Aus einer E-Mail einen Planner Task erstellen
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 16. Juli 2023
- 2 Min. Lesezeit
5 Wege, Aufgaben aus E-Mails mit deinem Team zu teilen
Suchst du nach effizienten Möglichkeiten, Aufgaben aus deinem Posteingang in Outlook direkt mit deinem Team zu teilen, um daran dann gemeinsam zu arbeiten? Dieser Blog-Beitrag führt dich durch fünf Methoden, um Aufgaben direkt aus Outlook in Planner zu erstellen und mit deinem Team zu delegieren. Als Goodie haben wir das Ganze sogar als YouTube-Beitrag hochgeladen.
Inhalt
Methode 1: Manuell Aufgaben erstellen
Die erste Methode ist noch recht manuell aber auch einfach zu bewerkstelligen. Hier erstellst du zunächst Aufgaben (bzw. eine Aufgabe mti entsprechendem Titel) in deinem bevorzugten Planner und bestückst die Aufgabe mit den erforderlichen Informationen aus der E-Mail. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, E-Mails hierbei direkt per Drag & Drop in den Dialog zu ziehen und hochzuladen. Wie genau das geht, erfährst du im ersten Kapitel des Videos.
Methode 2: Teilen via Microsoft Teams
Der zweite Weg erweitert den Kommunikationsrahmen. Das nämlich, indem du Microsoft Teams mit einbeziehst. Du kannst die Standardfunktion „Mit Microsoft Teams teilen“ direkt aus Outlook nutzen und die Nachricht ganz simpel in einen Kanal senden. Anschließend kannst du eine Aufgabe erstellen und delegieren. Der Vorteil dieser Methode ist die integrierte Kommunikationsplattform und die Möglichkeit, problemlos zwischen den Tools zu wechseln.
Methode 3: Automatisierung mit Power Automate
Automatisierung lässt deine Produktivität explodieren! Wenn du deine Arbeitsabläufe steigern möchtesn, kannst du als weitere Möglichkeit Power Automate verwenden.
Hierbei geht es darum einen eigenen Flow zu erstellen, der bei einer eingehenden E-Mail automatisch einen Planner Task erstellt. Indem du einen speziellen Ordner in deinem Posteingang einrichtest, kannst du steuern, für welche E-Mails Tasks erstellt werden sollen.
Hierfür haben wir ein ganz besonderes Special, denn für Mutige gibt es kostenfrei unser HowTo zum Download als PDF:
Methode 4: PowerApps
Das Ganze lässt sich noch weiter steigern! Die Verwendung von Power Apps bietet Usern nämlich einen erheblichen Vorteil in Bezug auf die Flexibilität. Mit Power Apps kannst du und dein Unternehmen eine App erstellen, die maßgeschneidert deinen Anforderungen entspricht. Egal, ob es dabei um das Ablegen von E-Mails, die Erstellung von Planner-Aufgaben oder die Verteilung von Projekt-Tasks geht – Mit einer Power App lässt sich im Grunde fast jede Vorstellung des eigenen Prozesses realisieren.
Stell uns gerne hierzu direkt Fragen, solltest du Interesse an einem solchen Vorhaben haben.
Methode 5: Verwendung von Add-Ons
Wenn dir die vorgestellten Methoden zu aufwändig erscheinen, gibt es fertige Add-Ons im Microsoft AppStore, die diese Aufgaben erledigen. Ein empfehlenswertes Add-On ist beispielsweise der Planner Pro, mit dem du deine E-Mails super einfach in einem Planner ablegen und direkt Aufgaben erstellen kannst.
Fazit
Wir hoffen, dass dir dieser Einblick in fünf Möglichkeiten zur Ablaufoptimierung und effizienterer Aufgabendelegierung geholfen hat.
Fragen oder Feedback gerne auf YouTube oder im direkten Kontakt mit uns.
Bis zum nächsten Blog und weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!
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