Aufgabenmanagement in M365
Aktualisiert: 14. Sept.
Wann nutzt du ToDo, Loop, Planner oder Planner Premium?
Microsoft 365 bietet inzwischen gleich mehrere Werkzeuge für Aufgabenmanagement - Microsoft To Do, Loop, Planner und Planner Premium (ehemals Project for the Web)
Sie alle verfolgen das gleiche Ziel. Aufgaben organisieren und Arbeit strukturieren. Und gleichzeitig überschneiden sich deren Funktionen, wodurch viele Mitarbeiter vor einer entscheidenden Problematik stehen.
Wenn jedes dieser Tools Aufgaben anlegen, Fälligkeiten verwalten und teilweise sogar Verantwortlichkeiten zuweisen kann, welches Werkzeug nutze ich eigentlich wann?
Statt sich also zu wundern, welches Tool besser darin ist, Abhängigkeiten festzulegen, Gantt-Diagramm anzulegen und Kommentare zu hinterlegen, solltest du dich damit beschäftigen,
Welche Frage soll das Werkzeug beantworten?
Genau dieser Perspektivwechsel macht die Entscheidung plötzlich erstaunlich einfach. Timo hat uns das Ganze im aktuellen Video zusammengefasst und sogar noch einen 5. Insider-hack mit hinzugefügt, schau's dir gerne an!
Inhalt
Microsoft To Do
...und die Frage: "Was mache ich als Nächstes?"
Microsoft To Do ist das kleinste und gleichzeitig am häufigsten unterschätzte Werkzeug im Microsoft 365-Universum. Viele sehen darin lediglich eine digitalen Checkliste, obwohl es so viel mehr kann. Denn wie Timo im Video erläutert, ist To Do eher dein persönlicher Arbeitseingang, insbesondere für kleine Aufgaben wie einen Rückruf, eine Freigabe oder die nachträgliche Zeiterfassung. Die direkte Integration von To Do in deinem M365 Tenant ist besonders nice, denn sobald du eine E-Mail zur Nachverfolgung markierst oder eine Aufgabe aus Planner zugewiesen bekommst, erscheint diese automatisch in deiner persönlichen Aufgabenübersicht.
Der eigentliche Mehrwert von To Do liegt also darin, dass alle täglichen Aufgaben an einem zentralen Ort zusammenlaufen.
Für das Arbeiten im Team ist ToDo nicht die erste Wahl. Zwar lassen sich Listen teilen und Aufgaben ebenfalls zuweisen, doch es entsteht kein gemeinsamer Projektstatus. Jeder sieht hauptsächlich seine eigene Perspektive und seine Daily Doings. Deswegen hat Timo hier eine ziemlich geniale Faustregel formuliert:
"Wenn außer dir niemand wissen muss, ob eine Aufgabe erledigt wurde, dann gehört sie in To Do."
Microsoft Loop
...und die Frage: "Was haben wir besprochen und was folgt daraus?"
Kaum ein Microsoft-Werkzeug sorgt bei unseren Business-Szenario-Workshops für so viele Diskussionen wie Loop. Das liegt vor allem daran, dass Loop gleichzeitig ein Dokumentationswerkzeug, eine Kollaborationsplattform und eine Aufgabenliste sein möchte und das ja auch kann.
Die größte Stärke von Loop sind die sogenannten Komponenten. Inhalte können hierbei in Teams-Chats, E-Mails, Besprechungen oder Beiträgen eingebettet werden und bleiben überall synchronisiert, d.h., sie liegen in Echtzeit vor auch dann, wenn Veränderungen in der Loop Page vorgenommen werden. Änderst du also einen Inhalt an einer Stelle, wird er automatisch an allen anderen Stellen aktualisiert.
Dadurch eignet sich Loop hervorragend für die Nachbereitung von Meetings und Workshops. Wurden in eurem Meeting z.B. einige wenige Aufgaben definiert, die anschließend abgearbeitet werden müssen, kannst du diese direkt im Kontext der Diskussion in einem Loop-Workspace festhalten.
Allerdings stößt Loop auch ziemlich schnell an seine Grenzen, sobald euer Projekt langfristig betreut werden muss. Du verfügst in Loop weder über den klassischen Projektstatus noch existiert eine Struktur für wiederkehrende Aufgaben. Demnach verliert ihr schnell die Übersicht und nach einigen Monaten weiß oft niemand mehr genau, in welcher Komponente welche Informationen abgelegt wurden.
Timo umschreibt das im Video so, dass Loop sich deshalb besonders dann eignet, wenn folgende Punkte erfüllt sind:
Die Aufgaben entstehen aus einem konkreten Gespräch
Das Team ist überschaubar
Das Thema ist abgeschlossen, sobald die Aufgaben erledigt sind
Auch hier bekommen wir wieder eine Faustregel an die Hand:
"Sobald dieselbe Art von Aufgabe regelmäßig wieder auftaucht, wechselst du zu Planner."
Schau dir all das gerne direkt auf unserem Youtube-Kanal an, hier wird alles nochmals ausführlicher erklärt.
Microsoft Planner
...und die Frage: "Wer macht was und bis wann?"
Denn Planner beginnt dort, wo Loop endet, super easy als Gedankenstütze.
Sobald eine Aufgabe über einzelne Gespräche hinausgeht und mehrere Personen dauerhaft zusammenarbeiten, entwickelt sich der Planner zu einem zentralen Werkzeug in deiner Planung, da du durch den gemeinsamen Status innerhalb eines Planner-Plans die perfekte Übersicht über den aktuellen Stand deines Projekts erhältst. Jede Aufgabe verfügt dabei über einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und einen festen Platz innerhalb des Projekts. Dadurch werden aus vagen Aussagen wie „Das müssten wir mal machen“, konkrete Verantwortlichkeiten.
Ein weiterer großer Vorteil dieses Tools liegt in der bewusst simplen Gestaltung von Planner. Diese Designentscheidung führt dazu, dass deine Mitarbeiter auch ohne aufwändige Schulung produktiv mit dem Planner arbeiten können, da der Prozess von Aufgaben ansehen, bearbeiten und abschließen komplett intuitiv funktioniert, ohne auf komplexe Prozesse oder zusätzliche Systeme zurückgreifen zu müssen. Genau deshalb sieht Timo nach Jahren der Projektleitung und der Implementierung des Planners bei Kunden den Planner als Standardwerkzeug für die Zusammenarbeit in Teams.
Die Faustregel für den Planner lautet also wie folgt:
Sobald mindestens zwei Personen wissen müssen, wer welche Aufgabe übernimmt und diese nicht direkt im selben Termin erledigt wird, solltest du Planner verwenden.
Planner Premium
...und die Frage: "Wann wird Projektplanung zur echten Planung?"
Der Microsoft Planner funktioniert hervorragend für das Management von aufwändigen, aber dafür statischen Aufgaben. Doch sobald unterschiedliche Projektschritte aufeinander aufbauen, kommt der Planner Basic einfach an sein Limit. Du kannst zwar das Fälligkeitsdatum zu Beginn der Aufgabe festlegen und auch im Laufe des Projekts verändern, die anderen Aufgaben innerhalb des Projekts werden davon jedoch nicht beeinflusst. Im schlimmsten Falle ist der bestellte Kran eine Woche zu früh reserviert, obwohl die Baustelle noch nicht weit genug fortgeschritten ist. Und genau diese Schwäche gleicht der Planner Premium aus, indem er neben zusätzlichen Feldern und Ansichten deine Termine berechnet, statt sie lediglich einzutragen. Natürlich hat der Planner Premium auch noch einiges mehr an Tools und Features im Gepäck, die deine Planung zu einem echten Projektmanagement machen.
Durch Abhängigkeiten kannst du nämlich die Aufgaben zusätzlich noch miteinander verknüpfen. Das bedeutet also, verschiebt sich ein Vorgang, werden die nachfolgenden Aufgaben automatisch angepasst. In Kombination mit Zielen, Verantwortlichkeiten und Zeitachsen in Form von Gantt-Diagrammen schaffst du zudem eine perfekte Grundlage für eine dynamische Planung.
Dadurch eignet sich Planner Premium insbesondere für Projekte mit:
Festen Terminabhängigkeiten
Komplexen Abläufen
Mehreren Projektphasen
Detaillierter Ressourcenplanung
Hohem Bedarf an Termintransparenz
unterschiedlichen Verantwortlichkeiten
Übergeordneten Zielen uvm.
Das sind lediglich einige Benefits, welche dieses durchaus mächtige Tool mitbringt. Allerdings hat diese Genauigkeit auch ihren Preis. Neben zusätzlichen Lizenzkosten steigt auch der Pflegeaufwand erheblich, um den sich auch jemand kümmern muss. Wenn du schon Erfahrungen mit dem Planner Premium gemacht hast, ist dir klar, wie viel Disziplin ein sauber gepflegter Premium-Plan benötigt im Vergleich zu einem klassischen Planner-Board.
Schau dir ger nauch unsere anderen Videos von Sarah und Timo auf dem Youtube-Kanal an, hier gibt's einiges zum Planner, Planner Premium und dem wichtigen Themebereich des Task-Managements ins M365.
Hinweis und Tipp Nummer 5
Microsoft Excel
Noch immer ist Excel fester Bestandteil echter Projektplanung in den Unternehmen, deshalb darf es an dieser Stelle auch nicht fehlen. Timo geht hier explizit am Ende des Videos nochmals darauf ein, jedoch nicht inhaltlich und was die Features betrifft, viel eher in Sachen Strategie. Diese eine, wichtige Excel-Datei kann zwar nämlich meist alles, kostet nichts und ja, auch wir bei Veroo haben lange Zeit sehr viel in Excel gefahren. All das ehrlich gesagt bis zur 500. Xy-Finalfinal-Datei…
Wir möchten diesbezüglich also nicht urteilen, ein jeder Unternehmer sollte hier spezifisch entscheiden. Ein Umdenken lohnt sich dennoch, da eine schnell zerstörte Excel-Datei oder auch Probleme mit dem Netzlaufwerk kein Anlass sein sollten das Projekt in den Sand zu setzen oder wichtige Themen zu übersehen. Es gibt Alternativen, ein Blick in die Werkzeugkiste am M365-Himmel lohnt sich definitiv.
Der einfache Entscheidungsbaum für den Alltag
Falls du künftig vor der Frage stehst, welches Aufgabenwerzeug für deine Projekte das Richtige darstellt, haben wir dir eine simple Graphik erstellt, mit deren Hilfe es dir einfacher fallen sollte, eine passende Entscheidung zu treffen.
Timos Fazit zusammengefasst
In vielen Unternehmen verkomplizieren die Mitarbeiter das Thema Aufgabenmanagement, weil sie direkt zum größten und mächtigsten Tool greifen, statt das passende Tool für die jeweiligen Use-Cases auszuwählen. Diese waren, um es nochmals zummenzufassen, To Do, das dir bei deinen persönlichen Aufgaben hilft, Loop, das dich bei der Zusammenarbeit rund um Gespräche und Besprechungen unterstützt, Planner, das Transparenz im Team schafft und Planner Premium, welcher dann zum Einsatz kommt, wenn für dein Projekt echtes Projektmanagement mit Abhängigkeiten und Terminberechnungen erforderlich wird.
Und als Geheimtipp können wir dir raten, immer das kleinste Werkzeug zu nutzen, das deine Frage zuverlässig beantwortet. So reduzierst du den Pflegeaufwand und stellst sicher, dass deine Prozesse langfristig funktionieren, ohne 20% eines großen Tools zu nutzen statt 100% eines kleinen.
Produktive Grüße von Team Veroo
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