarbeiten. Sie wollen sich auch mit dem Unternehmen verbunden fühlen, für das sie arbeiten.

 „Microsoft Teams“, als das Kommunikations- und Kollaborationstool schlechthin ist momentan in aller Munde – und dies zurecht! Denn es ermöglicht deutlich mehr als Audio, Video- oder Meeting-Calls, wodurch es die herkömmliche Telefonanlage vollständig ersetzen kann oder Prozesse koordinierter abgewickelt werden können. Ebenfalls zum Modern Workplace gehörend bildet SharePoint die Grundlage hinter „MS Teams“ für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, den ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und die Strukturierung und Datenverwaltung.

Agenda

Folgende Inhalte wurden im Webinar erläutert:

 

01 | Begrüßung

durch den Vertreter des DigiZ OW, Herrn Peter Schmidt

 

02 | Einführung 

und Intro seitens Veroo Consulting durch Geschäftsführer Timo Lenz.

Die momentane Situation zwingt Unternehmer Digitalisierungskonzepte zu überdenken und stellt neue Herausforderungen an Teamwork und Leadership zugleich. Veränderte Kommunikations- und Kollaborationsstrategien werden benötigt.

Die Experten für digitale Arbeitsplatzstrukturen, Prozessoptimierung und Cloud Computing von Veroo Consulting sind Microsoft Partner und erläutern im detaillierten Webinar die Möglichkeiten des „Modern Workplace“ mit Microsoft Teams als zentrales Steuerungselement all Ihrer Unternehmensprozesse. Zudem, wie die momentene Situation als Chance genutzt werden kann mobiles, sowie ortsunabhängiges Arbeiten mit Mitarbeitern im Home-Office mit neuen IT-Strukturen zu fördern.

 

03 | Mit mehr Erfolg aus der Krise

Krisen sind Zeiten der Veränderung, diese Zeit kann sinnvoll genutzt werden, um Digitalisierungsprozesse voranzutreiben. Wie hoch die Wichtigkeit und die damit verbundenen Effizienzen sind, erkennen wir jetzt "gezwungenermaßen". Teams als zentraler Bestandteil Ihres Workloads, zur Bündelung der individuellen Power aller Mitarbeiter, für verbesserte Zusammenarbeit und die Herangehensweise der Leader an Teamwork der Zukunft werden erläutert. Komplexe Themen können im Team durch die Bündelung gelöst werden und erfordern ein Umdenken strategischer Prozesse. Ein modernes Mindset, modernes Leadership und die Fähigkeit Teams gekonnt zusammenzubringen fördern nicht nur die Motivation, sondern ermöglichen das Hervorheben der Stärken eines jeden Einzelnen. Kommunikation, Kollaboration und Kooperation sind die Schlüsselbegriffe.

Wie kommen Sie da hin:

  • Machen Sie Teams als zentrale Anlaufstelle
  • Vision von Veroo: Teams wird morgens geöffnet, nicht Outlook
  • Bringen Sie Kommunikation nach Teams
  • Bringen Sie Workload nach Teams

 

04 | Adoption von Microsoft Teams

Auch wenn Teams und neue Wege der Kommunikation in sehr kurzer Zeit bereitgestellt wurden, darf die fachgerechte Adoption nicht vergessen werden. Nach erstem Herantasten an das neue Tool sollte sichergestellt werden, dass nun in der Tiefe alle Tools verstanden werden und ein Ändern des Mindsets und der Zusammenarbeit im Unternehmen stattfindet.

Als kontinuierliche Prozesse empfehlen wir hierbei das Champions-Programm, bei welchem Vertreter der Abteilungen in regelmäßigen Abständen mit Informationen und Trainings weitergebildet werden und Ihre erlernten Fähigkeiten so in den breiten Mitarbeitermassen ausbreiten.

 

05 | Ein gutes Regelwerk für Teams

GOVERNANCE ERIK VETTERS, FIRCHTNER GMBH

Wie im Bereich der Adoption dargestellt, wird bei einer schnellen Bereitstellung die Governance, das Regelwerk, leicht vernachlässigt. In Zeiten, in welchen schnelle Anwendungen gefragt sind oder gar entscheidend, sind rasche Lösungen gut. Die steigenden Verbreitungen und Nutzungen im Netz erfordern jedoch strikte Regeln und konkrete Vorgangsdefinitionen von Workloads. Wenn Teams eine langfristige Säule des Erfolgs werden soll, muss es klare Richtlinien geben, um eine saubere und strategisch kluge Struktur zu ermöglichen.

Die Fichtner GmbH berichtet beeindruckend aus projektorientierten Unternehmungen bezüglich der Teams-Definition mehrerer hundert Teams im ständigen Einsatz. Warum und welche Regeln hier eingeführt wurden, berichtet nun Erik Vetters.

 

06 | Weg mit der E-Mail

Durch die Nutzung von Microsoft Teams werden Usern die Nachteile der E-Mail sehr schnell klar. Sobald Teams als zentrales Kommunikations- und Kollaborationstool eingeführt wurde findet Kommunikation im Unternehmen und oftmals auch mit Externen rasch außerhalb von Outlook statt.

Durch die nun wegfallende Bestimmung des Tagesablaufes durch den Posteingang werden Prioritäten neu definiert. Die Inbox als Produktivitätskiller entfällt. Mitarbeiter holen sich Inhalte auf Kunden und Projekte orientiert und nicht mehr fremdgesteuert. Spam, Werbung und das Abschätzen der Wichtigkeit entfallen ebenfalls. Durch die zentrale Datenablage können Inhalte ohne große Datenmengen diskutiert werden, Speicherplatz wird gespart, Missverständnisse umgangen und Verzettelungen ebenso.

Wie das ganze funktioniert? Durch Informationsbenachrichtigungen, individuelle Steuerung der Benachrichtigung, Tags und zahlreichen weiteren Möglichkeiten des Informationsflusses, die wir im Video genau erläutern.

 

07 | Alles zusammenführen in Microsoft Teams

Unser IT-Professional Stefan Gierke erläutert an praxisbeispielen wie mit Erweiterungen in Teams z.B. mit Tabs, Apps und Bots ganze Workloads in Teams zusammengebracht werden können.

 

 

08 | Ein Plan für Alles

TOBIAS KOLLER, STADTWERKE GIENGEN

Als modern orientierter Partner arbeiten die Stadtwerke Giengen erfolgreich mit den Möglichkeiten des Modern Workplace. Für die Projektplanung und strukturierte Aufgabenverwaltung verwenden Sie die zahlreichen Funktionen des Planners und die damit verbundene Einbindung an MS Teams. Herr Tobias Koller, Geschäftsführer der Stadtwerke Giengen, erläutert anhand einiger realer Praxisbeispiele die Vorzüge digitaler Workflows, Kollaborationsmöglichkeiten und des Leaderships mit dem Dienst Planner.

 

09 | Mit Apps zu individuellem Erfolg

LAUFZETTELAPP DER STEUERBERATUNG MATUSSEK / CHRISTOPH HERRMANN

Die programmierte Laufzettel-App zeigt die erfolgreiche Transformation eines klassisch analogen Prozess zu einer digitalen Allzweckwaffe. Natürlich in Teams in integrierte und von überall aus nutzbar.

 

 

10 | Telefonieren mit Teams

Microsoft Teams kann Ihre klassische Telefonanlage ersetzen und ermöglicht Ihnen so eine Vielzahl von flexiblen Lösungen rund ums telefonieren. Neben Konferenzlösungen mit Einwahlnummern, lassen sich auch Telefonschleifen und Warteschlangen einfach einrichten und nutzen.

 

 

 

 

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