DIE KOMMUNIKATIVE REVOLUTION - MS TEAMS !

Alle sprechen über Microsoft Teams. Und das zurecht! Warum wir davon überzeugt sind, erklären wir in den folgenden Zeilen.

Wie der Name es bereits vermuten lässt hat MS Teams etwas mit intelligentem Teamwork und folglich auch hochentwickeltem Datenmanagement und Kommunikation zu tun. Um es auf den Punkt zu bringen: Es ist das Tool schlechthin, das durch revolutionäre Kombinationsmöglichkeiten zahlreicher weiterer Dienste und Apps Kommunikation und Kollaboration in ein neues Zeitalter katapultiert.

MS Teams ist ein zentraler und digitaler Hub, der Austausch, Inhalte, zugewiesene Aufgaben, Projektplanung und vielfältige Apps an einem Ort vereint und miteinander nahtlos vernetzt. Das Ganze ist Teil des Office365 Angebots.

Seit nunmehr zwei Jahren auf dem Markt hat Teams bereits alle Erwartungen überrannt und ganze Unternehmensstrukturen zu produktiverem und modernem Arbeiten transformiert. Der #ModernWorkplace ist Inbegriff einer neuen Ära erfolgreichen Arbeitens. Der bisher gewohnte Umgang mit den üblichen „Software-Werkzeugen“ wurde gewaltig durcheinandergewirbelt. Denn Kommunikation und Kollaboration sind die Schlüssel zu einer erfolgreichen Abwicklung sämtlicher Prozesse innerhalb einer Work Chain. In Unternehmen täglich auftretende Fragen nach dem Stand eines Projektes, den noch offenen Aufgaben und der Austausch mit involvierten Mitarbeitern werden jetzt strukturiert, umfassend und ohne weitere Beschränkungen an Datenaustausch in einem einzigen Tool bearbeitet und machen alles somit deutlich übersichtlicher in Teams. Das Ganze wird dank der Cloud-basierten Lösung auf sämtlichen Geräten in Echtzeit und ortsunabhängig gespiegelt. Was auf dem Handy eingestellt wurde befindet sich umgehend auch in Ihrer Ordnerstruktur auf dem PC.

ALL IN ONE

Chatten, Dokumente austauschen oder diese gar gemeinsam bearbeiten, Dateien ohne Datenvolumen lediglich mit Links versenden, Besprechungen planen und in Teams ausführen, Videokonferenzen abhalten, Projektplanung mit einbeziehen, Gruppen mit individuellen Verantwortlichkeiten festlegen, Audio-Telefonie über die App, externe Mitarbeiter mit einbeziehen, Dateistrukturen verwalten und sämtliche Tools von SharePoint, Planner, OneDrive, Outlook und vielen mehr mit einbeziehen – dies und vieles mehr bringt Teams mit sich. Bisher vollkommen unbekannte Möglichkeiten werden real und fordern uns auf umzudenken! Denn das Büro von Morgen wird genau dann möglich – durch neue Wege der Zusammenarbeit. Steigen auch Sie jetzt um.

Ein zentraler Verwaltungsort für Ihr Team

Was genau bedeutet es für Ihr Unternehmen all diese Apps miteinander verknüpfen zu können und wie sehen die Anwendungen im Unternehmens-Alltag dann aus?

Als „virtueller“ Ort für Teams, Gruppen und verschiedene Projekte bietet es die zentrale Kommunikationsbasis all Ihrer Arbeiten. Eine App, von der aus Sie alle anderen Tätigkeiten übersichtlich und koordiniert steuern.

Ein Grundelement bildet der Chat. Hier können sich Mitglieder von Person zu Person austauschen. Das Ganze ist also nur für die miteinander chattenden Personen sichtbar.  Dies können zwei oder mehr sein. Telefonisch, schriftlich oder aber via Videotelefonie ist Kommunikation hier mit modernsten Methoden möglich.

Screensharing, das gemeinsame und zeitgleiche Zugreifen und Bearbeiten von Dateien jeglicher Art oder das Austauschen externer Inhalte kommen hinzu. Das Versenden großer Dateien, die gemeinsam abgestimmt werden müssen, fällt somit weg, da die Daten durch zentrale Datenablage in OneDrive gespeichert sind. Sie bearbeiten während des Chats gemeinsam die Datei. Die Ordnerstruktur ist hierbei vom Laptop aus, als auch vom Smartphone über die App jederzeit erreichbar. In Excel, OneNote, PowerPoint oder Photoshop abgelegte Dateien lassen sich gemeinsam anlegen oder verknüpfen. Auch Anbindungen an SharePoint, Outlook oder den Planner – ein Aufgabenverwaltungs- und Projektplanungstool sind inklusive. Zudem besteht die Möglichkeit mit Externen zu kommunizieren. Anders als bei Skype for Business bleibt der Chat nach dem Beenden der Anwendung bestehen.

Doch Teams erlaubt zudem die Kommunikation mit einer Vielzahl an Menschen in einem hochentwickelten System – in den sogenannten Teams! Dazu nun im kommenden Abschnitt mehr.

Der Chat ist also nur ein kleines Element. Ob und inwieweit ein Mitarbeiter verfügbar ist wird ebenfalls transparenter, denn sobald ein Mitarbeiter im Gespräch ist wird dies in der App angezeigt. Die Aufzeichnungen der Besprechungen landen dabei auf der Plattform Stream. Künftig soll es durch moderne Spracherkennungssoftware möglich sein ein Transkript zu jeder Besprechung anfordern zu können, welches automatisch den Inhalt den entsprechenden Personen zuordnet und schriftlich zur Verfügung stellt.

Mehr Produktivität und Effizienz durch verbesserte Strukturierung

 

Die Kommunikation mit mehreren Mitarbeitern bezüglich einer Thematik ist Grundbestandteil der Unternehmensprozesse. Durch viele Inhalte und lange Gespräche gehen oftmals die Informationen verloren, die essentiell wichtig waren in einer Besprechung. Zur Bündelung bestimmter Themen gibt es neben der Erstellung der „Teams“, die sich einer Grundthematik widmen, zusätzlich die „Kanäle“. Der erste Schritt für einen „Besitzer“ in Microsoft Teams ist also das Anlegen eines „Teams“, er kann dann im Anschluss weitere Personen hinzufügen.

Berechtigungen der Teams sehen wie folgt aus:

  • Besitzer
  • Mitglied
  • Gast

Alle Mitglieder haben den identischen Zugriff auf die im Team ausgetauschten Dateien. Ist eine separate Ablage gewünscht, auf die lediglich der Besitzer zugreifen kann, so kann dies durch entsprechende Ablage im Speicherort innerhalb von OneDrive persönlich gespeichert werden. Alle anderen Daten liegen in der SharePoint Ordnerstruktur für alle gemeinsam vor. Der Besitzer kann weitere Mitglieder zu Besitzern erklären. Bis zu 100 Besitzer in einem Team sind möglich. Auch die dazugehörende Website-Sammlung in SharePoint verwaltet/n der/die Besitzer als Admin.

Mitglieder können Kanäle hinzufügen, diese umbenennen und Register, Bots oder Konnektoren hinzufügen. Gäste haben weniger Rechte. Wieweit diese Zugriff haben, entscheidet das Unternehmen.

Ein Beispiel-Team mit seinen Kanälen

Obige Ansicht zeigt ein Beispiel-Team. Wird das Team mit Titel „Marketing“ vom Besitzer erstellt werden beispielsweise die Kanäle „Content“, „Corporate Identity“ und „Newsletter“ etc. hinzugefügt. Im Team Marketing sind nun die Mitarbeiter integriert, die sich der Thematik widmen. Sie bezeichnet man als Mitglieder. Externe, zum Beispiel ein Grafiker, können als Gäste hinzugezogen werden.

Vorteile der Themenspezifikation

Durch die Kanalisierung auf ein Thema oder dessen Unterthemen können Projekte, Informationen und dazugehörende Unterhaltungen konkret zugeordnet werden. Ein Wiederfinden der entsprechenden Daten, Antworten oder Inhalte wird somit immens erleichtert. Wie beim Beispiel-Team „Marketing“ gilt dies ebenso für ein Kundenprojekt „xy“, für welches dann ebenfalls ein weiteres Team mit selbiger Bezeichnung und den entsprechenden Mitarbeitern angelegt werden kann.

Die direkte Ansprache ein Team-Mitglied betreffend wird durch das Hinzufügen eines @-Symbols möglich. Diesem Mitarbeiter wird die Nachricht umgehend durch Aufploppen zugestellt. Ebenfalls erhält jener die aktuellen Updates via E-Mail.

Jedem Kanal können Registerkarten hinzugefügt werden! Hier beginnt dann die Integration aller anderen Office365 Dienste. Durch das standardmäßig integrierte Aufgabenmanagement-Tool „Microsoft Planner“ können zum Beispiel neue Aufgaben erstellt werden. Sie werden durch konkrete Terminierung direkt mit dem Outlook-Kalender-App verknüpft.

Personen können entsprechend zugewiesen werden, Ideen, relevante Links oder Dateien angehängt werden und Aufgaben übersichtlich bearbeitet werden. Ob Excel-Tabelle, OneNote-Notiz oder SharePoint-Seite – alles wird in diesem einen Ort gebündelt! Eine weitere Besonderheit stellen das Teams Wiki und der Teams Chat dar. Alle im persönlichen Chat aufgeführten Möglichkeiten (Siehe weiter oben) sind also auch in einem Team aus mehreren Personen möglich.

Oben angehängtes Bild zeig unter anderem, wie externe E-Mails in einem der Kanäle zum betreffenden Thema integriert werden können, als auch die Verteilung der Inhalte des Themas innerhalb der Registerkarte.

Teams wird zum täglichen Begleiter

Durch die Bündelung aller Dienste und Apps wird Microsoft Teams zum täglichen Kommunikations-Dienst Nummer 1! Der Austausch der Projektteams und Mitarbeiter erfolgt beinahe ausschließlich über die Anwendung. E-Mails sind für diese Zusammenarbeit Schnee von gestern. Genauso verhält es sich mit dem Austausch von Daten.

Durch das Austauschen von Links innerhalb von Teams, die Möglichkeit der zeitgleichen Bearbeitung einer Datei oder eines Dokuments durch mehrere Personen als auch die Möglichkeit News und Infos zum Unternehmen auszutauschen, kann Teams in jeder nur erdenklichen Situation genutzt werden. Teams öffnet dabei die Türen nach außen. Denn über Konnektoren können auch externe Dienste als Reiter eingebaut werden. Einige Beispiele hierfür wären Youtube, Twitter oder Google Analytics. Die neuesten Posts eines wichtigen Influencers können hier topaktuell angezeigt werden, ebenfalls die neuesten Daten zu Google Analytics. Ob also interessante Links, Beispiel-Videos für ein kreatives Brain-Storming oder inspirierende Grafiken.. dem Ganzen sind keinerlei Grenzen gesetzt.

Die Organisation, Kommunikation und Kollaboration verlagert sich intern zu 100 % in die App. Outlook dient hierbei lediglich noch dem Kontakt nach außen.

Die Kommunikation von Morgen bildet einen Grundbaustein des #ModernWorkplace. Teams stellt hierbei das Herzstück des Modernen Arbeitsplatzes dar.

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß Sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischen Networking und gemeinsamen Höchstleistungen animiert. In Ihrer Freizeit beschäftigt Sie sich am liebsten mit Musik, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern.

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