Diese 5 Strukturfehler bremsen deinen Planner aus
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 17. Aug.
- 5 Min. Lesezeit
Ihr habt im Team voller Motivation einen neuen Planner-Plan erstellt, nachdem euer Kick-off ein voller Erfolg war, alle Beteiligten waren an Bord und innerhalb kürzester Zeit habt ihr die ersten Aufgaben angelegt. Doch ein paar Wochen später sieht die Realität oft anders aus. Aufgaben bleiben liegen, niemand fühlt sich verantwortlich und der Planner wird immer seltener geöffnet.
Wenn dir dieses Szenario bekannt vorkommt, liegt das meist nicht an mangelnder Disziplin im Team, sondern häufig steckt ein Strukturproblem dahinter. Genau deshalb lohnt es sich, mithilfe dieses Blogs und unserem passenden YouTube-Video dazu einen Blick auf die häufigsten Fehler im Microsoft Planner zu werfen und zu verstehen, wie du sie vermeiden kannst. Die folgenden fünf Probleme begegnen uns bei Veroo auch regelmäßig in Kundenprojekten und Workshops.
Inhalt
Die Buckets bilden nur den Status der Aufgabe ab
Wir sind uns sicher, das ist dir auch schon passiert, wenn du einen Planner angelegt hast. Deine Buckets heißen „To Do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Leider führt diese Struktur häufig dazu, dass sich Aufgaben im ersten Bucket sammeln und die Übersicht schnell verloren geht, weil du teilweise ewig scrollen musst, um bei großen Projekten alle Aufgaben einzusehen.
Die Lösung zu diesem Problem ist recht simpel. Mach dir die in den Planner-Aufgaben integrierten Statusinformationen zu Nutze und strukturiere deine Buckets nach Projektphasen, Arbeitspaketen oder Abteilungen. Statt „To Do“ könnte dein Plan beispielsweise die Bereiche „Planung“, „Umsetzung“ und „Abnahme“ enthalten. Dadurch kreierst du eine Struktur, die den tatsächlichen Projektverlauf abbildet und langfristig deutlich besser funktioniert.
Niemand fühlt sich verantwortlich
Oftmals legen unsere Kunden die Aufgaben zwar korrekt an, pflegen aber die Verantwortlichkeiten nicht konsequent genug. Folglich fühlt sich niemand wirklich zuständig, obwohl die Aufgabe gegebenenfalls sogar zeitkritisch ist.
Besonders problematisch wird es dann, wenn mehrere Personen für dieselbe Aufgabe eingetragen sind. Dementsprechend gehen deine Mitarbeiter dann häufig davon aus, jemand anderes werde sich schon kümmern. Aus diesem Grund haben wir bei uns im Unternehmen eine wichtige Regel festgelegt:
Jede Aufgabe hat genau eine verantwortliche Person.
Dadurch entsteht Klarheit und alle wissen sofort, wer für den nächsten Schritt die Verantwortung übernehmen muss. Wenn andere Teammitglieder mit der verantwortlichen Person kollaborieren sollen, kannst du diese zusätzlich Beteiligten über Kommentare, Checklisten oder Abstimmungen einbinden.
Der Plan wird zu detailliert
Zu Beginn eines Projekts entstehen oft viel (zu viele) Ideen. Schnell landen 50, 60 oder sogar 80 Aufgaben im Planner. Auf den ersten Blick wirkt das eigentlich super, denn du und dein Team wisst dadurch genau, was ihr für diese Projekt alles zu tun habt. Leider endet diese Fehlinterpretation häufig in unübersichtlichen Aufgabenchaos.
Gerade bei langfristigen Vorhaben haben auch wir bei Veroo die Tendenz dazu, diese oft viel zu früh und zu detailliert auszuarbeiten, wodurch auch wir damit umgehen müssen, wenn niemand die wirklich relevanten Aufgaben für die kommenden Tage findet.
Um genau diesen Produktivitätsblocker vorzubeugen, vertreten wir den Ansatz, nur die nächsten zwei bis drei Wochen detailliert zu planen und all die Tasks, welche in der Zukunft liegen, zunächst als größere Sammelaufgabe anzulegen und erst wenn die jeweiligen Aufgaben näher rücken, einen vollständigen Task daraus zu machen. Mithilfe von Checklisten kannst du zusätzlich dazu zukünftige Schritte dokumentieren, ohne deinen gesamten Plan zu übersättigen
Dadurch bleibt dein Planner übersichtlich und zeigt genau die Tasks an, die aktuell wichtig sind.
Der Planner ist nicht dort, wo gearbeitet wird
Selbst die beste Planung hilft wenig, wenn keines deiner Teammitglieder den Planner regelmäßig öffnet. Dieses Phänomen wird dadurch bestärkt, dass dein Mitarbeiter in Microsoft Teams, Outlook oder anderen Anwendungen kommunizieren, während der Planner irgendwo separat existiert.Und genau hier liegt ein großer Stolperstein. Denn Mitarbeiter arbeiten für gewöhnlich viel lieber in den Anwendungen, die ohnehin den ganzen Tag geöffnet sind und alles andere gerät schnell in Vergessenheit. Deshalb solltest du den Planner so nah wie möglich an der tatsächlichen Arbeitsumgebung platzieren. Wird ein Projekt beispielsweise hauptsächlich in einem Teams-Kanal bearbeitet, hängst du den zugehörigen Planner direkt dort ein. Dadurch sind deine Mitarbeiter nur einen Klick von ihm entfernt und sie greifen automatisch viel öfter auf ihn zurück. Auch eine eigene Planner-Web-App kann dabei helfen. Denn je einfacher der Zugriff ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Aufgaben regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden.
Falls du nicht weißt, wie man das macht, zeigt Timo das im Video im Schnelldurchlauf.
Niemand weiß, wann eine Aufgabe wirklich fertig ist
Manche Aufgaben bleiben wochenlang offen, obwohl der eigentliche Arbeitsaufwand längst erledigt wurde. Der Grund dafür ist häufig überraschend simpel: Es gibt keine gemeinsame Definition davon, wann die Aufgabe als abgeschlossen gilt.
Hier hilft ein Konzept aus dem Projektmanagement, die sogenannte Definition of Done (DoD).
DoD beinhaltet den zusätzlichen Schritt, bereits in der Aufgabenbeschreibung festzuhalten, wann eine Aufgabe offiziell abgeschlossen ist. Ein kurzer Satz wie „Fertig, wenn der Kunde die Präsentation freigegeben hat“ schafft sofort Klarheit unter deinen Kollegen.
Dadurch wissen alle Beteiligten, wann eine Aufgabe tatsächlich beendet ist und sie verlieren die Furcht davor, sie auch abzuhaken. Gleichzeitig ergibt sich der praktische Nebeneffekt, dass du unnötige Diskussionen innerhalb des Teams vermeidest und der Planner aktuell bleibt.
Ein regelmäßiges Planner-Ritual
Selbst wenn du alle fünf Fehler vermeidest, scheitern viele Planner-Boards langfristig daran, dass sich in deinem Unternehmen niemand darum kümmert, obwohl ein funktionierender Planner ohne regelmäßige Pflege jegliche Funktionalität verliert.Deshalb empfehlen wir dir als Projektmanager, dir einen festen Termin in deinem Kalender einzutragen, in welchem du beispielsweise einmal pro Woche deinen aktuellen relevanten Planner von oben bis unten überprüfst und sicherstellst, dass alles soweit nach deinen Vorstellungen läuft.
Dabei können dir diese 4 Fragen helfen:
Welche Aufgaben sind abgeschlossen?
Wo gibt es Hindernisse oder Blocker?
Welche Themen müssen eskaliert werden?
Welche Aufgaben werden neu terminiert?
Bereits 15 bis 30 Minuten pro Woche können ausreichen, um den Planner aktuell und nützlich zu halten. Ohne dieses Ritual verliert selbst ein gut aufgebauter Plan mit der Zeit an Wert. Mit einem festen Review-Termin bleibt er dagegen ein wirkungsvolles Werkzeug für die Zusammenarbeit.
Fazit
Wenn dein Planner-Board nicht richtig funktioniert, liegt die Ursache selten am Tool selbst. In den meisten Fällen sind es kleine strukturelle Fehler, die langfristig für Frust und geringe Akzeptanz in deinem Team sorgen.
Sobald du deine Buckets sinnvoll aufbaust, klare Verantwortlichkeiten definierst, nicht zu detailliert planst, den Planner direkt in den Arbeitsalltag integrierst und eindeutige Abschlusskriterien festlegst, schaffst du bereits die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Aufgabenmanagement.
Und mit einer festen wöchentlichen Planner-Review steigen die Chancen erheblich, dass aus einem kurzfristigen Organisationsversuch ein dauerhaft funktionierender Prozess wird. Wir hoffen, diese 5 Probleme und ihre Lösungen helfen dir dabei, das wahre Potenzial des Planners freizuschalten und deine Produktivität aufs nächste Level zu heben.
Liebe Grüße
Katharina von Team Veroo
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