Game Changer: OneNote
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 11. Jan. 2024
- 6 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 2. Sept. 2025
So nutzt ihr Microsoft OneNote effizient im Team #Kollaboration
OneNote macht Kollaboration mit digitalen Notizen auf allen Geräten in Echtzeit möglich, was unserem alten schwarzen Notizbuch einen ziemlichen Seitenhieb verpasst. Notizen können hier sowohl handschriftlich, als auch mit Tastatureingabe hinterlegt, geteilt, kommuniziert, strukturiert und kommentiert werden – sogar das Suchen der Handschrift wird möglich, was das Ganze noch genialer macht. Wer das unendliche Zettel- und Notizchaos kennt, wird sich über diese Funktion besonders freuen.
Wir haben unsere 9 Lieblingsfeatures für digitale Zusammenarbeit mit dem Notizbuch zusammengefasst, all das mit dem Fokus auf #TEAMWORK.
Inhalt
So geht die Produktivität hoch
Zusammenarbeit in den Unternehmen bekommt mit Microsoft 365 und dem bunten Baukasten an genialen Tools für Modern Work eine vollkommen neue Dimension. Man muss allerdings wissen wie. Von der Erstellung und Nutzung von Notizbüchern in Microsoft Teams bis hin zu deren effektiver Organisation und Sicherung haben wir dir einige praktische Alltags-Tipps mit in diesen Blog und das dazugehörige Video gepackt, die für jeden direkt umsetzbar und im Team nutzbar sind.
Die Zugriffsverwaltung und der Schutz sensibler Daten, Einblicke, wie du Änderungen nachverfolgen und Informationen suchen kannst – der geniale Unterschied zu den Notizzetteln, die sich auf dem Schreibtisch häufen, ist ganz klar, dass hierbei auch die Handschrift gesucht werden kann. Microsoft Teams als zentrale Plattform für den Austausch darf dabei nicht fehlen, natürlich gibt's auch hierzu Infos und so bieten diese 9 Lieblingsfeatures geniale Productivity Hacks für jedes Team.
TIPP #1 – Wo finde ich OneNote
Wenn das Team gemeinsam an einem OneNote Notizbuch arbeiten soll, dann müssen auch alle darauf Zugriff haben. Das machst du ganz einfach über Microsoft Teams. Du gehst im Kanal oben, wo du eine neue Registerkarte (Tab) einfügst. Entweder legst du dann über die OneNote-App ein neues Notizbuch an, oder aber du wählst ein bereits Bestehendes und hängst dieses dort oben ein. So hat das ganze Team Zugriff und auch den Button zum Weg dorthin direkt im Blick.
TIPP #2 – Wie kommen die Kollegen in ein bestehendes Notizbuch
Nun besteht die Möglichkeit, dass du bereits in einem Notizbuch gearbeitet hast, dies jedoch nicht über Teams. Vielleicht lag es auf deinem Smartphone, oder wo auch immer, du hattest die App und nutzt das dort. Nun willst du es kollaborativ nutzen mit deinem Team. Wichtig zu wissen, ist hierfür, dass OneNote nichts anderes ist als eine „Datei“ und genau so kann man sich die Handhabung auch vorstellen. Wenn du also in deinem Notizbuch bist, gehst du oben über den lila Button auf „Teilen“. Diesen Dialog, der dann auftaucht, ist dir vielleicht bekannt von anderen Anwendungen mit Dateien in Microsoft 365, oder auch speziell in OneDrive. Nämlich immer dann, wenn du Dateien freigibat. Hier gebt ihr immer das ganze Notizbuch frei, indem ihr die Email-Adressen eurer Kollegen freigebt.
VERWALTEN UND TEILEN IN ONENOTE
Teilen bedeutet in Microsoft 365 immer „Zugriff zu verwalten“. Das ist also hierbei sehr wichtig zu wissen, denn wenn wir dieses, unser Notizbuch freigeben, dann geben wir es tatsächlich komplett frei.
TIPP #3 – Wer hat bereits Zugriff?
Wer hat denn bereits Zugriff? Das ist bei gewissen Notizbüchern eine wichtige und berechtigte Frage, vor allem im Hinblick auf den vorigen Tipp. Sprich mit dem Wissen, dass man bei der Freigabe immer alles freigibt. Wenn hier wichtige und sensible Daten und Notizen liegen, kann es durchaus Sinn ergeben, dies ab und an zu prüfen. Auch hier geht dies über den Teilen-Button, hier klickt man wieder oben rechts im Eck drauf. Hier erscheint ein kleines Menü, du gehst auf den Befehlt „Zugriff verwalten“ und nun siehst du eine Übersicht mit Personen, Gruppen und Links, welche einzeln aufklappbar sind und die Personen dementsprechend erscheinen und auch bearbeitet werden können.
TIPP #4 – Abschnitte mit Passwort schützen
Nun ist es oftmals so, dass es einzelnen Bereiche in Notizbüchern gibt, die durchaus sensibel sind, es jedoch zu wenig ist, um ein ganz neues Notizbuch hierfür anzulegen. Insofern sollte im Vorfeld überlegt werden, wie Notizbücher aufgeteilt werden. Allerdings gibt es hierzu einen kleinen Trick, um bestimmte Bereiche zu schützen - und zwar mit einem Passwort. Dies ist zwar nicht zu 100% wasserdicht, jedoch hilft es einigermaßen dabei, Bereiche abzugrenzen und zu schützen. Die Hierarchie eines Notizbuches sieht wie folgt aus:
Abschnittsgruppen
Abschnitte
Seiten
Unterseiten
Der Passwortschutz eines Abschnitts ist möglich.
TIPP #5 – Veränderungen nachverfolgen - Versionierung
Die Nachverfolgung von Änderungen durch Teammitglieder spielt bei der Kollaboration natürlich immer eine Rolle. Denn, wenn ich mit mehreren Personen in einer Datei (hier: Notizbuch) Änderungen vornehme, sollte mein Teamkollege wissen, was genau nun verändert wurde, um das Ganze nachvollziehen zu können. Das geht relativ einfach mithilfe der die Funktion, die einzelnen Versionen der Seiten anzeigen zu lassen. Wenn du also eine Seite ausgewählt hast, kommst du per Rechtsklick in ein Menü, ganz unten findest du den Befehl „Versionen anzeigen“. Hier bekommst du dann eine Übersicht angezeigt mit Menücharakter, in welcher die Versionen dargestellt sind.
TIPP #6 – Suche der Handschrift in OneNote
Eine von Sarahs Lieblingsfunktion ist neben der Möglichkeit, auf dem Ipad alles via Handschrift notieren zu können – dass all das auch in der Suche wiedergefunden werden kann. Und auch Suchen will gelernt sein, daher unser Zusatztipp:
Mit Strg + F kommst du zur Suche, oben rechts im Eck findest du ein Eingabefeld „Notizbücher durchsuchen“ mit Drop Down-Möglichkeit.
Hier besteht dann die Möglichkeit, auszuwählen, ob man in allen Notizbüchern suchen möchte, nur in Abschnitten oder auf dieser speziellen Seite etc. Das geht wie gesagt auch mit der Handschrift.
TIPP #7 – Struktur, Seitenvorlagen und OneNote Templates
Wer kennt es nicht, die never ending Doumente, vor allem dann, wenn die Handschrift ins Spiel kommt, die vollkommen ohne Struktur und während des Meetings in Chaos-Notizen enden? Dies soll natürlich nicht passieren, vor allem lange Dokumente sollten besonders gut strukturiert werden und hier kommen die Templates oder Seitenvorlagen ins Spiel.
Wenn mehrere Teammitglieder in einem Notizbuch arbeiten und alles später in gewisser Form vorliegen soll, bietet OneNote mit Vorlagen eine geniale Möglichkeit auch bei wiederkehrender Verwendung für bestimmte Themen (Protokolle, Meetings, kleinere Projekte etc.). Hierfür gibt es für OneNote online bereits Vorlagen, die es zum Download gibt, oder aber man kann eigene Vorlagen erstellen und einfügen.
Eigene Vorlagen in OneNote erstellen
Wenn du eine perfekt entworfene und ansprechend strukturierte Vorlage in OneNote erstellt hast, musst du diese zunächst abspeichern. Das geht, wenn du oben im Menü auf „Einfügen“ und dann Seitenvorlagen geht. Hier kannst du dann ganz unten rechts den Befehl wählen „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“. In der Eingabemaske, die sich nun öffnet, definierst du einen Namen für diese Vorlage und findest diese dann zukünftig beim Aufrufen der Seitenvorlagen auch dort.
Von anderen bestehende OneNote Template nutzen
Auch das geht - allerdings auf Umwegen, da die Templates/diese Seitenvorlagen nicht an zentraler Stelle abgelegt werden können – zumindest ist das Stand heute so. Diese Vorlage steht also nicht sofort zur Verfügung. Wir arbeiten hier über folgenden Trick: Wir erstellen einen Abschnitt „Vorlagen“ im gemeinsamen Team-Notizbuch. Dort werden die Vorlagen abgelegt. Jeder kann sich dann diese Vorlagen dort öffnen und unter seinen eigenen Vorlagen, wie im Schritt davor dokumentiert, nochmals ablegen.
TIPP #8 – Inhaltsverzeichnung und Links in OneNote
Kollaboration mit OneNote bedeutet auch, dass man zusätzlich zu den besprochenen Notizen kommunizieren muss. Hierzu können in MS Teams Beiträge erstellt werden, die mit Links zur einzelnen Seite, oder aber auch Abschnitten aus OneNote verlinkt werden.
MS Teams und Planner mit OneNote
Ein Beispiel wäre: „Ok, ich habe die Änderungen eingetragen zu Projektstand XY“, und der Kollege oder die Kollegin wissen Bescheid. Ein weiteres Beispiel ist die Anwendung von OneNote mit Planner, die Notizen zu einzelnen Tasks dort zu verlinke, ergibt Sinn, genauso natürlich anders herum kann man in einem Notizbuch mehrere Planneraufgaben mit Link einbetten und hierzu Text, Bild oder anderes an Notizen vermerken.
Abschnitte oder Seiten in einem OneNote-Inhaltsverzeichnis anlegen
Wichtig zu wissen ist, dass du nicht nur Seiten verlinken kannst, sondern auch einzelne Abschnittsbereiche in einem Dokument. Man muss dann nicht die ganze Seite durchsuchen, sondern springt direkt an die richtige Stelle.
Auch kannst du eine Art Inhaltsverzeichnis für ein Team erstellen, um den Überblick über die gesamten Notizen besser im Griff zu haben. Du hinterlegst also an zentraler Stelle in einem dafür vorgesehenen Notizbuch eine „Linksammlung“ mit den Links zu den wichtigsten Notizseiten und Themen.
TIPP #9 Korrigieren und mit OneNote drucken
Wenn du OneNote auf dem Desktop installiert hast, kannst du, anstatt ein PDF zu drucken, aus einer beliebigen Datei den OneNote-Drucker verwenden. Hier wird die Datei dann als Grafik in OneNote geöffnet und du kannst, ohne etwas an der Urdatei zu ändern, diese in OneNote mit den entsprechenden Notizen versehen.
Wenn du dann das Problem hast, dass beim Einfügen und Korrigieren eines Bildes eben jenes verrutscht, dann haben wir auch hier die Lösung:
Durch Rechtsklick auf das Bild kannst du die Option „Als Hintergrund festlegen“ auswählen und das Ganze wird fixiert und rutscht beim Korrigieren nicht mehr weg.
Das waren 9 geniale Features zu OneNote, schau gern online auf Youtube vorbei oder besuche uns auf Instagram!
Viel Spaß beim Probieren.
6 Killertrends 2024
In diesem Video und dazugehörigen Blog zeigen wir dir, um was sich die IT und Cloudwelt 2024 so drehen wird. Allesamt Themen, die wir nach und nach für dich aufarbeiten wollen und sie mit wertvollem Content und Tipps aus dem IT-Alltag darstellen werden. Zum BLOG GEHT ES HIER LANG.
Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!
Sarah und das Team von Veroo Consulting
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