5 Microsoft Teams Updates, die du unbedingt kennen solltest
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 20. Juli
- 4 Min. Lesezeit
Neue Funktionen mit großem Mehrwert für deinen Arbeitsalltag
Microsoft veröffentlicht zwar regelmäßig neue Funktionen für Teams, Planner und weitere Microsoft-365-Anwendungen, aber wenn du die Update-Historie von Microsoft nicht aktiv verfolgst, dann bekommst du das im hektischen Tagesablauf teilweise gar nicht mit und verpasst vor allem kleine Updates, die den größten Unterschied machen.
Wir haben uns 5 aktuelle Aktualisierungen/neue Features rausgesucht, welche wir dir heute in diesem Blog vorstellen wollen. Alternativ kannst du dir das passende YouTube-Video dazu anschauen.
Inhalt
1. PowerPoint Live jetzt während der Präsentation aktualisieren
PowerPoint-Präsentationen sind schon längst ein elementarer Bestandteil von der Office-Arbeit und nun hat Microsoft bei der PowerPoint Live-Funktion einen neuen Button eingeführt, der sich als Gamechanger beweisen könnte.
Bisher musstest du, wenn dir Fehler oder notwendige Anpassungen kurz vor dem Meeting aufgefallen sind, die Präsentation beenden, die Datei überarbeiten und anschließend erneut teilen. Inzwischen kannst du eine bereits laufende PowerPoint-Live-Präsentation im Hintergrund bearbeiten und mithilfe dieses neuen Update-Buttons direkt den aktuellen Stand in das Meeting übernehmen. Und das ohne Unterbrechung und ohne erneutes Freigeben der Präsentation.
2. Mehrere Telefonnummern pro Teams-Benutzer
Auch wenn die interne Kommunikation bei vielen Unternehmen inzwischen per Teams abläuft, ist die Teams Telefonie vor allem für die Externe noch immer eine valide Alternative. Und auch hier hat Microsoft eine lang ersehnte Änderung vorgenommen.
Ab sofort lassen sich mehreren Rufnummern einem einzelnen Benutzer zuweisen. Darüber hinaus kann beim Telefonieren ausgewählt werden, mit welcher Rufnummer ein ausgehender Anruf erfolgen soll und endlich sind die Umwege über Warteschlangen oder zusätzliche Konfigurationen Geschichte.
Das sorgt für deutlich mehr Flexibilität in der Kommunikation und vor allem Vertriebsteams mit unterschiedlichen Durchwahlen, Service- und Supportabteilungen und Mitarbeiter mit mehreren Geschäftsbereichen können hiervon sehr profitieren.
Falls du Interesse an der Teams Telefonie hast, kannst du dich gerne bei uns melden oder unseren Guide mit passendem YouTube-Video anschauen.
3. Der neue Teams-Effizienzmodus
Viele von uns haben Microsoft Teams den ganzen Arbeitstag geöffnet. Parallel dazu laufen Browser, Outlook, Excel, Planner und je nach Arbeitsbereich noch zig andere Anwendungen. Entsprechend bekannt ist das Thema Ressourcenverbrauch.
Auch Microsoft ist sich dessen bewusst und hat mit dem neuen Effizienzmodus eine elegante Lösung in Umlauf gebracht.
Und das Beste daran ist, dass du neben der Reduktion von der Ressourcennutzung von Teams auch noch automatisch deine Akkulaufzeit verlängern und dem System mehr Leistung für andere anspruchsvollere Programme zur Verfügung stellen kannst. Ursprünglich wurde die Funktion entwickelt, um auf mobilen Geräten und Notebooks die Akkulaufzeit zu verlängern. Um den Effizienzmodus zu aktivieren, musst du lediglich die magischen 3 Pünktchen oben rechts anklicken, Einstellungen auswählen und bis nach unten runterscrollen.
4. Planner-Aufgaben direkt aus Meeting Notizen
Wenn du bereits mit den Besprechungsnotizen in Microsoft Teams arbeitest, kennst du die dort integrierte Aufgabenfunktion bestimmt schon.
Eigentlich ziemlich praktisch, nur gab es dabei ein großes Problem. Und zwar wurde für die dort erstellten Aufgaben jedes Mal automatisch ein neuer Planner generiert.
Deswegen haben wir bisher immer davon abgeraten, aber mit unserem Lieblings-Update in diesem Beitrag ändert sich das endlich.
Nun kannst du deine festgelegten Aufgaben aus den Meeting Notizen direkt einem bestehenden Planner zuordnen. Dadurch landen deine im Meeting besprochenen Aufgaben unmittelbar im zentralen Projektplan und nicht mehr in separaten Einzelplänen.
Genau darauf haben viele Teams, inklusive wir bei Veroo, lange gewartet.
Warum das so wichtig ist:
Aufgaben bleiben dort, wo sie hingehören
Projektpläne bleiben zentral und übersichtlich
Keine Planner-Wildwuchs-Problematik mehr
Weniger Nacharbeit nach Meetings
Wir müssen uns leider noch ein wenig gedulden, bis diese lang ersehnte Funktion überall verfügbar ist. Aktuell befindet sie sich noch im Frontier-Programm und soll schrittweise für normale Tenants bereitgestellt werden.
5. Meeting-Chats endlich sauber getrennt
Durch den stetig wachsenden Anteil von Online-Meetings in der IT-Welt multiplizieren sich die Meeting-Chats genauso. Als direkte Konsequenz dessen gehen wichtige Informationen zwischen privaten Chats, Projektunterhaltungen und Kanalnachrichten ganz schnell verloren.
Auch hier hat Microsoft mit einer winzigen Anpassung eine große Wirkung erzielt: Die Meeting-Chats kannst du inzwischen in einem eigenen Bereich anzeigen lassen, wodurch die dringend notwendige Separierung zwischen diesen Chats und anderen Unterhaltungen möglich wird.
Aktivieren kannst du diese über die üblichen 3 Pünktchen oben rechts unter „Chats und Kanäle“ und schaffst mit einem einzigen Klick sehr viel mehr Übersicht.
Fazit
Kleine Updates, große Wirkung
Die Teams-Updates, die wir heute vorstellt haben, sind zwar nichts Weltbewegendes wie zum Beispiel die Einführung von Cowork, aber trotzdem ist der Mehrwert von jeder einzelnen Aktualisierung nicht zu unterschätzen. Sie sorgen für deutlich bessere Workflows, wodurch du jeden einzelnen Tag ein kleines bisschen Zeit einsparen kannst. Vor allem aufs ganze Jahr gesehen, summieren sich diese paar Sekunden enorm und so entwickeln sich diese kleinen Änderungen zu wirklichen Gamechangern.
Besonders das Planner-Update rund um die Meeting Notizen hat enormes Potenzial, die Aufgabenverwaltung zu verbessern, denn endlich landen die Tasks auch dort, wo sie hingehören, im bestehenden Projektplan und nicht in unzähligen neu angelegten Planner-Instanzen.
Gib uns gerne Bescheid, ob du von diesen Updates schon wusstest oder ob du bereits Teile davon anwendest!
Liebe Grüße
Katharina von Team Veroo
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