Automatisierte Vertragserstellung in Microsoft 365
Aktualisiert: vor 20 Stunden
Wie du automatisiert Verträge aus CRM-Daten erzeugen und signieren kannst
Folgendes Szenario kennt man vor allem im Sales-Bereich nur zu gut. Ein Neukunde ist gewonnen, die Daten sind im System erfasst und eigentlich könnte die Zusammenarbeit direkt starten. Stattdessen beginnt im Backoffice häufig erst einmal eine lange Kette manueller Arbeitsschritte, bis du endlich den Vertrag aufsetzen und an diesen Neukunden rausschicken kannst.
Je mehr Dokumente zu diesem Onboarding-Vorgang gehören, desto schneller verlierst du die Übersicht. Dadurch steigt das Risiko rapide, dass du eine veraltete Vorlage verwendest, ein Feld übersiehst oder eine Datei falsch ablegst.
Um die mit diesem unangenehmen Zeitaufwand einhergehenden Frustration zu mindern, hat sich Timo eine Lösung ausgedacht, welche mithilfe vom CRM-System innerhalb von Microsoft 365 die bereits vorhandenen Kundendaten benutzt, um die Vertragsvorlagen zu befüllen und anschließend entweder als E-Mail-Entwurf vorzubereiten oder an einen Signaturservice zu übergeben.
Schau dir gerne das dazugehörige Video an, falls du mehr visuellen Input zu diesem spannenden Thema benötigst. All die notwendigen Informationen haben wir aber auch kompakt in diesem Blog zusammengefasst.
Inhalt
Warum die manuelle Vertragserstellung so viel Zeit kostet
Bei der manuellen Erstellung eines Vertrags wirkt zwar jeder Einzelschritt zunächst überschaubar, aber alle gemeinsam formen einen durchaus umfangreichen Prozess.
Du suchst den Ordner mit den aktuellen Vorlagen.
Du prüfst, welche Version des Vertrags verwendet werden soll.
Du legst gegebenenfalls einen neuen Kundenordner an.
Du öffnest den CRM-Datensatz und überträgst Namen, Anschrift, Kontakte und weitere Angaben.
Du befüllst jedes benötigte Dokument einzeln.
Du speicherst die Dokumente als PDF und vergibst einheitliche Dateinamen.
Du erstellst eine E-Mail, ergänzt Begleittexte und fügst alle Anhänge hinzu.
Du versendest die Unterlagen zur Unterschrift und legst die zurückgesendeten Dateien wieder ab.
Allein diese Aufzählung zeigt perfekt auf, wie viele Hauptschritte das Onboarding eines neuen Kunden beinhaltet, obwohl wir die Unterprozesse ausgelassen haben. Fakt ist, besonders bei mehreren Verträgen oder Formularen summiert sich der Aufwand schnell.
Die Lösung
Dokumente direkt aus dem CRM erzeugen
Wie bereits im Intro erwähnt, hat sich Timo das CRM-System, über das jedes Unternehmen mit Kundenbindung bereits verfügt, gekrallt und als Ausgangspunkt für seine automatisierte Lösung verwendet, da für gewöhnlich die benötigten Informationen wie Anschrift, Postleitzahl oder Ansprechpartner bereits nach Anlegen des Kundenkontakts zur Verfügung stehen.
Danach hat er eine Auswahl der verfügbaren Dokumentarten im Datensatz erstellt, welche eine im Hintergrund existierende zentrale Liste aus Vorlagen als Basis verwendet, die beim Starten der App dann automatisch geladen wird. Aufgrund dessen muss das Backoffice lediglich auswählen, welche Unterlagen für den jeweiligen Kunden benötigt werden und durch den Klick auf „Dokumente erstellen“ den Prozess starten. Nun liest Power Automate die Kundendaten aus und überträgt sie in die zuvor ausgewählten Word-Vorlagen. Anschließend werden die erstellten Dateien wieder im Kundenvorgang gespeichert.
Warum die Dokumente zunächst als Word-Datei entstehen
Natürlich ist ein vollständig automatisierter Prozess eine unglaubliche Zeitersparnis, aber trotzdem sollte ein Mensch die Kontrolle darüber behalten, damit die Dateien nicht ungeprüft versendet werden. Außerdem enthalten Verträge gelegentlich individuelle Passagen oder müssen vor dem Versand noch einmal angepasst werden. Dementsprechend hat Timo die Lösung so designed, dass die Dokumente zunächst als bearbeitbare Word-Dateien erzeugt werden. Erst nach erfolgter Prüfung werden die Unterlagen in PDF-Dateien umgewandelt und weiterverarbeitet.
E-Mail-Entwürfe automatisch vorbereiten
Auch das Aufsetzen von E-Mails ist in der Lösung beinhalten. Du kannst die fertigen Dateien direkt für den Versand auswählen und keine Sorge; genauso wie bei der Generierung der Dokumente wird die E-Mail nicht direkt automatisch versendet, sondern als fertigen Entwurf in der zu dem Kundendatensatz gehörigen Zeitachse abgelegt, wodurch du sie als verantwortliche Person einfach nachprüfen und nachbearbeiten kannst, sollte der hinterlegte Begleittext nicht zu der spezifischen Situation passen.
Damit hat Timo erfolgreich Automatisierung mit menschlicher Kontrolle kombiniert, wodurch standardisierte Bestandteile mit wenig Zeitaufwand automatisch entstehen, während individuelle Grüße oder fallbezogene Ergänzungen weiterhin möglich bleiben.
Digitale Signaturen direkt in den Prozess integrieren
Die meisten Verträge benötigen auch heute noch Unterschriften, selbst wenn diese nun digital möglich sind. Auch dieser Prozess ist in Timos Lösung mit inbegriffen, indem die fertigen Dokumente direkt in der model driven App direkt an einen Signaturservice (in unserem Fall DocuSign) übergeben werden können. Du musst lediglich die E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person auswählen.
Daraufhin kann der Empfänger den Vertrag über die von DocuSign versendete E-Mail öffnen, die Unterlagen prüfen und direkt im Dokument auf die vorgesehenen Signaturfelder springen.
Ein großer Vorteil von DocuSign liegt darin, dass der Kunde in Kombination mit Timos Lösung fehlende Informationen selbstständig über zusätzliche Eingabefelder ergänzen kann, ohne dass ein neuer manueller Prozess gestartet werden muss.
Auch das korrekte Ablegen des unterzeichneten Vertrags übernimmt die Lösung, indem die Automatisierung die fertigen Dokumente wieder abholt und sie mit Datum im passenden Kundenordner abspeichert.
Ein absoluter Gamechanger, wenn du uns fragst!
Zentrale Vorlagen in SharePoint statt lokaler Dateiablage
Um das Fehlerpotenzial weiter zu reduzieren, hat Timo die Vertragsvorlagen zentral in SharePoint abgelegt und mit den in der Lösung angezeigten Dokumentenarten verknüpft.
Das bringt einen entscheidenden Vorteil: Änderungen an den Verträgen müssen nicht in zahlreichen lokalen Kopien vorgenommen werden. Stattdessen muss das Backoffice ausschließlich eine zentrale Vorlage gepflegt, geprüft werden, was eine enorme Aufwandsminderung bedeutet.
Ein weiterer Vorteil von SharePoint liegt darin, dass auch Freigabeprozesse für geänderte Vertragsversionen sich darüber abbilden lassen, wodurch nachvollziehbar bleibt, welche Version aktuell freigegeben ist und welche Vorlage die Automatisierung verwenden darf.
Welche Microsoft-365-Bausteine stecken dahinter?
Erst wenn man die einzelnen Komponenten dieser genialen Lösung anschaut, wird einem erst so recht klar, was für ein Potenzial das Microsoft-Ökosystems birgt, sei es nun mit oder ohne spezialisierten Drittanbieter-Diensten:
Microsoft Dataverse speichert die strukturierten Kunden- und Vorgangsdaten.
Eine Model-driven App bildet die CRM-Oberfläche und die Auswahl der Dokumente ab.
SharePoint verwaltet die zentralen Word-Vorlagen und die Dokumentablage.
Power Automate steuert den gesamten Ablauf, liest Daten aus, stößt die Dokumenterstellung an und verarbeitet die Ergebnisse.
Encodian unterstützt beim Erstellen und Befüllen der Word-Dokumente.
DocuSign übernimmt den elektronischen Signaturprozess.
Gerade Power Automate macht den Ablauf für das betreuende Team so viel einfacher zu verstehen. Statt sich mit einer schwer einsehbaren Pro-Code-Automatisierung auseinandersetzen zu müssen, können die Verantwortlichen die einzelnen Schritte und Aktionen im Flow prüfen. Eine runde Sache!
Was kostet eine solche Vertragsautomatisierung?
Die genaue Kostenkalkulation hängt immer von der bestehenden Microsoft-365-Umgebung, dem Lizenzmodell, dem Umfang der Lösung und der Anzahl der Dokumente ab, weshalb wir keine eindeutige Prognose geben können. In unserem spezifischen Fall kommen wir unterm Strich bei ungefähr 37,-€/Monat raus, mit jeweils 0,10€ on top pro generiertem Dokument. Die genaue Kostenverteilung kannst du dir im Video anschauen.
Fazit
Standardarbeit automatisieren, Kontrolle behalten
Vor allem bei wiederkehrenden Dokumenten wie z.B. Serviceverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, SEPA-Formulare oder standardisierte Kundenunterlagen, welche alle nach einem ähnlichen Muster erstellt werden und auf bereits vorhandene Daten zurückgreifen, kann Timos Lösung einen bedeutenden Unterschied für die Verantwortlichen im Backoffice machen.
Statt Kundendaten wiederholt per Copy and Paste in verschiedene Dokumente einzutragen, kannst du die bereits existierende Struktur im CRM ausnutzen, um kontrolliert und gleichzeitig automatisiert deine Vertragsdokumente aufzusetzen. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung und individuelle Entscheidungen wirklich gebraucht werden.
Schreib uns gerne, wie die Vertragserstellung aktuell bei dir abläuft und welche Schritte in deinem Unternehmen noch manuell erledigt werden oder an welcher Stelle du dir eine Automatisierung wünschen würdest.
Liebe Grüße vom Team Veroo
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