Wissen deines Teams mit KI potenzieren
Kollaboration der Zukunft
So nutzt du Microsoft Copilot für echte Schwarmintelligenz
Microsoft Copilot verändert die Art, wie wir arbeiten. Viele Mitarbeitende nutzen KI bereits täglich für Texte, Analysen, Recherchen oder Präsentationen. Die Tendenz ist dabei ganz klar steigend. Doch genau hier entsteht in vielen Unternehmen ein Problem. Jeder arbeitet für sich mit seiner KI in stiller Zweisamkeit, sozusagen. Jeder sammelt eigene Erfahrungen, jeder entwickelt seine eigenen Prompts und das Wissen bleibt bei der einzelnen Person oder in ihrem Chat. Genau diese Herausforderung greifen wir heute auf. Denn statt isolierter KI-Nutzung hinterherzujagen, geht es darum, wie Teams gemeinsames Wissen aufbauen, Prozesse standardisieren und die kollektive Erfahrung einer Organisation mit Microsoft Copilot nutzen können. Die spannende Frage lautet also:
Wie wird aus vielen einzelnen KI-Nutzern und deren Ideen und Input ein intelligentes Team-System?
Inhalt
Warum KI im Team deutlich schwieriger ist als allein
Allein mit Copilot zu arbeiten, ist meist schnell und unkompliziert. Genau wie bei anderen KI-Tools stellst du deine Fragen, erhältst Antworten, lässt Inhalte erstellen und optimierst deine Arbeit dann ggf. noch in ein paar weiteren Schritten mittels sprachlicher oder schriftlicher Anweisung. Doch sobald mehrere Personen zusammenarbeiten sollen, entstehen neue Herausforderungen.
Plötzlich geht es nämlich nicht mehr nur um gute Antworten. Es geht um gemeinsames Wissen, nachvollziehbare Ergebnisse, einheitliche Prozesse oder auch nur ein übereinstimmendes Sprachbild sowie die Frage, wie Erfahrungen dauerhaft für andere nutzbar gemacht werden können. Genau hier stoßen viele Unternehmen an Grenzen, denn kein Unternehmer/in möchte, dass jede Person für sich dieselben Probleme löst, dieselben Prompts entwickelt oder dieselben Fehler macht und das, ohne, dass diese Erkenntnisse den anderen nützen. Hier und heute geht es uns um Gemeinschaft, um das gemeinsame Ziel einer Firma und somit gibt's auch nur ein gemeinsames „an einem Strang ziehen“. Das ist ein gesundes, auf Vertrauen basiertes Miteinander und die eigentliche Stärke von KI entsteht nämlich genau dann, wenn Wissen geteilt und weiterentwickelt wird. Man könnte sagen eine Form von kollektiver Intelligenz eines Unternehmens oder auch eine Schwarmintelligenz.
Fragen, die über das Tool der Wahl entscheiden
Wie lange soll das Wissen eurer Zusammenarbeit leben?
Gehen wir das Ganze aus diversen Perspektiven an. Denn nur so lassen sich die hier folgenden Szenarien am besten voneinander trennen und die Entscheidung für das richtige Tool fällt leicht.
Ein spannender Gedanke, dem wir im Video-Podcast nachgehen, ist demnach die Betrachtung der „Lebensdauer“ von Wissen. Nicht jede Information hat denselben Wert oder dieselbe Lebensdauer. Manche Inhalte gelten nur für wenige Tage, andere für Jahre. So manches Naturgesetz hält es durchaus schon sehr lange aus, wohingegen gewisse Konzepte oder Ideen manchmal nur Monatsfliegen sind. Das betrifft also zahlreiche Lebensbereiche und passt auch zur KI-Anwendung im Arbeitsalltag.
Daraus ergeben sich unterschiedliche Werkzeuge innerhalb der Copilot-Welt.
Copilot Chat
Kurzfristige Zusammenarbeit
Wenn du mit Kollegen lediglich ein kleines Projekt oder eine schnelle Aufgabe bearbeitest, reicht meist ein geteilter Copilot-Chat.
Die gemeinsame Unterhaltung kann heute, ähnlich wie ein Dokument, geteilt werden. Dadurch haben alle Beteiligten Zugriff auf denselben Kontext, dieselben Informationen und dieselben bisherigen Ergebnisse.
Das eignet sich hervorragend für…
kleine Projekte
kurzfristige Abstimmungen
Workshops
Brainstormings
Kampagnen mit kurzer Laufzeit
Der Nachteil ist, dass das Wissen eher temporär bleibt, es skaliert nicht für ganze Teams oder Abteilungen.
Copilot Notebooks
Der ideale Ort für Projektwissen
Sobald Projekte komplexer werden, kommen die Copilot Notebooks ins Spiel. Auch wenn Microsoft sie „Notebooks“ nennt, erinnern sie eher an Projektmappen. Hier können Teams relevante Dateien, Dokumente, Transkripte, SharePoint-Inhalte und weitere Quellen gemeinsam bündeln und das als Wissensbasis verwenden. Damit kann man innerhalb der Notizbücher oder Notebooks dann in den zugehörigen Chats arbeiten und diese auch immer weiter ausbauen.
Du kannst dabei sowohl Dateien hochladen als auch bestehende Inhalte aus SharePoint oder Teams referenzieren. Daraus entsteht ein gemeinsamer Wissensraum für ein Projekt. Der Vorteil ist hierbei zudem, dass bei Fragen an Copilot dieser in Bezug auf die eingehängten oder verlinkten Daten sucht und Ergebnisse erarbeitet und nicht den gesamten Tenant absucht. Das ist somit deutlich spezifischer und geht auch schneller.
Der große Vorteil
Alle Teammitglieder greifen auf dieselbe Wissensbasis zu.
Die KI arbeitet also nicht mehr mit individuellen Informationen einzelner Personen, sondern mit einer gemeinsamen Projektgrundlage. Genau so entstehen konsistente Ergebnisse.
Bei Veroo werden Copilot Notebooks beispielsweise genutzt, um Video-Transkripte gemeinsam weiterzuverarbeiten und daraus neue Inhalte zu entwickeln. Auch die Vorlagen für diesen Blogartikel entstanden so. Allerdings schreiben wir all unsere Texte selbst, wir nehmen die Transkripte nur als Entwurf und arbeiten weiter aus. Uns ist es sehr wichtig, dass hier Menschen kommunizieren und das auch so bleibt.
SharePoint-Agenten als digitale Abteilungsleiter
Wenn Wissen dauerhaft wird
Spannend wird es, wenn Wissen nicht nur projektbezogen, sondern dauerhaft genutzt werden soll. Genau hier sind wir bei der vorher verwendeten Analogie der Naturgesetze, die es doch schon recht lang aushalten. Was bedeutet das nun für den Arbeitskontext? Natürlich gibt es Situationen, in welchen ein Notebook nicht mehr ausreicht. Wir haben im Folgenden ein paar einfache Beispiele aufgelistet…
Marketingrichtlinien
Freigegebene Vorlagen
Logos
Flyer
Compliance-Regeln
Prozessbeschreibungen
All das sind typische Daten, die für eine ganze Abteilung verfügbar sein sollten und das über Monate, Jahre und viele Projekte hinweg.
Hier kommen SharePoint-Agenten ins Spiel, die gar nicht so bekannt zu sein scheinen. Diese Agenten greifen direkt auf SharePoint-Inhalte zu und können dauerhaft mit großen Wissensbeständen arbeiten. Gleichzeitig erhalten sie zusätzliche Regeln und Verhaltensanweisungen. Das Ergebnis ist beispielsweise, dass ein neuer Mitarbeiter nicht mehr wissen muss, welche Datei aktuell ist oder welche Freigaben erforderlich sind. Denn der Agent kennt die Regeln bereits. Er funktioniert gewissermaßen wie ein digitaler Abteilungsleiter, der jederzeit verfügbar ist und Auskunft geben kann. Man kann ihm dann dementsprechend Fragen stellen.
Ein echter Gamechanger
Agenten können eigenes Wissen aufbauen
Besonders spannend ist eine Fähigkeit von SharePoint-Agenten, die viele Unternehmen noch gar nicht kennen. Sie können eigenes Wissen aufbauen und Dateien erzeugen, die ihnen als Gedächtnis dienen. Das hört sich erstmal richtig schräg an, aber der Agent kann tatsächlich Erkenntnisse strukturieren, Informationen ablegen und sein Wissen langfristig organisieren.
Während klassische KI oftmals Ergebnisse erzeugt, die anschließend manuell gespeichert werden müssen, können SharePoint-Agenten Prozesse deutlich stärker unterstützen. Sie organisieren sich ihr Wissen selbst 😊 Gerade bei großen Datenmengen entsteht dadurch ein enormer Effizienzgewinn. (Verstanden, was das Ding macht? Lies es gerne nochmals, das ist wie ein richtig aufmerksamer cleverer Mitarbeiter!)
Eigene Copilot-Agenten
Wenn Prozesse wichtiger werden als Projekte
Der nächste Entwicklungsschritt sind individuelle Copilot-Agenten. Hier geht es nicht mehr um einzelne Dokumente oder einzelne Projekte, sondern um komplette Geschäftsprozesse. Das ist also nochmals ne ganz andere Nummer und auch eine andere Herangehensweise der KI. Um das zu beschreiben, haben wir einige Inhalte des Agenten aufgelistet.
Ein Agent erhält dabei nämlich zum Beispiel…
Verhaltensregeln,
Datenquellen,
Fachwissen,
Dokumentationen,
Richtlinien oder
Unternehmensprozesse.
Was bedeutet das also auf den Alltag umgemünzt? Durch dieses Wissen und die Inhalte wird aus der KI ein spezialisierter Assistent. Man kann das für unterschiedliche Unternehmensbereiche anwenden. Ein Beispiel aus dem Vertrieb / Sales, wäre dann zum Beispiel, das der Agent..
Angebote unterstützen kann,
Formulierungen prüfen auf inhaltliche und sprachliche Richtigkeit,
Preislisten berücksichtigen, und zwar die aktuellen,
Vertriebsrichtlinien einhalten,
Verkaufschancen vorbereiten usw..!
Damit kann dieser Spezial-Agent einen wiederkehrenden Prozess dauerhaft unterstützen mit seinem Inhalt und seinem Wissen. Je besser dieser Agent aufgebaut wird, desto höher wird sein Nutzen für das gesamte Team.
Teams Kanal-Agenten
KI direkt in der Zusammenarbeit
Hand auf's Herz, noch nie davon gehört? Hatte ich bis zum Videodreh auch nicht, ich hatte es aufploppen sehen, aber nie bewusst wirklich angesehen. Eine der spannendsten Neuerungen sind nämlich die sogenannten Kanal-Agenten in Microsoft Teams. Diese Agenten arbeiten direkt im MS Teams-Kanal und können sowohl auf Unterhaltungen als auch auf Dateien zugreifen.
Der Unterschied zu klassischen Agenten ist, so erklärt Timo das im aktuellen Video, dass sie Teil der täglichen Kommunikation werden. Dadurch lassen sich Fragen, Informationen oder Auswertungen direkt innerhalb des Teams bereitstellen. Für viele Teams entsteht damit erstmals eine KI, die nicht neben der Zusammenarbeit existiert, sondern mitten darin.
Skills
Die unterschätzte Geheimwaffe für einheitliche KI-Ergebnisse
Ein weiteres, definitiv wichtiges Element sind sogenannte Skills. Was ist das? Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich im Grunde um wiederverwendbare Anweisungen, die bestimmte Standards definieren.
Denk beispielsweise an…
Dokumentlayouts in eurem CI,
Angebotsstrukturen,
Corporate-Wording, also wie ihr kommuniziert,
interne Schreibregeln,
Freigabeprozesse und so weiter, und so weiter…
Das sind recht einfach verständliche und jedem geläufige Anwendungsfälle aus dem Marketing, Sales, etc. Anstatt diese Regeln immer wieder neu zu erklären, werden sie als Skill hinterlegt und im Team verteilt. Darauf kann dann jeder zugreifen und egal, was wer mit der KI produziert, hat diesen Skill zur Verfügung und die Ergebnisse passen dann auch wirklich zueinander.
Der große Vorteil ist also, dass alle Mitarbeitenden und alle KI-Systeme nach denselben Standards arbeiten. Das sorgt für deutlich konsistentere Ergebnisse.
Unser Fazit ist, die Zukunft gehört der KI-Schwarmintelligenz 😊
Die spannendste Erkenntnis aus dem Video lautet also nicht, welches Copilot-Tool das Beste ist. Tatsächlich hatten wir lange überlegt, welcher Titel wohl am interessantesten wäre. Für den Algorithmus wäre es vermutlich der andere gewesen, doch ist die eigentlich wirklich erschreckend geniale Folge aus all diesen Tools die entstehende Schwarmintelligenz.
Wir können Wissen von spezifischen Mitarbeitern dank KI auf andere mit anderem Fachwissen übertragen, das Wissen potenziert sich. Da alle zwar nicht dasselbe können, jedoch aus viel mehr schöpfen können. Zwei Köpfe sind besser als einer, 20 sind noch besser, 300 sind explosiv.
Wie also schaffst du es, individuelles Wissen in Teamwissen umzuwandeln?
Fassen wir all das nochmals zusammen. Microsoft bietet dafür heute bereits mehrere Ebenen….
Geteilte Copilot-Chats für kurzfristige Zusammenarbeit
Copilot Notebooks für Projektwissen
SharePoint-Agenten für Abteilungswissen
Copilot-Agenten für Prozesse
Kanal-Agenten für die Zusammenarbeit in Teams
Skills für standardisierte KI-Ergebnisse
Gemeinsam bilden diese Werkzeuge die Grundlage für etwas viel Größeres. Eine digitale Schwarmintelligenz, die Wissen nicht nur speichert, sondern fortlaufend für alle Mitarbeitenden verfügbar macht. Und genau dort liegt vermutlich die wahre Zukunft von KI in Unternehmen.
Nicht die einzelne Person wird produktiver. Das gesamte Team wird intelligenter.
Mit leicht philosophisch berührten Grüßen und dem Klang der Zukunftsmusik, die greifbar nah ist für euer Team,
Sarah vom Team der Veroo Consutling GmbH
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