Microsoft Copilot im Unternehmen Vom KI-Chat zur intelligenten Arbeitsplattform
Die 6 zentralen Grundbegriffe aus dem Copilot-Universum
Ein typischer Montagmorgen sieht bei dir vielleicht auch so aus: Dein Posteingang ist voll und ganz oben liegt eine Ausschreibung mit rund 40 Seiten, das Abgabedatum in 10 Tagen. Während du noch überlegst, wer von deinen Mitarbeitern genug Zeit und Luft hat, sich durch Anforderungen, Zertifikate, Lieferfristen und Zuschlagskriterien zu wühlen, könnte bereits die wichtigsten Punkte herausgefiltert, frühere Angebote verglichen und einen ersten Entwurf vorbereitet haben.
Und genau an diesem Beispiel wird deutlich, warum Copilot im Unternehmen das Potenzial hat, viel mehr zu sein als lediglich ein einzelnes Chatfenster. Natürlich kann er dir auch schnell Antworten auf deine Fragen liefern, aber zeitgleich kann er Unternehmenswissen, wiederkehrende Abläufe und komplette Arbeitspakete auf einer gemeinsamen KI-Plattform zusammenbringen.
Leider bringt die Schnelllebigkeit von Copilot sehr viel Verwirrung mit sich, weswegen wir uns entschieden haben, im heutigen Blog und dem zugehörigen YouTube-Video die sechs zentralen Begriffe aus dem Copilot-Universum zu beleuchten, ohne Technikjargon, dafür aber mit einem klaren Blick auf den praktischen Nutzen für dein Unternehmen.
Inhalt
Copilot Chat
Der sichere Einstieg ins KI-gestütztes Arbeiten
Wenn man an Copilot denkt, dann kommt einem direkt der Copilot Chat in den Sinn. Du stellst ihm eine Frage und erhältst eine dazu passende Antwort. Wenn wir unser Ausschreibungsbeispiel aus dem Intro fortführen, könntest du beispielsweise die PDF-Datei hochladen und gezielt fragen, welche Lieferfristen gelten, welche Zertifikate gefordert werden oder nach welchen Kriterien der Zuschlag vergeben wird.
Was viele jedoch nicht bedenken, wenn sie andere KI-Assistenten verwenden, ist die Sicherheit ihrer geschäftlichen Informationen. Diese sollten nicht wahllos in öffentliche KI-Tools kopiert werden, vor allem, wenn diese nicht über zuverlässige Governance verfügen. Sofern deine Wahl auf den Copilot Chat fällt, so hat Microsoft garantiert, dass deine eingegebenen Inhalte auf deinen eigenen Microsoft365-Kontext begrenzt sind und außerdem nicht zum Trainieren des jeweiligen Modells verwendet werden.
Deswegen empfehlen wir ausdrücklich, mit deinem gemeinsam festzulegen, welcher KI-Chat überhaupt für geschäftliche Inhalte genutzt werden darf. Eine klare Regel für deine Mitarbeiter verhindert Unsicherheit und reduziert das Risiko, dass sensible Daten aus Zeitdruck im falschen Tool landen.
Kostenloser Chat oder lizenzierter Microsoft 365 Copilot?
Falls du dich bereits mit den Kosten für Copilot auseinandergesetzt hast, so wird dir bekannt sein, dass Microsoft über eine kostenlose sowie eine lizenzierte Copilot Chat-Variante verfügt.
Um den Unterschied zwischen diesen beiden zu veranschaulichen, haben wir uns einen kleinen Vergleich überlegt. Den kostenlosen Copilot Chat (inkludiert in deine M365 Business Basic-Lizenz) kannst du dir wie einen brillanten externen Experten an seinem ersten Arbeitstag vorstellen. Er kann zwar die gegebenen Informationen sehr gut analysieren, kennt aber nur das, was du ihm gerade zeigst, etwa das geöffnete Dokument oder eine hochgeladene Datei.
Der lizenzierte Microsoft 365 Copilot hingegen ähnelt demselben Berater, nachdem er 5 Jahre in deinem Unternehmen gearbeitet hat. Seine Intelligenz ist dieselbe, aber kennt bereits euren gesamten Arbeitsalltag und nutzt den Kontext, auf den deine Mitarbeiter ohnehin zugreifen dürfen. Dazu können E-Mails, Teams-Chats, SharePoint-Dateien, Dokumente und Meetings gehören. Fragst du ihn also, ob jemand in deinem Unternehmen eine ähnliche Ausschreibung schon einmal beantwortet hat, kann er möglicherweise das frühere Angebot finden und den vorhandenen Erfahrungsschatz einbeziehen.
Der kostenlose Copilot Chat kennt das Dokument. Der lizenzierte Copilot Chat kann die Zusammenhänge deines Unternehmens einbeziehen, innerhalb deiner Berechtigungen.
Copilot Cowork
Nicht nur fragen, sondern deine komplette Arbeit delegieren
Wie im vorigen Kapitel erwähnt, ist der Copilot Chat vor allem ein Frage-Antwort-Spiel. Beispielsweise fragst du im Ausschreibungskontext: „Haben wir alle geforderten Zertifikate?“ Im Gegensatz dazu formulierst du bei Cowork stattdessen ein vollständiges Ergebnis: „Prüfe die Ausschreibung aus der heutigen E-Mail, gleiche alle Anforderungen mit unseren letzten Angeboten und Produktdatenblättern ab, erstelle eine Übersicht und schreibe einen ersten Angebotsentwurf in unserer Word-Vorlage.“
Damit verändert sich die Rolle der KI maßgeblich. Du erhältst nun nicht mehr nur eine einzelne Antwort, sondern ein gesamtes Arbeitspaket. Copilot plant hierbei die notwendigen Schritte, sucht die relevanten Informationen, vergleicht Inhalte und erstellt daraus konkrete Ergebnisse – beispielsweise eine Excel-Übersicht und einen Word-Entwurf.
Mit dem erhöhten Anspruch an das Ergebnis, steigt jedoch auch der Zeitaufwand für Cowork. Du musst dementsprechend mit Minuten statt mit Sekunden rechnen, aber keine Sorge. Du musst nicht daneben sitzen und jeden Zwischenschritt selbst anstoßen, die KI arbeitet von allein, nachdem du ihr das „Go“ gegeben hast. Idealerweise gehst du sogar in dein nächstes Meeting und kehrst später zu einem strukturierten Ergebnis zurück.
Copilot Code
Lösungen beschreiben, statt IT-Projekte aufzusetzen
Mit Claude Code und anderen KI-Modellen, die bereits in der Lage sind, selbstständig Programme zu schreiben, hat Microsoft inzwischen mit Copilot Code nachgezogen. Diese Copilot Variante richtet sich aber nicht nur an Entwickler, sondern auch an die „Nicht-Techies“ in deinem Unternehmen.
Denn du kannst in ganz normalen Sätzen beschreiben, was für eine Lösung du benötigst, sei es nun eine App, ein Tracker, ein Dashboard oder eine Automatisierung und Copilot baut daraus eine Lösung innerhalb der Microsoft-Umgebung.
Für die Ausschreibung könnte diese Lösung ein Dashboard sein, welche alle offenen Ausschreibungen oder Abgabefristen und deren Status, Verantwortliche sowie noch nicht erfüllte Anforderungen zusammenführt, wodurch du nicht mehr jedes Mal eine neue Liste pflegen musst, sobald ihr unternehmensintern ein langes IT-Projekt startet. Stattdessen entsteht aus dem wiederkehrenden Bedarf eine nutzbare Anwendung.
Wichtig: Laut unseren Informationen befindet sich Copilot Code noch im Rollout und ist dementsprechend noch nicht überall verfügbar. Jedoch sollte es nicht mehr lange dauern, bis Code aus dem Frontier-Programm in die General Availability rutscht.
Copilot Autopilot
Ein digitaler Mitarbeiter, der selbstständig startet
Während Cowork erst damit beginnt, eine Aufgabe zu bearbeiten, sobald du diese anstößt, ähnelt der Autopilot viel eher einem selbstständigen digitalen Mitarbeiter. Sobald du ihm einen Namen, eine Rolle und ein dauerhaftes Ziel gegeben hast, fängt er innerhalb seiner von dir gesetzten Grenzen von allein an, vordefinierte Kanäle oder Postfächer zu beobachten und neue Vorgänge zu erkennen.
Im Ausschreibungsbeispiel könnte ein „Angebots-Autopilot“ dafür sorgen, dass keine neue Ausschreibung länger als vier Stunden unbearbeitet bleibt. Demnach startet er automatisch eine Erstbewertung, sobald ein neuer Vorgang eingeht, gleicht dabei die neuen Informationen mit früheren Angeboten ab, verteilt Aufgaben und erinnert sogar dein Team, wenn diese keine Rückmeldungen geben.
Wichtig: Auch der Autopilot ist Teil des Frontier-Programms von Microsoft und ist aktuell noch nicht in allen Tenants verfügbar, also musst du noch ein wenig Geduld haben, bevor du deinen eigenen digitalen Mitarbeiter in Betrieb nimmst.
Copilot Agents
Spezialisten mit klarer Jobbeschreibung
Während dich die anderen Funktionalitäten von Copilot bei vielerlei Aufgaben unterstützen können, ist ein Agent bestens dafür geeignet, eine konkrete Rolle in deinem Unternehmen einzunehmen, indem du ihm eine klare Arbeitsbeschreibung, festgelegte Wissensquellen und passende Werkzeuge an die Hand gibst. Dadurch kann er eine bestimmte Aufgabe besonders kontant ausführen.
In unserem Beispiel könntest du eine Art „Angebotschecker-Agent“ bauen, der jedes Angebot vor dem Versand gegen Kalkulationsregeln, AGB, Freigabegrenzen und die aktuelle Preisliste prüft. Diesen Agent kannst du dann deinem Team zur Verfügung stellen, wodurch du nicht nur eine enorme Zeitersparnis erreichst, sondern auch dein Unternehmenswissen zum wiederholbaren Standard wird, statt ausschließlich in den Köpfen deiner einzelnen Mitarbeiter zu stecken.
Copilot Skills
Wiederverwendbare Fähigkeiten für verlässliche Ergebnisse
Wenn ein Agent einem Mitarbeiter mit Jobbeschreibung entspricht, ist ein Skill die Fähigkeit, die du deinen unterschiedlichen digitalen Mitarbeitenden beibringen kannst.
Beispielsweise kann ein Skill beinhalten, wie er ein Angebot im Firmenformat schreibt, Reisekosten nach der eigenen Richtlinie prüft oder eine Kalkulation nach dem internen Schema aufbaut.
Nachdem du den Skill einmal definiert hast, kann er von deinem Agenten, in einem Cowork-Auftrag oder von einem Autopilot angewendet werden. Durch diese Symbiose werden deine Ergebnisse reproduzierbarer und Arbeitsweisen, welche sich als produktiv erwiesen haben, lassen sich dadurch leichter in den unterschiedlichen Abteilungen deines Unternehmens verankern.
Die Copilot-Treppe
So entwickelt sich KI zur Unternehmensplattform
Um eine noch bessere Visualisierung zu gewährleisten, haben wir zusätzlich zu dem konkreten Beispiel mit der Ausschreibung eine allgemeingültige Graphik erstellt, anhand derer du dich in dem wilden Copilot-Jungle orientieren kannst. Denn die in unserem Blog zusammengefassten Begriffe kannst du auch mit einer Art Entwicklungsstufe gleichsetzen. Der Gamechanger liegt darin, dass du nicht direkt auf der höchsten Stufe beginnen musst, sondern viel eher dort starten kannst, wo du für deine unternehmensspezifischen Probleme und Tasks einen klaren Nutzen sowie ein beherrschbares Risiko siehst.
Stufe 1 = Fragen
Copilot Chat analysiert die Inhalte, die du ihm zur Verfügung stellst, in einem Frage-Antwort-Spiel.
Stufe 2 = Delegieren
Du gibst Cowork ein definiertes Arbeitspaket und er liefert dir ein konkretes Ergebnis.
Stufe 3 = Bauen
Du beschreibst in deinen eigenen Worten eine Lösung und Copilot Code erstellt aus diesen Anforderungen z.B. eine App, einen Tracker, ein Dashboard oder eine Automatisierung.
Stufe 4 = selbstständiges Arbeiten
Ein Autopilot verfolgt dauerhaft ein von dir vordefiniertes Ziel und startet bei relevanten Ereignissen eigenständig.
Agents und Skills haben auf jede einzelne Stufe Einfluss. Agents bringen eine spezialisierte Rollenbeschreibung ein und Skills sorgen für wiederverwendbare Fähigkeiten sowie standardisierte Ergebnisse.
Fazit
Copilot ist mehr als ein Chatfenster
Für uns bei Veroo ist Microsoft Copilot längst nicht mehr nur ein Chat-Bot, sondern hat das Potenzial, zu einer allumfassenden KI-Plattform für dein Unternehmen werden. Natürlich spricht nichts dagegen, auf der untersten Copilot-Stufe einzusteigen, aber wenn du und dein Team euch mehr damit befasst, könnt ihr eure Prozesse nachhaltig optimieren und automatisieren.
Du musst dafür nicht alles auf einmal und sofort umsetzen, die KI wird nicht mehr aus unserem Leben verschwinden. Wähle lieber zunächst einen konkreten Prozess, der aktuell oder schon länger viel Zeit kostet, häufig wiederkehrt und auf klaren Informationen basiert, sei es nun eine Ausschreibung, eine Angebotsprüfung oder ein wiederkehrendes Reporting. All das eignet sich perfekt als Startpunkt in die Arbeit mit Copilot. Falls du dabei Unterstützung brauchst oder gar nicht weißt, wo du anfangen sollst, melde dich gerne bei uns, wir haben uns genau das zur Aufgabe gemacht. Ansonsten kannst du natürlich auch gerne unser Video anschauen, dort geht Timo für die jeweiligen Stufen und Begriffe noch mehr ins Detail.
Beste Grüße
Team Veroo
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