Copilot Cowork
Vom Antworten zum tatsächlichen Erledigen
Es ist keine Frage, wie gut Microsoft Copilot darin ist, deine Fragen zu beantworten, Inhalte zusammenzufassen und erste Textentwürfe zu erstellen, aber trotzdem bleibt bei der bisherigen Arbeitsweise häufig der wichtigste Schritt an dir hängen: Die Umsetzung.
Beispielsweise erstellt dir Copilot zwar eine E-Mail, aber du musst sie anschließend selbst übernehmen und versenden. Er schlägt eine Dokumentstruktur vor, aber du musst daraus noch eine fertige Datei bauen. Oder er fasst Informationen zusammen, während die eigentliche Aufgabe weiterhin auf deiner To Do-Liste steht.
Genau an dieser Stelle setzt Microsoft Copilot Cowork an. Cowork soll nicht nur auf deine Fragen reagieren, sondern Aufgaben schrittweise bearbeiten, mit dir interagieren und daraus konkrete Ergebnisse erzeugen. Kurzum:
Copilot Chat beantwortet Fragen. Copilot Cowork übernimmt delegierte Aufgaben.
In diesem Blog schauen wir uns genauer an, was das für deinen Arbeitsalltag bedeutet, wie Cowork mit Microsoft 365-Inhalten arbeitet und welche Punkte du vor der Nutzung beachten solltest. Natürlich haben wir für die YouTube-Liebhaber unter euch auch ein passendes Video dazu!
Inhalt
Copilot Chat vs Copilot Cowork
2 unterschiedliche Ansätze
Beim klassischen Copilot Chat beginnt die Zusammenarbeit normalerweise mit einer Frage oder einem Prompt, dessen in vielen Fällen eine echt gute Grundlage darstellt. Anschließend beginnt jedoch deine eigentliche Arbeit: Du prüfst den Text, überträgst Inhalte, speicherst Dateien oder führst die vorgeschlagenen Schritte selbst aus.
Cowork verfolgt einen anderen Ansatz. Statt nur einen einzelnen Output zu erzeugen, soll die KI Zusammenhänge zwischen deinen arbeitsbezogenen Informationen erkennen und eine Aufgabe über mehrere Schritte hinweg bearbeiten. Dabei können deine E-Mails, Meetings, Dateien und Teams-Nachrichten als mögliche Informationsquellen dienen.
Dadurch verschiebt sich deine Rolle. Du musst nicht mehr jeden Arbeitsschritt selbst ausführen, sondern kannst das gewünschte Ergebnis beschreiben und Cowork mit der Bearbeitung beauftragen.
Der Copilot Chat bleibt damit ein Assistent, während sich Cowork stärker in Richtung eines digitalen Mitarbeiters beziehungsweise eines Agenten entwickelt, der nicht nur Texte und Antworten liefert, sondern Aktionen und Workflows bearbeitet.
Vorgefertigte Prompts als Einstieg
Wenn du Cowork startest, werden dir vorgefertigte Prompts angezeigt. Und diese Vorlagen sind vor allem für den Einstieg hilfreich, denn sie vermitteln dir ein Gefühl dafür, wie du deine Aufgaben formulieren kannst und welche Arten von Workflows sich delegieren lassen.
Das Beste an Cowork ist, dass die Zusammenarbeit mit der KI interaktiv ist und Cowork während der Bearbeitung Rückfragen stellen, gefundene Informationen präsentieren und Auswahlmöglichkeiten anbieten kann. Damit unterscheidet sich die Arbeitsweise deutlich von einem Chat, der nach der Ausgabe eines Textes auf den nächsten Prompt wartet.
Arbeiten mit deinen Microsoft 365-Daten
Der eigentliche Mehrwert von Cowork entsteht aber durch die Verbindung zu deiner Arbeitsumgebung. Cowork teilt in dem Fall deine bestehenden Zugriffsrechte und kann auch auf deinen Kalender, Planner-Pläne sowie auf deine Daten aus OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams zugreifen, wodurch du nicht jede Information einzeln kopieren und in einen Prompt einfügen musst. Stattdessen kannst du vorhandene Inhalte als Kontext übergeben und Cowork daraus ein neues Ergebnis erarbeiten lassen.
Gerade bei umfangreicheren Aufgaben ist dieser Kontext entscheidend. Eine basic KI kann beispielsweise eine Vorlage für eine Tabelle erstellen. Cowork kann dagegen bereitgestellte Arbeitsinhalte untersuchen und die Tabelle mit Informationen aus deiner Microsoft 365-Umgebung befüllen. Dementsprechend ist es ein Leichtes, Cowork beispielsweise mit der Strukturierung eines Projektordners, der Aufbereitung vorhandener Unterlagen oder der Zusammenführung verschiedener Informationsquellen zu beauftragen.
Ein Plan statt einer einzelnen Antwort
Nachdem du mit deinem Prompt zufrieden bist und Cowork angefangen hat, zu arbeiten, erstellt Cowork erst einmal einen Plan und arbeitet diesen danach schrittweise ab.
Dabei zeigt er dir an, welche Teilschritte vorgesehen sind und wie weit die Verarbeitung fortgeschritten ist.
Besonders cool an dieser Arbeitsweise ist, dass du jederzeit während der Bearbeitung eingreifen kannst und beispielsweise weitere Informationen ergänzen, zusätzliche Anforderungen formulieren oder Fragen stellen kannst, ohne abwarten zu müssen, bis die komplette Verarbeitung abgeschlossen ist.
Und ein noch beeindruckender Produktivitätsboost liegt darin, dass du parallel an einer anderen Aufgabe weitermachen kannst, während Cowork seine Arbeit macht.
Darin liegt ein großer Unterschied zwischen dem klassischen Copilot Chat, bei dem du einen Prompt formulierst, das Ergebnis erhältst, es gegenprüfst und anschließend den nächsten Schritt startest und Copilot Cowork, das einen zusammenhängenden Arbeitsprozess bearbeitet, während du weiterhin Einfluss auf das Vorgehen nehmen kannst.
Die Aufgabenübersicht für die KI-Arbeit
Damit du bei mehreren gleichzeitig bearbeiteten Themen nicht den Überblick verlierst, bietet Cowork eine Aufgabenübersicht, ähnlich zu einem kleinen Kanban-Board. Hierbei ordnet Cowork die Aufgabe danach ein, ob eine Eingabe von dir erforderlich ist, ob sie gerade bearbeitet werden, bereits fertig sind oder noch geplant werden.
Das ist vor allem deshalb relevant, weil mehrstufige Aufgaben nicht unbedingt innerhalb weniger Sekunden abgeschlossen sind. Durch die Übersicht kannst du erkennen, woran Cowork aktuell arbeitet und bei welchen Vorgängen dein Eingreifen notwendig ist.
Der KI-Denkprozess wird dadurch nachvollziehbarer, wodurch du nicht einfach eine komplexe Aufgabe abgibst und auf irgendein Ergebnis wartest, sondern du kannst den Bearbeitungsstand verfolgen und bei Bedarf eingreifen.
Damit wird KI nicht nur zum Ideengeber, sondern zu einem Werkzeug für tatsächliche Arbeitsschritte.
Datenschutz vor der Aktivierung prüfen
So spannend die Funktionen sind, das Thema Datenschutz dürfen wir bei der Zusammenarbeit Cowork nicht vergessen, denn ein großes Fragezeichen steht hinter der Tatsache, dass deine eingegebenen Inhalte den Microsoft-Tenant verlassen und an Anthropic übergeben werden können. Deswegen ist es elementar, dass du dich mit deinem zuständigen IT-Parner oder deinem Datenschutzverantwortlichen im Unternehmen absprichst, wie und in welchem Umfang Cowork genutzt werden darf und sollte.
Natürlich bedeutet das nicht automatisch, dass du Cowork in deinem Team nicht einsetzen solltest, das stünde im Gegensatz zu allen Prinzipien, für die Microsoft steht, aber es gehört einfach eine gewisse Schulung deiner Mitarbeiter dazu.
Vor der Freigabe solltet ihr unter anderem folgende Fragen intern klären:
Welche Daten dürfen mit Cowork verarbeitet werden?
Welche Inhalte sind ausgeschlossen?
Welche Nutzergruppen erhalten Zugriff?
Welche Richtlinien gelten für vertrauliche Unternehmensinformationen?
Wie werden Mitarbeitende über die richtige Nutzung informiert?
Falls ihr auf Komplikationen oder Konflikte stoßt, kommt gerne auf uns zu, wir stehen euch auch in Sachen KI zur Seite!
Wie wird Cowork aktiviert?
Da sich Copilot Cowork aktuell noch im Frontier-Programm befindet, muss der User, für den du Cowork freischalten willst, zuerst einmal daran teilnehmen. Wir zeigen dir im Video, wie das geht.
Anschließen musst du im Admin Center die Verwendung des Claude-Sprachmodells aktivieren.
Denn erst danach lässt sich Cowork direkt über den M365 Copilot Chat unter den verfügbaren Agenten suchen und öffnen.
Fazit
Aus dem KI-Assistenten wird ein digitaler Mitarbeiter
Während der klassische Copilot Chat vor allem auf Fragen reagiert und Texte oder Antworten liefert, bearbeitet Cowork Aufgaben mehrstufig und eigenständig mithilfe von deinen M365-Inhalten, die du bereitstellst. Cowork kann diese dann in Beziehung setzen, einen Arbeitsplan erstellen und dir während der Bearbeitung Rückfragen stellen, wodurch Cowork konkrete Dateien als Ergebnis erzeugt. Dadurch fühlt sich die Nutzung weniger wie ein klassischer Chat und stärker wie eine tatsächliche Zusammenarbeit mit einem digitalen Mitarbeiter an.
Trotzdem wiederholen wir gerne unsere Warnung.
Die Begeisterung für die neuen Funktionen dürfen nicht dazu führen, Datenschutz und Governance in deinem Unternehmen zu vernachlässigen.
Denn wenn Inhalte den eigenen Microsoft-Tenant verlassen können, braucht es klare Regeln, eine bewusste Freigabe und gut informierte Mitarbeiter.
Sofern du dies beachtest, kann man ohne Probleme behaupten, dass Cowork den nächsten großen Schritt in der KI-gestützten Arbeit markiert. Weg vom reinen Erstellen von Vorschlägen und hin zum tatsächlichen Bearbeiten vollständiger Aufgaben.
Futuristische Grüße
Katharina von Team Veroo
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