Loop-Folgeaufgaben in Microsoft Teams Meetings
Warum du sie meiden solltest
Loop ist prinzipiell ein richtig cooles Tool und hat vor allem mit dem neuesten Update das Potenzial das Meeting-Level anzuheben, leider jedoch gibt es eine Funktion, an der Microsoft immer noch feilen sollte. Und das sind die Besprechungsnotizen, genau genommen die Folgeaufgaben.
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Was sind die Loop-Folgeaufgaben überhaupt?
Microsoft Teams bietet seit einiger Zeit die Funktion während eines Meetings über Loop-Komponenten Meeting-Notizen zu erstellen. Unter dem Reiter „Notizen“ im Meeting gibt es an unterster Stelle die Folgeaufgaben-Liste, in der direkt während des Meetings künftige To-Dos erfasst werden können. Konkret wird im Hintergrund eine Loop-Seite mit einer Aufgabenliste erstellt, wenn in die Folgeaufgaben-Liste etwas eingetragen wird.
Auf den ersten Blick wirkt das äußerst praktisch – Man kann im laufenden Meeting schnell Aufgaben notieren und zuweisen, ohne eine separate Anwendung öffnen zu müssen.
Warum die Loop-Folgeaufgaben problematisch sind
Hier kommt nun das große Aber:
Jede Aufgabe, die als Folgeaufgabe angelegt wird, erzeugt automatisch einen eigenen Plan in Microsoft Planner. Wenn man sich allein die schiere Menge an Meetings pro Tag vorstellt, kann das ganz schnell aus dem Ruder geraten und es können dutzende, wenn nicht hunderte von individuellen Plänen, die alle einzeln in der Microsoft-Cloud herumschwirren, entstehen, die dann die IT-Abteilung wieder einsammeln muss.
Das Nervigste hierbei ist, dass diese Pläne nicht an bestehende Teams oder Microsoft365-Gruppen gebunden sind, sondern lose in der Luft hängen, wodurch sie schwer wiederzufinden sind und auch nur von den Personen gesehen werden können, die am jeweiligen Meeting teilgenommen haben oder explizit und einzeln nacheinander im Planner hinzugefügt wurden, da auf der Loop-Seite vom Meeting keine weiteren Personen berechtigt werden können.
Selbst Teilnehmer/-innen müssen den Plan oft umständlich über den ursprünglichen Kalendereintrag des Meetings oder einen gespeicherten Link aufrufen, um später wieder auf die Aufgaben zugreifen zu können
Und letztendlich können diese Planner auch nicht kopiert oder als Vorlage verwendet werden, obwohl es bei normalen Plannern easy machbar ist. Das haben wir bei einem unserer Kunden selbst erlebt, als wir versucht haben, diese Aufgaben in einen regulären Plan zu migrieren.
Wann ist der Einsatz der Loop-Folgeaufgaben sinnvoll?
Dann stellt sich natürlich die Frage: Warum sollte man die Folgeaufgaben überhaupt nutzen?
Ein paar einzelne Anwendungsfälle:
1. Wenn die Aufgaben nur für kurze Zeit nach dem Meeting relevant sind und keine langfristigen Projekte entstehen sollen, kann die Loop-Liste eine schnelle Lösung sein, zum Beispiel in einem einmaligen Meeting mit externen Partnern oder bereichsübergreifenden Teilnehmern, die ansonsten kein gemeinsames Team haben.
2. Du kannst die Loop-Aufgaben auch nutzen, wenn du dir der Konsequenzen bewusst bist und entsprechend vorsichtig damit umgehst. Das bedeutet: Du weißt, dass ein eigenständiger Planner-Plan erstellt wird, und du planst, mit dieser Aufgabenliste nur temporär zu arbeiten (ein paar Tage oder Wochen). In diesem Fall kann die Integration im Meeting durchaus Zeit sparen.
In allen anderen Fällen – vor allem wenn du regelmäßig Folgeaufgaben in Meetings erstellst oder die Tasks längerfristig nachverfolgen musst – raten wir von der Loop-Funktion ab.
Was ist die Alternative?
Statt die vorintegrierte Loop-Aufgabenliste zu verwenden, kannst du mithilfe der manuellen Integrierung eines normalen Plans in die Besprechungsnotizen dieselben Ergebnisse erzielen. Die konkrete Herangehensweise zeigen wir dir in unserem Youtube-Video.
Wichtig: Die naheliegendste Lösung – die Standard-Vorlage für die Teams-Besprechungen zentral anzupassen – wird derzeit leider nicht unterstützt. Das bedeutet mehr Arbeit und Aufwand, obwohl Microsoft doch eigentlich für das Gegenteil steht. Bis Microsoft hier nachbessert, empfiehlt es sich umso mehr, intern klar zu kommunizieren und Bewusstsein für die Problematik zu schaffen.
Fazit: Bewusst einsetzen oder lieber sein lassen
Obwohl Loop bereits seit einer Weile existiert und nun auch fest in Teams eingebunden ist, wurde dieses Kinderkrankheit bisher noch nicht gefixt und diese Folgeaufgaben erzeugen viel Wildwuchs in der Aufgabenverwaltung – Wichtige To-Dos laufen Gefahr, übersehen zu werden und die IT-Abteilung wird zugemüllt mit herrenlosen Plannern.
Deswegen unser Tipp: Nutze die Loop-Aufgaben bewusst und sparsam – oder greife gleich zur Alternative, um auf der sicheren Seite zu sein. Dadurch stellst du sicher, dass deine Aufgaben nach dem Meeting nicht untergehen, sondern effizient nachverfolgt und erledigt werden können.
Dieser Blog wurde diesmal von Katharina aus unserem Team verfasst!
Beste Grüße also von Katharina
& Team Veroo
