Copilot Cowork: So berechnest du eure Kosten
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- vor 1 Tag
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Was dich wirklich erwartet und wie du die Ausgaben im Griff behältst
Im Rahmen der Update-Welle von Copilot, die seit Anfang Juli die KI-Welt durchflutet, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, das Ganze ein bisschen aufzudröseln und für euch zugänglicher zu machen. Die Kostenberechnungen haben sich grundlegend geändert. Flatrate ist nicht mehr, ihr bezahlt nun auf Leistungsbasis. Und das ist auch kein Copilot-spezifisches Thema, sondern zahlreiche Anbieter switchen nun um.
Und da die Ursache aller Probleme oftmals in den Kosten liegt, dienen der heutige Blog und das passende YouTube-Video dazu, dich an diesem springenden Punkt abzuholen und dir den Eintritt in die Copilot Cowork-Welt zu vereinfachen.
Denn Leistung hat ihren Preis und Microsoft hat diesen ordentlich angezogen.
Inhalt
Goodie: Unsere kostenlose Potenzialanalyse
Wir haben euch ein kostenfreies Formular zur Berechnung eurer tatsächlichen Kosten durch Copilot und Copilot Cowork erstellt und es euch hier eingehängt. Natürlich beraten wir auch unverbindlich, falls das für euer Unternehmen interessant ist.
Von der Flatrate zum Pay-per-Use-Modell
Bis zu diesem verhängnisvollen 1. Juli 2026 konnte man die Kostenfrage bezüglich Copilot und Cowork in einem Satz beantworten: „Sofern dein Mitarbeiter über eine Copilot-Lizenz verfügt, gibt es keine Einschränkungen bezüglich der Nutzung“.
Kurzum, es war egal, wie viele Prompts und Tasks Copilot (Cowork) übernommen hatte, dein Unternehmen hatte planbare Kosten zwischen 20-30€ pro User, je nach Mitarbeitermenge. Ganz klar kalkulierbare Fixkosten. Nun hat Microsoft durch die Weiterentwicklung von Cowork in Richtung eines eigenständigen digitalen Mitarbeiters dieses Konzept komplett über den Haufen geworfen und durch nutzungsbasierten Kosten ersetzt, abhängig vom tatsächlichen Aufwand, den Cowork mit den jeweiligen Aufgaben hat. Konkret heißt das also...
Je komplexer deine Aufgabe ist, desto höher die Kosten.
Es geht hier ganz einfach um den benötigten Energieaufwand.
Copilot Credits
Die neue Währung der KI-Nutzung
Vorneweg kann ein kleiner Trost für dich sein, dass das geänderte Preismodell sich ausschließlich auf Copilot Cowork bezieht. Dein Copilot Chat ist nicht betroffen. Dennoch lässt die neue Forderung Unternehmer natürlich schlucken, nachdem wir bisher frei und ohne Grenzen kreativ sein konnten, wenngleich all dies verständlich ist. Denn KI benötigt unwahrscheinlich viel Rechenleistung und Energie.
Das neue System basiert auf sogenannten Credits, die je nach erforderter Leistung dann ins Gewicht schlagen.
Ein Credit entspricht ca. 1 Cent.
Erstmal klingt das nach wenig, doch entscheidend ist, wie viele Credits für eine Aufgabe benötigt werden.
Wie entstehen die Kosten?
Die 4 wichtigsten Einflussfaktoren
Die Berechnung der verbrauchten Credits pro Aufgabe basiert auf vier zentralen Variablen, die wir euch hier ganz kurz erklären möchten, analog zum aktuellen Video von Sarah und Timo (Gern könnt ihr natürlich auch hier reinschaun) (Link mit Pic)
1. Kontext & Datenmenge
Einen großen Einfluss hat das Ausmaß der Informationen, welche die KI verarbeiten muss, um den Task zu beenden. Entscheidenden Faktoren hierbei sind…
E-Mails
Meetings
CRM-Daten
Support-Tickets
2. Tool-Nutzung
Welche Werkzeuge werden benötigt?
einfache Web-Recherche ist günstiger
PowerPoint-Erstellung oder komplexe Outputs wie Exceltabellen sind teurer
3. KI-Modell (LLM)
Wenn du dir das letzte YouTube-Video angeschaut hast, weißt du noch, dass du bei Cowork nun zwischen unterschiedlichen LLMs wechseln kannst. Je nach gewähltem Modell variieren die Kosten stark.
Standardmodelle sind wirtschaftlich (GPT 5.5)
Leistungsstarke Modelle deutlich teurer (Claude Opus 4.8, Claude Sonnet 4.6)
4. Laufzeit (Runtime)
Als letzter Kostenfaktor kommt die Zeit dazu, welche Cowork Ressourcen bindet, um die gestellte Aufgabe zu bearbeiten. Zeit entspricht hier tatsächlich Geld.
Praxisbeispiel
Um ein Gefühl für die Credit-Usage zu bekommen, haben wir ein realistisches Szenario nachgebildet, indem wir Cowork eine Webrecherche haben durchführen lassen, um eine PowerPoint-Präsentation mit 8-15 Slides zu erstellen. Der Kostenpunkt belief sich hier auf ca. 4-5€, abhängig von der Slidemenge und das Ergebnis kann sich durchaus sehen lassen.
Auf den ersten Blick wirkt das zwar teuer, aber in Relation zu der tatsächlichen Arbeitszeit von mehreren Stunden, welche ein Mitarbeiter für diese Aufgabe benötigen würde, hast du durchaus ein Schnäppchen gemacht.
Natürlich entwickeln sich die Kosten dynamisch, wenn ein komplexerer Output verlangt wird. Letztlich ist dies vermutlich auch alles irgendwann auf einer gewissen Erfahrungsbasis abschätzbar.
Smart arbeiten statt blind automatisieren
Ein nicht zu unterschätzender Grund, wieso wir uns entschieden haben, dieses Video abzudrehen, liegt in der sinkenden Hemmschwelle, wenn es um die KI-Nutzung geht. Wir erwischen uns selbst auch immer wieder dabei, für einfache Aufgaben die KI einzusetzen. Deswegen liegt unser Haupttipp darin, lieber einmal mehr darüber nachzudenken, ob du für deine anstehende Aufgabe nun Cowork zurate ziehen möchtest oder dich auf deinen klassischen M365 Copilot Chat beschränken beziehungsweise selbst Hand anlegen willst.
Kosten planen und prognostizieren
Planbarkeit ist eine der höchsten Prioritäten für viele Unternehmen, deswegen hat Microsoft ein Hilfsmittel zur Verfügung gestellt. Dieses liegt in der Einordnung in leicht, mittel und schwer und der geschätzten Creditmenge, die für die Bearbeitung der Aufgaben notwendig ist.
Außerdem kannst du, um ein Gefühl für die Credits zu bekommen, deine bisherigen Prompts aufrufen und mit /cost nachprüfen, wie viele Credits diese aufgebraucht haben.
Sollte dir das nicht genügen, kannst du dir gerne mithilfe unserer kostenlosen Potenzialanalyse die Kosten auf dein Unternehmen zugeschnitten kalkulieren lassen oder direkt mit uns Kontakt aufnehmen, wir beraten dich gerne.
Ein Lösungsansatz
Glücklicherweise hat Microsoft die Entscheidung getroffen, Cowork nicht für jeden Copilot-Nutzer direkt freizuschalten, wodurch die Gefahr durch ungeschulte oder schlicht nicht informierte User durchaus verringert wurde. Trotzdem ist es unverzichtbar, dass deine Mitarbeiter mithilfe von Training und klaren Nutzungskonzepten verstehen, wann sich Cowork lohnt. Auch müssen Prozesse klar definiert sein, sodass die allgemeine Nutzung von KI besser gesteuert werden kann. Unsere Zusammenarbeit, die Arbeit mit KI und die firmeninternen Prozesse sollten also diesbezüglich neu definiert werden.
Kostenkontrolle
Was Admins jetzt tun müssen
Durch die neue Änderung in der Kostengestaltung hat sich oder wird sich die Rolle der Admins zwangsläufig signifikant verkompliziert. Sie müssen nun jeden einzelnen Nutzer im Auge behalten. Gerade deshalb hat Microsoft das Admincenter auch aufpoliert.
Nun können die Admins Cowork für bestimmte Usergruppen (de-)aktivieren, Agenten freischalten und monatliche Limits pro User definieren. Auch können Warnungen bei Budgetüberschreitungen gesetzt werden. Dadurch können Admins gezielt den Verbrauch pro Nutzer nachverfolgen und somit vorbeugen, dass die KI-Kosten in eurem Unternehmen durch die Decke gehen.
Zahlungsmodelle im Überblick
Solltest du dich also entschieden haben, Cowork in deinem Unternehmen auszuprobieren, musst du nun die oben erwähnten Credits kaufen. Hierbei hast du mehrere Möglichkeiten. Die erste liegt darin, einen Pay as You go-Plan zu verwenden, wodurch die Nutzung pro Prompt direkt abgerechnet wird. Dadurch bleibst du flexibel und deine Mitarbeiter können das Thema Cowork erst einmal kennenlernen. Der Clu an der Sache ist, dass du für jeden Credit den vollen Preis von 1 Cent bezahlen musst.
Die Alternative dazu liegt im Pre-Purchase-Plan (P3 Plan), wodurch du dir die Credits im Vorfeld sichern kannst. Je nach Creditmenge kannst du bis zu 20% sparen.
Wir empfehlen jedoch eine Kombination aus beiden Plänen, sodass du durch den P3 Plan im Voraus eine solide Grundlage aufbaust, aber bei besonders aufwändigen Tasks mithilfe des Pay as You Go-Plans deine Credits aufstocken kannst.
Denn wichtig zu wissen, ist, dass deine nicht genutzten Credits am Ende deiner Zahlungsperiode verfallen werden, wodurch vor allem zu Beginn dieser Umstellung die bessere Wahl darin liegt, lieber zu wenig als zu viele Credits zu reservieren.
Fazit
Copilot Cowork ist mächtig, aber braucht Strategie
Wir sind uns alle einig, dass Copilot Cowork enormes Potenzial zur Produktivitätssteigerung in Sachen KI bringt, aber gleichzeitig kann daraus schnell eine Kostenfalle werden. Deswegen ist es maßgeblich, dass wir uns nicht voreilig auf dieses zweischneidige Schwert verlassen und uns folgende Erfolgsfaktoren in Erinnerung rufen:
Bewusste Auswahl der Use Cases
Klare Richtlinien für Mitarbeiter
Aktives Kostenmonitoring
Kombination aus Preisplänen
Wenn wir uns daran halten, dann wird aus KI kein Kostenrisiko, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil.
Liebe Grüße vom Veroo Team
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