So rechnet der Planner Premium
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 19. Apr.
- 5 Min. Lesezeit
Dauer, Aufwand und das magische Dreieck endlich verstanden!
Du hast endlich Planner Premium freigeschaltet bekommen, bist voller Tatendrang, willst deine Projekte planen und dann passiert was ziemlich Merkwürdiges. Du verschiebst dein Enddatum und plötzlich stimmen die Aufwandsstunden nicht mehr. Ein anderes Szenario wäre, dass du eine zweite Person zuweist und der Aufwand verdoppelt sich urplötzlich. Ok, strange.😊
Die Berechnungslogik des Planner Premium verwirrt ehrlich gesagt viele Nutzer am Anfang. Aber sobald du das Prinzip dahinter verstanden hast, wird all das recht schnell verständlich. Genau das schauen wir uns in diesem Artikel an und natürlich im dazugehörigen Video auf Youtube. Dort zeigen wir dir jeden Schritt live im Tool.
Inhalt
Kalkulation im Planner Premium
Im normalen Planner hattest du nur Start, Ende und eine Dauer dazwischen. Mit Planner Premium kommt ein entscheidendes Feld hinzu, nämlich der Aufwand. Und genau hier beginnt die Verwirrung. Denn Dauer und Aufwand sind grundverschieden zu betrachten.
Zum Verständnis:
1.) Der Aufwand ist die tatsächliche Arbeitszeit, die insgesamt investiert werden muss, um eine Aufgabe abzuschließen. Egal ob das an einem Tag oder verteilt über eine ganze Woche passiert. Dh., 8 Stunden Aufwand bleiben 8 Stunden Aufwand.
2.) Die Dauer hingegen ist der Kalenderzeitraum von Start bis Ende. Wenn du täglich nur 2 Stunden an einer 8-Stunden-Aufgabe arbeitest, beträgt die Dauer eben nicht einen Tag, sondern 4 Tage.
3.) Dazu kommt die Ressourcenzuordnung. Also wie viele Stunden pro Tag eine Person für diese Aufgabe eingeplant ist. Und diese drei Felder, Aufwand, Dauer und Ressourcenzuordnung, bilden das, was wir liebevoll das „magische Dreieck“ nennen. (Jetzt verstehst du sicher auch den Wink im Titel)
Das magische Dreieck. Aufwand × Ressourcen = Dauer
Stell dir eine die einfache Formel vor: Du hast drei Variablen, die immer in Balance sein müssen. Änderst du eine, muss sich mindestens eine andere anpassen. Genau so arbeitet der Planner Premium. Eigentlich sehr easy, nur muss man's eben auch wissen.
Ein Beispiel:
Du hast eine Aufgabe mit 8 Stunden Aufwand und eine Person, die 8 Stunden pro Tag arbeitet. Ergebnis =1 Tag Dauer. Soweit logisch.
Jetzt verschiebst du das Enddatum eine Woche nach vorne. Was passiert?
Standardmäßig - und hier kommt der entscheidende Punkt - rechnet der Planner Premium mit einer „festen Dauer“. Das heißt, die Dauer bleibt wie du sie eingestellt hast und stattdessen wird der Aufwand neu berechnet. Das führt dazu, dass deine Stundenzahlen plötzlich nicht mehr stimmen, obwohl du eigentlich nur das Datum geändert hast.
Warum ist die „feste Dauer“ der Standard?
Auf den ersten Blick wirkt das kontraintuitiv und sehr mühsam. Die meisten von uns denken vermutlich „Meine Aufgabe braucht 8 Stunden, das soll sich nicht ändern, nur weil ich den Zeitrahmen verschiebe.“ Und das ist auch völlig nachvollziehbar.
Aber gleichzeitig gibt es Szenarien, in denen die feste Dauer absolut schlüssig ist. Denke zum Beispiel mal an Schulungen.
Du verkaufst drei Tage Workshop. Egal ob du einen Trainer schickst oder zwei, die Schulung dauert trotzdem 3 Tage. Der Aufwand steigt, weil mehr Personen, sprich Ressourcen, beteiligt sind.
Genau so rechnet der Planner im Standardmodus. Er rechnet mit mehr Ressourcen bei gleicher Dauer = mehr Aufwand.
Die drei Berechnungsmodi des Planner Premium im Überblick für dich
Beim Erstellen eines neuen Plans kannst du festlegen, welche Variable der oben beschriebenen fix bleibt. Im Video haben wir versucht dir das mit dem Dreieck mitunter auch grafisch darzustellen.
1. Feste Dauer (Standard)
Die Dauer bleibt immer gleich. Änderst du die Ressourcen, passt sich der Aufwand an. Ideal für zeitlich fixierte Projekte wie Events, Schulungen oder Meilensteine.
2. Fester Aufwand
Der Arbeitsaufwand bleibt gleich. Änderst du Ressourcen oder Dauer, wird das jeweils andere angepasst. Ideal, wenn der Arbeitsaufwand klar definiert ist, z. B. bei 8 Stunden Designarbeit ist es egal, wie viele Tage du dafür einplanst.
3. Feste Ressourcenzuordnung (Feste Einheiten)
Der Personeneinsatz bleibt konstant. Änderst du den Aufwand, verlängert oder verkürzt sich die Dauer automatisch. Ideal für Teams mit festen Kapazitäten.
ACHTUNG: Den Berechnungsmodus kannst du nur bei der Planerstellung festlegen!!! Nachträglich lässt er sich nicht mehr ändern. Also überlege dir vorher gut, welcher Modus zu deinem Projekt passt. Das ist bereits im Vorfeld sehr wichtig.
HowTo: So stellst du den Zeitplanungsmodus ein
Um den Berechnungsmodus zu wählen, brauchst du den Project Accelerator. Das ist eine Power-App-Lösung von Microsoft, die du in deinem Tenant installierst. Möglicherweise benötigst du dafür Admin-Rechte.
Nach der Installation findest du dort eine Power App namens „Project“. Dort gehst du auf „Pläne“, erstellst einen neuen Plan und scrollst vor dem Speichern nach unten zum „Zeitplanungsmodus“. Dort wählst du zwischen diesen drei Optionen:
• Feste Dauer
• Fester Aufwand
• Feste Einheiten (= feste Ressourcenzuordnung)
Der Ressourcenkalender. Damit der Planner deine Realität kennt
Der Planner rechnet standardmäßig mit 8 Stunden pro Tag, Montag bis Freitag. Aber was, wenn eine Person nur 50 % arbeitet? Oder am Freitag frei hat?
Genau dafür gibt es den Ressourcenkalender. Im Project Accelerator findest du unter der Registerkarte „Team“ alle geplanten Ressourcen.
Klickst du auf eine Person, siehst du ihre Arbeitszeiten und kannst sie individuell anpassen. Das geht pro Tag oder pro Woche. So stimmt die Berechnung auch für Teilzeitkräfte und flexible Arbeitsmodelle.
Zuordnungen: Maximale Kontrolle mit dem Premium Plan 3
Mit dem Premium Plan 3 bekommst du ein zusätzliches Feld namens „Zuordnungen“. Damit siehst du pro Aufgabe und Person ganz genau, wie viel Leistung pro Tag eingeplant ist. Das ist für Projektmanager sehr von Vorteil.
Das Beste daran ist, dass du den Ressourceneinsatz manuell anpassen kannst auf Tages-, Wochen- oder Monatsebene. Das gibt dir volle Kontrolle über die Feinplanung deines Projekts.
Geleistete Stunden erfassen, ja oder nein?
Jede Person kann direkt in der Aufgabe eintragen, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und wie hoch der Restaufwand ist. Klingt praktisch, aber Vorsicht! Diese Eingaben verschieben deinen Projektplan, je nachdem, was die Leute dort eintragen.
Unsere Empfehlung hierfür ist daher, für die Zeiterfassung lieber ein dediziertes Time-Tracking-Tool (so wie unsere Time-Tracking-App 😊) zu nutzen und den Planner für die Planung sauber zu halten.
Was du jetzt tun kannst
Wenn du Planner Premium nutzt oder gerade einführst, nimm dir diese Punkte mit und schau sie dir genauer an…
Verstehe das magische Dreieck aus Aufwand, Dauer und Ressourcenzuordnung.
Leg den Zeitplanungsmodus bewusst fest! Das vor der Planerstellung.
Pflege den Ressourcenkalender für realistische Berechnungen.
Nutze Plan 3, wenn du maximale Kontrolle über Zuordnungen brauchst.
Trenne Zeiterfassung von Projektplanung.
Wenn du Unterstützung bei der Einführung von Planner Premium brauchst, melde dich gern. Von der Konfiguration bis zur Schulung begleiten wir mittelständische Unternehmen und ihre innovativen Teams dabei, Microsoft 365 Projektmanagement alltagstauglich zu machen.
Und natürlich sei an dieser Stelle noch erwähnt:
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Liebe Grüße und frohes Projekte-Managen
Sarah
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