Urlaub, Home-Office, Krankheit, Fortbildung melden und digital verwalten.

IMMER WISSEN, WO IHRE MITARBEITER GERADE SIND

Klingt simpel, artet oft in Chaos aus und dennoch einer der gängigsten Prozesse in jedem Unternehmen. Der Urlaubsantrag ist eine Variante, weitere sind Krankmeldungen oder zum Beispiel auch die wichtige Info, ob ein Mitarbeiter im Home-Office ist, unterwegs oder im Büro. Wir haben eine geniale Business-App in Microsoft 365 kreiert. Was genau sie kann, dazu mehr im Blog.

Blog-Inhalt:

Abwesenheit melden, Team informieren
Antrags-App integriert in Ihre tägliche Arbeitsoberfläche
Welche Anträge via Power App veranlassen?
Antragsübersicht
Automatischer Outlook-Kalendereintrag
Automatischer Abwesenheitsassistent aktiviert
Standardtexte und Variablen automatisiert oder konfiguriert
Statusupdate in MS Teams
Dateien anhängen für Verantwortliche

"Bin dann mal weg ..."

Moment, so einfach geht das nicht. Oder doch? Das Team sollte informiert sein, die Freigabe des Chefs ist wichtig, eventuell muss eine Vertretung eingeplant werden, möglicherweise muss man Themen verschieben und die restlichen Urlaubstage sollte man auch auf dem Schirm haben. Dass all das auch automatisch und digital funktionieren kann, dabei kein wichtiger Step mehr vergessen wird und der aufwändige Abstimmungsprozess für alle Beteiligten deutlich einfacher funktioniert, gibt’s bei Veroo das erfolgreiche Abwesenheitsmanagement. Diese Business-App funktioniert mit wenigen, einfachen Steps innerhalb Ihrer Microsoft 365 Welt und schafft Entspannung in einem Thema, das viele Mitarbeiter schon am Jahresanfang gedanklich plagt und die Vorgesetzten stresst.

APP DIREKT INTEGRIERT – URLAUB NUR EINEN KLICK ENTFERNT

Der Urlaubsantrag oder auch die Krankmeldung sind zwei der Möglichkeiten, warum ein Mitarbeiter einen oder mehrere Tage nicht da sein wird. Die Verwaltung und Beantragung dessen liegt bequem als App nur einen Klick entfernt, nämlich dort integriert, wo der Mitarbeiter seine täglichen Apps und Dienste verwaltet.

ANTRÄGE VIA POWER APP

Der Mitarbeiter geht also in die Power App und kann hier seinen Antrag stellen. Im Basis-System integriert ist natürlich zunächst einmal die Angabe der Zeit und die Auswahl des Abwesenheitsgrundes. Dies kann simpel gewählt werden und unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Manche bieten nur den Urlaubsantrag an, andere managen zum Beispiel zusätzlich:

Krankheitstage
Urlaubsanträge
Home-Office-Zeiten
Zeiten außer Haus
Fortbildungen
Überstunden

Für manche dieser Themen besteht ohne vorherige Genehmigung die Eintragsmöglichkeit, für andere wiederum geht es nur mit Genehmigung. Möglich ist für bestimmte Personen mit entsprechenden Genehmigungsrechten auch den Antrag für andere zu stellen. Das Verfahren wird dann automatisiert eingeleitet.

Alle Anträge in einer Übersicht

In der Abwesenheitsübersicht bietet die App die Möglichkeit alle bisher gestellten Anträge einzusehen und deren zugehörigen momentanen Status. Zum Status sind alle weiteren Antragsdetails übersichtlich dargestellt.

Alles auch im Outlook-Kalender

Sobald ein offener Antrag genehmigt wurde, wird dieser umgehend und automatisiert in den persönlichen Kalender eingetragen. Outlook vermerkt das im Falle eines Urlaubs dann als „abwesend“. Wenn ein Mitarbeiter im Home-Office ist wird dies im Kalender vermerkt, der Mitarbeiter ist jedoch auf frei gebucht und gilt somit dennoch als erreichbar.

Abwesenheitsassistent automatische aktiviert

In Folge des Prozesses und des genehmigten Antrags erfolgt die automatisierte Aktivierung des Abwesenheitsassistenten mit allem, was dazu gehört. Auch dieses oftmals lästige Thema wird also deutlich vereinfacht und Emails von Kunden landen nicht mehr aus Versehen im Nirvana. Dies funktioniert jeweils auf Tagesbasis. Der Automatismus erkennt die Mitarbeiter, welche am Folgetag im Urlaub sein werden und aktiviert für diese am Abend zuvor den Abwesenheitsassistent.

Das Unternehmen hinterlegt einen Standardtext für alle Mitarbeiter. Über den Konfigurator besteht die Möglichkeit an bestimmten Stellen im Text persönliche Anpassungen vorzunehmen. So zum Beispiel bei der Wahl des Vertreters am Arbeitsplatz.

Abwesenheitsanzeige in Microsoft Teams

Auch Teams spielt im Unternehmen eine tragende Rolle, vor allem bei der internen Kommunikation, der Projektarbeit und jeglicher Form von Zusammenarbeit. Die zahlreichen Status-Möglichkeiten dort werden ebenfalls automatisiert mit aktiviert. So kann ein Mitarbeiter, der einige Tage auf Fortbildung ist dementsprechend ohne Mehraufwand seine Kollegen in Kenntnis setzen oder aber die Sekretärin im Home-Office wird dort als „außer Haus“ oder wie auch immer das Unternehmen möchte, markiert.

Bilder-Upload direkt am Antrag

In der App besteht des Weiteren die Möglichkeit Dateien anzuhängen. Das mag das Attest für die Krankmeldung sein oder Schulungsbuchen der Mitarbeiter für die Fortbildung, die eine Woche in Anspruch nimmt und für Personalabteilung, Buchhaltung oder den Vorgesetzten von Bedeutung sind. Über das bekannte Icon „Büroklammer“ und den anschließenden Befehl „Datei auswählen“ kann egal, ob an Smartphone, Tablet oder PC ganz simpel die entsprechende Datei ausgewählt und eingehängt werden.

FUNKTIONAL, EINFACH, INTUITIV

Microsoft 365 stellt die Basis für zahlreiche Unternehmen und dient als Arbeitsgrundlage für jegliche Form der Zusammenarbeit, Datenablage, Verwaltung, Kooperation oder auch Kommunikation. Intuitiv arbeiten zu können mit all den Schritten automatisiert und digitalisiert, die nicht unbedingt manuell nötig sind, erspart unglaublich viel Zeit, Mitarbeiter, Kosten und vor allem wird nichts mehr vergessen. Die Transparenz und Übersicht sind unschlagbar.

Veroo hat sich auf die Digitalisierung und Automatisierung digitaler Zusammenarbeit und der damit verbundenen digitalen Prozesse spezialisiert. Unser Anliegen ist es mittelständischen Unternehmen den Sprung in die Zukunft zu ermöglichen, dies finanziell stemmbar und so simpel, dass moderner technischer Komfort und Usability für alle Mitarbeiter möglich werden, ohne für jedes Thema eine neue Software oder gar speziell ausgebildete Fachkräfte einzusetzen. Unsere Prozesse bewegen sich auf bekannter Oberfläche mit möglichst viel genutzten und rentablen Lizenzmodellen.

Gemeinsam mit unseren Kunden liegt uns die Digitalisierung und die erfolgreiche Zukunft des Mittelstands am Herzen und wir freuen uns tagtäglich Mehrwerte kreieren zu dürfen.