Aufgabenmanagement in M365
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 31. Aug.
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 6 Tagen
Wann nutzt du ToDo, Loop, Planner oder Planner Premium?
Microsoft 365 bietet inzwischen gleich mehrere Werkzeuge für Aufgabenmanagement - Microsoft To Do, Loop, Planner und Planner Premium (ehemals Project for the Web)
Sie alle verfolgen das gleiche Ziel. Aufgaben organisieren und Arbeit strukturieren. Und gleichzeitig überschneiden sich deren Funktionen, wodurch viele Mitarbeiter vor einer entscheidenden Problematik stehen.
Wenn jedes dieser Tools Aufgaben anlegen, Fälligkeiten verwalten und teilweise sogar Verantwortlichkeiten zuweisen kann, welches Werkzeug nutze ich eigentlich wann?
Statt sich also zu wundern, welches Tool besser darin ist, Abhängigkeiten festzulegen, Gantt-Diagramm anzulegen und Kommentare zu hinterlegen, solltest du dich damit beschäftigen,
Welche Frage soll das Werkzeug beantworten?
Genau dieser Perspektivwechsel macht die Entscheidung plötzlich erstaunlich einfach und ist Thema unserer aktuellen YouTube-Videos, schau's dir gerne an!
Inhalt
Microsoft To Do
Was mache ich als Nächstes?
To Do ist das kleinste und gleichzeitig am häufigsten unterschätzte Werkzeug im Microsoft 365-Universum. Viele sehen darin lediglich einen digitalen Notizzettel, obwohl es so viel mehr kann. Denn wenn du uns fragst, ist To Do eher dein persönlicher Arbeitseingang für insbesondere kleine Aufgaben wie ein Rückruf, eine Freigabe oder die nachträgliche Zeiterfassung. Vor allem die Integration von To Do in deiner täglichen M365-Umgebung wollen wir hier hervorheben. Denn sobald du eine E-Mail zur Nachverfolgung markierst oder eine Aufgabe aus Planner zugewiesen bekommst, erscheint diese automatisch in deiner persönlichen Aufgabenübersicht.
Der eigentliche Mehrwert von To Do liegt also darin, dass alle offenen täglichen Aufgaben an einem zentralen Ort zusammenlaufen. Dadurch musst du nicht mehr zwischen Outlook, Planner und anderen Anwendungen wechseln, um zu wissen, was heute noch erledigt werden muss.
Für das Arbeiten im Team eignet sich To Do dagegen nur bedingt. Zwar lassen sich Listen teilen und Aufgaben zuweisen, doch es entsteht kein gemeinsamer Projektstatus. Jeder sieht hauptsächlich seine eigene Perspektive. Deswegen haben wir hier eine wichtige Faustregel formuliert:
Wenn außer dir niemand wissen muss, ob eine Aufgabe erledigt wurde, dann gehört sie in To Do.
Microsoft Loop
Was haben wir besprochen und was folgt daraus?
Kaum ein Microsoft-Werkzeug sorgt bei unseren Business-Szenario-Workshops für so viele Diskussionen wie Loop. Das liegt vor allem daran, dass Loop gleichzeitig Dokumentationswerkzeug, Kollaborationsplattform und Aufgabenliste sein möchte.
Die größte Stärke von Loop sind die sogenannten Komponenten. Inhalte können in Teams-Chats, E-Mails, Besprechungen oder Beiträgen eingebettet werden und bleiben überall synchron. Änderst du einen Inhalt an einer Stelle, wird er automatisch an allen anderen Stellen aktualisiert.
Dadurch eignet sich Loop hervorragend für die Nachbereitung von Meetings und Workshops. Wurden in eurem Meeting einige wenige Aufgaben definiert, die anschließend abgearbeitet werden müssen, kannst du diese direkt im Kontext der Diskussion in einem Loop-Workspace festhalten.
Allerdings stößt Loop ziemlich schnell an seine Grenzen, sobald euer Projekt langfristig betreut werden muss. Du verfügst in Loop weder über den klassischen Projektstatus noch existiert eine Struktur für wiederkehrende Aufgaben. Demnach verliert ihr schnell die Übersicht und nach einigen Monaten weiß oft niemand mehr genau, in welcher Komponente welche Informationen abgelegt wurden.
Loop eignet sich deshalb besonders dann, wenn folgende Punkte erfüllt sind:
Die Aufgaben entstehen aus einem konkreten Gespräch
Das Team ist überschaubar
Das Thema ist abgeschlossen, sobald die Aufgaben erledigt sind
Sobald dieselbe Art von Aufgabe regelmäßig wieder auftaucht, wechselst du zu Planner.
Microsoft Planner
Wer macht was bis wann?
Denn Planner beginnt dort, wo Loop endet.
Sobald die Aufgabe also über einzelne Gespräche hinausgeht und mehrere Personen dauerhaft zusammenarbeiten, entwickelt sich der Planner zu einem zentralen Werkzeug in deiner Planung, da du durch den gemeinsamen Status innerhalb eines Planner-Plans die perfekte Übersicht über den aktuellen Stand deines Projekts erhältst. Jede Aufgabe verfügt dabei über einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen festen Platz innerhalb des Projekts. Dadurch werden aus vagen Aussagen wie „Das müssten wir mal machen“ konkrete Verantwortlichkeiten.
Ein weiterer großer Vorteil liegt in der bewusst simplen Gestaltung von Planner. Diese Designentscheidung führt dazu, dass deine Mitarbeiter auch ohne aufwändige Schulung produktiv mit dem Planner arbeiten können, da der Prozess von Aufgaben ansehen, bearbeiten und abschließen komplett intuitiv funktioniert, ohne auf komplexe Prozesse oder zusätzliche Systeme zurückgreifen zu müssen. Genau deshalb ist Planner für viele Unternehmen das Standardwerkzeug für die Zusammenarbeit im Team.
Und hier unsere Faustregel für den Planner:
Sobald mindestens zwei Personen wissen müssen, wer welche Aufgabe übernimmt und diese nicht direkt im selben Termin erledigt wird, solltest du Planner verwenden.
Planner Premium
Wann wird Projektplanung zur echten Planung?
Planner funktioniert hervorragend für das Management von aufwändigen, aber dafür statischen Aufgaben. Doch sobald unterschiedliche Projektschritte aufeinander aufbauen, kommt der Planner in eine Bredouille. Du kannst zwar das Fälligkeitsdatum zu Beginn der Aufgabe festlegen und auch im Laufe des Projektverlaufs verändern, aber dabei werden die anderen Aufgaben innerhalb des Projekts nicht beeinflusst. Im schlimmsten Falle ist der bestellte Kran eine Woche zu früh reserviert, obwohl die Baustelle noch nicht weit genug fortgeschritten ist. Und genau diese Schwäche merzt der Planner Premium aus, indem er neben zusätzlichen Feldern und Ansichten deine Termine berechnet, statt sie lediglich einzutragen.
Durch Abhängigkeiten kannst du die Aufgaben zusätzlich noch miteinander verknüpfen. Verschiebt sich also ein Vorgang, werden die nachfolgenden Aufgaben automatisch angepasst. In Kombination mit Zielen, Verantwortlichen und Zeitachsen in Form von Gantt-Diagrammen schaffst du also eine perfekte Grundlage für eine dynamische Planung.
Dadurch eignet sich Planner Premium insbesondere für Projekte mit
festen Terminabhängigkeiten
komplexen Abläufen
mehreren Projektphasen
detaillierter Ressourcenplanung
hohem Bedarf an Termintransparenz
Allerdings hat diese Genauigkeit auch ihren Preis. Neben zusätzlichen Lizenzkosten steigt auch der Pflegeaufwand erheblich. Wenn du schon Erfahrungen mit dem Planner Premium gemacht hast, ist dir klar, wie viel Disziplin ein sauber gepflegter Premium-Plan benötigt im Vergleich zu einem klassischen Planner-Board.
Der einfache Entscheidungsbaum für den Alltag
Falls du künftig vor der Frage stehst, welches Aufgabenwerzeug für deine Projekte das Richtige darstellt, haben wir dir eine simple Graphik erstellt, mit deren Hilfe es dir einfacher fallen sollte, eine passende Entscheidung zu treffen.
Fazit
Das kleinste sinnvolle Werkzeug gewinnt
In vielen Unternehmen verkomplizieren die Mitarbeiter das Thema Aufgabenmanagement, weil sie direkt zum größten und mächtigsten Tool greifen, statt das passende Tool für die jeweiligen Use-Cases auszuwählen. Diese wären zusammengefasst:To Do hilft dir bei deinen persönlichen Aufgaben, Loop unterstützt die Zusammenarbeit rund um Gespräche und Besprechungen, Planner schafft Transparenz im Team und Planner Premium kommt dann zum Einsatz, wenn für dein Projekt echtes Projektmanagement mit Abhängigkeiten und Terminberechnungen erforderlich wird.
Und als Geheimtipp können wir dir raten, immer das kleinste Werkzeug zu nutzen, das deine Frage zuverlässig beantwortet. So reduzierst du den Pflegeaufwand und stellst sicher, dass deine Prozesse langfristig funktionieren, ohne 20% eines großen Tools zu nutzen statt 100% eines kleinen.
Produktive Grüße
Katharina von Team Veroo
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