LOOP: SIMPLER PROTOKOLLIEREN, DOKUMENTIEREN & AGENDEN ERSTELLEN IN MICROSOFT 365
00:00 Meetingprotokolle schreiben, Meetingprotokolle lesen und Meetingprotokolle nachverfolgen – leider alles ein zeitintensiver, zeitraubender und nicht gerade effizienter Teil der Arbeit, wohl aber essenziell für die Projektarbeit. Microsoft Loop, ein neuer Service von Microsoft, macht das Ganze viel besser und einfacher möglich. Im aktuellen Video-Podcast zeigen wir dir wie. 👇
Du liest lieber? Dann ist für dich der folgende Blog optimal.
👉 Um was gehts in diesem Blog?
Was ist Microsoft Loop denn eigentlich?
01:02 Dieser noch recht neue Service aus dem Microsoft Baukasten besteht aus 3 wichtigen Teilen:
Die Loopkomponenten
Die Seiten
Die Arbeitsbereiche
Die Komponenten als Kernelement von Loop können eine sehr einfache Bullet Point Liste sein oder aber auch eine ausgereifte Aufgabentabelle mit unterschiedlichen Spalten.
Diese Komponenten können dann auf Seiten platziert und angeordnet werden – ähnlich wie eine OneNote-Page – woraus sich dann eine recht überschaubare Oberfläche ergibt
Diese Seiten kann man dann zu Arbeitsbereichen zusammenfügen, welche das ein Projekt für das Team super zusammenfassen.
Das Besondere an den Komponenten ist die Tatsache, dass man diese einmal zentral definieren kann und sie jederzeit live bearbeitet werden können. Diese kann man in Teams, OneNote, per Mail & Co einfügen und versenden und das Geniale dabei ist, dass, egal an welcher Stelle ich eine Änderung vornehme, diese dann in Echtzeit überall angezeigt wird.
Microsoft Loop im Detail, wo finde ich es?
02:38 Zunächst einmal die wichtige Frage: Wo findest du Loop? So wie alle anderen Microsoft Dienste befindet sich Loop im Browser. Einfach zu finden über die beste URL im Microsoft Universum, gibst du einfach ein:
Diese ist immer dein oberster Einstieg und du findest dort dann auch immer all deine gesuchten Anwendungen (abhängig von deiner Lizenz) über den App Launcher links oben.
Wenn du direkt auf die Loop-Seite gelangen möchtest, kannst du natürlich auch einfach
eingeben. Diese ist die zweite URL, mittels welcher du auf direktem Weg zu Loop gelangst. Auf der Website kannst du dann z.B. als erstes schnell einen neuen Arbeitsbereich erstellen mit dem Namen XY. Das Ganze öffnet sich und dort befinden sich links unterschiedliche Seiten – neue Seiten sind jederzeit durch das + Symbol hinzufügbar. Auf diesen einzelnen Seiten kann ich dann meine Komponenten platzieren.
👆 WICHTIG:
Über das Kontextmenü oder mithilfe des Backslashes ( / ) kann ich die unterschiedlichen Komponententypen auswählen und platzieren. Diese Komponenten sind dann in allen anderen Microsoft 365 Diensten versendbar und bleiben jederzeit aktuell.
🚀 Extratipp: Komponenten losgelöst on Arbeitsbereichen auch möglich
04:58 Die Komponenten, Seiten und Arbeitsbereiche kann man auch losgelöst voneinander erstellen. D.h. Du brauchst nicht immer einen Arbeitsbereich, um eine Seite zu erstellen. Manchmal hat man also nur eine einzelne Seite, die ein paar Komponenten beherbergt, genauso kann man jedoch auch einzelne Komponenten haben, ohne explizit eine Seite dafür angelegt zu haben. Wir gehen im weiteren Verlauf nochmals darauf ein…
Wo liegt der Unterschied zu OneNote?
05:38 Wenn du dich ein bisschen mit Loop auseinandersetzt, wirst du das Gefühl haben, dass es durch dieses freie Schreiben so ein bisschen OneNote ähnelt. Wie ist denn die Abgrenzung dazu? Wann sollte ich was benutzen?
ONENOTE = PERSÖNLICH
Das Stichwort “Teamwork” kommt hier ganz klar zum Zug. OneNote kann ich natürlich im Team nutzen, aber es ist ehrlich gesagt eher etwas für dich persönlich, dein eigener Notizblock sozusagen, auf welchem du deine eigene Struktur entwickelst, wo du sehr frei bist mit der Anordnung, auch mal handschriftlich digitale Notizen gemacht werden.
Wenn man notgedrungen OneNote im Team nutzte, dann entstand schnell Chaos, weil kein fester Rahmen vorgegeben war und unterschiedliche Strukturierungen miteinander kollidierten. Vermutlich auch einer der Gründe, weshalb sich Microsoft zur Einführung von Loop entschied…
LOOP = TEAMWORK
In Loop dagegen hat man im Team mit den Komponenten schon eine festere Seitenstruktur, die nicht mehr so sehr auswuchern kann. Klare Linien, vorgegebene Bullet Point Lists usw. machen eine eindeutige Struktur möglich. Ein anderer wichtiger Vorteil von Loop ist das Teilen von Informationen in Echtzeit. Das bedeutet nochmals: Komponenten, eine ganze Seite oder Arbeitsbereich mit beliebigen Personen oder dem gesamten Team teilen, um den Service quasi wie eine „LIVE LISTE“ nutzen, die sich ständig aktualisiert.
Nochmals der Querverweis zu OneNote: Bei OneNote kann ich immer nur das ganze Notizbuch teilen, das heißt, alle Abschnitte und Seiten, die darin enthalten sind, sind dem Empfänger dann auf einmal zugänglich und ich habe dann entweder relativ viele Notizbücher oder ich gebe im Grunde alle Informationen an das Team weiter. Sensible Inhalte sind dann nicht geschützt oder müssen in ein separates Notzibuch ausgelagert werden.
Wie verbessere ich mit Loop nun meine Meetings?
06:57 Der erste Schritt, um deine Meetingnotizen zu verbessern, liegt im Hinzufügen einer Loop-Komponente beim Erstellen eines neuen Meeting-Termins-
HOW TO:
Du hast ein neues Meeting angelegt (In Teams, mit allem, was dazugehört), nun kannst du ganz nach unten scrollen im Meeting-Menü. Hier findest du die Option „Besprechungsnotizen hinzufügen“. Sobald du hier draufklickst, wird automatisch eine Loop Seite erstellt und dir werden schon die klassischen Meeting Komponenten angezeigt. Das sind zum Beispiel eine Agenda mit einer Checkliste, eine Bullet Point List oder eine Folgeaufgaben-Tabelle. Hier kannst du also simpel und einfach deine Agenda ergänzen und diese Einladung versenden. 👇
Genaueres hierzu siehst du im Video.
Extratipp: Im Nachhinein korrigieren oder ergänzen
08:08 Das Coole ist, dass man im Nachgang jederzeit wieder in diese Agenda reingehen und aktualisieren kann, was dann automatisch bei den Teilnehmern des Meetings auch angepasst wird.
In Outlook passiert das normalerweise auch, das ist richtig, jedoch wird bei jeder Änderung immer eine neue Einladung an alle Teilnehmer rausgeschickt, wenn diese Änderung auch tatsächlich bei den Teilnehmern mit der neuen Info angezeigt werden soll. Das kann doch sehr nervig sein.
Extratipp 2: URL überall versenden
Eine andere großartige Funktion besteht darin, dass man die Seite kopieren kann, die URL zu dieser dann im Zwischenspeicher liegt und anschließend überall eingefügt werden kann. Dies geht zum Beispiel in OneNote, im Teams-Chat oder sonstigen Diensten. OneNote erkennt beispielsweise sofort, dass das Eingefügte eine Loop Komponente ist, diese wird direkt geladen und ich sehe nun immer die aktuelle Echtzeit-Agenda. 👇
Hilft mir Loop auch bei den (Folge-)Aufgaben?
09:40 Die Meetingvorbereitungen sind abgeschlossen, das Meeting hat nun auch stattgefunden.Was passiert jetzt und wie kann man (Folge-)Aufgaben im Meeting selbst definieren? Das geht nun innerhalb deiner Besprechungsnotizen in MS Teams – hier gibt es den Unterpunkt „Folgeaufgaben“. Diese werden dir in der Regel rechts am Rand des Meeting-Fensters angezeigt.
Kleiner Tipp: Sollten dir deine Besprechungsnotizen nicht angezeigt werden, kannst du im Meeting-Menü oben auf „Notizen“ klicken und kannst diese ein- und ausblenden.
Das Besondere an der Aufgabenliste bzw. den Folgeaufgaben in Loop ist, dass die dort angelegten Aufgaben nicht einfach nur in irgendeiner Liste, auf irgendeinem Zettel oder Dokument gespeichert werden, sondern werden daraus direkt im Microsoft Planner Aufgaben erstellt, die mir dann wiederum in „To Do“ und im Planner live angezeigt werden, sobald ich hier eine Person zuweise.
👉 Kurz zusammengefasst: Im Reiter der Folgeaufgaben kannst du einfach die Aufgabe eintragen, einen Verantwortlichen festlegen und ein Fälligkeitsdatum dazu auswählen. Klickst du dann auf den Menüpunkt „Aufgaben-Apps“, kannst du die Aufgaben in Planner oder in „To Do“ öffnen. Absolut genial.
Für ITler: Für jede Loop-Seite wird ein Planner erstellt, in welchem diese Aufgaben dann liegen. Wie sich dies mit der Zeit verhält, muss man noch sehen. Ein Folgevideo dazu ist auf jeden Fall notiert.
Nacharbeiten vom Meeting in Microsoft Loop
12:22 Was passiert nun nach dem abgeschlossenen Meeting? Jeder konnte alles mitverfolgen, auch die Notizen und die mögliche Anpassung der Folgeaufgaben haben alle in Echtzeit vorliegen, und nun?
Hier hast du jetzt zwei Optionen:
Die erste Methode beinhaltet das Öffnen der Meeting-Details. Du musst nicht direkt in das Online Meeting reingehen, sondern du kannst in den Meeting-Details unten die Agenda einsehen und von dort aus die Loop Seite einfach anpassen. Dadurch kannst du also jederzeit im Nachgang die Besprechungsnotizen optimieren, besser ausformulieren, nochmal mehr Klarheit in die Aufgaben reinbringen und das, indem du einfach in den Termin wieder reingehst.
Du kannst aber auch wieder auf die Loop-Oberfläche gehen und dort den „zuletzt verwendete Komponenten und Seiten“ Reiter aufrufen. Hier haben wir die zuletzt verwendeten Besprechungsnotizen und man kann diese auf dem großen Screen in voller Breite jederzeit erweitern, ergänzen und bearbeiten.
Serientermine x Loop
13:20 Was ist denn mit Serienterminen in Outlook und Teams in Kombination mit Loop? Technisch hat Microsoft das ehrlich gesagt super gelöst, jedoch in der Anwendung ist es unserer Meinung nach etwas ungünstig gehandhabt worden – da für jedes Serienelement, welches in den einzelnen Serienterminen verwendet wird, eine neue Loopseite autark und ohne Zusammenhang erstellt wird.
Eine Verbesserungsmöglichkeit hierbei wäre, wenn Loop für die jeweilige Serie direkt einen Arbeitsbereich erstellen würde, inklusive der Seiten für die einzelnen Termine, welche dem Arbeitsbereich untergegliedert werden.
⚠️ Achtung Extratipp: Serientermine besser koordinieren
14:03 Wenn ihr Serientermine habt und diese Loop-Komponente nutzen wollt, geht einfach direkt nach dem Termin in die Nachbearbeitung rein und fügt die aktuelle Loop-Seite zu einem Arbeitsbereich hinzu, den du im Vorfeld extra für diese Terminserie, für diesen Jour-Fixe oder für dieses Daily erstellt hast. Auf der Loop-Seite kannst du dann auf der linken Seite die Option „zum Arbeitsbereich hinzufügen“ auswählen und somit kannst du sicherstellen, dass alles immer schön beieinanderbleibt. 👇
Wo liegen die Loop-Inhalte?
15:37 Kurz und knackig: Das ist abhängig von der Art und Weise, wie ich das Meetings erstellt habe:
Wenn du nämlich ein eigenes Meeting erstellst, indem du aus dem Kalender heraus direkt eine Einladung verschickst, dann liegt diese Loop-Datei in deinem OneDrive und wird an alle anderen Meeting-Teilnehmer geteilt.
Wenn du das hingegen in einem Kanal machst und ein Kanalmeeting erstellst, dann wird diese Loop-Datei direkt in diesem Kanal erstellt und es wird dafür ein entsprechender Ordner gemacht.
Um nachzuprüfen, welche Speicher-Situation gerade vorliegt, öffnest du die fragliche Seite und gehst oben links auf den Seitentitel und nutzt den Dropdown-Pfeil. Dort wird dir dann der Speicherort angezeigt.
Auch hier wird ein ähnliches Konzept angewandt wie bei OneNote, dort haben wir ebenfalls Dateien, in welchen die Informationen abgelegt werden, nur wird bei den Loop-Dateien alles richtig in meinem OneDrive unter “Besprechungen” abgelegt oder wenn ich ein Kanal-Meeting habe, also aus einem Kanal heraus ein Meeting erstelle, dann liegt das direkt in den “Kanaldaten”.
Outro - Simply try! Einfach mal testen 🙂
Es gibt bei Microsoft Loop noch einiges mehr zu entdecken. Viele andere Use Cases wie Projekte zu managen oder andere Themen und Aufgaben strukturiert zu erfassen, Informationen im Unternehmen zu teilen und und und gehören dazu…
Wir raten dir: Versuch dich einfach mal im neuen Tool!
Geh auf loop.microsoft.com, schau dir das Ganze an, spiel ein bisschen damit rum und setz es einfach direkt beim nächsten Meeting ein.
Du wirst sehen, es wird allen Teilnehmern gefallen und wenn ihr das erst einmal im Team eingeführt habt, werdet ihr auch deutlich effizienter und produktiver arbeiten.
Liebe Grüße..
Sarah und das Veroo-Team
