DIE VORTEILE

PROJEKTARBEIT VERBESSERN UND PRODUKTIVER MACHEN

Anhand der oben aufgelisteten Vorteile lässt sich recht rasch erahnen, was die Grundgedanken waren und die Ursache, warum diese neue Kanalart tatsächlich realisiert wurde. Durch die projektbezogene Zusammenarbeit in den Unternehmen, die sowohl Personen aus unterschiedlichen Abteilungen, Bereichen oder gar externe Personen einbeziehen musste, bestand hier eine Hürde, die Effizienz und Produktivität oftmals verhinderte. Dies vor allem auf den Datenaustausch bezogen. Bislang mussten jene Personen oftmals via Gastzugang, Freigaben oder per Mail mit an der Projektkommunikation eingebunden werden. Themen wurden zwar in gemeinsamen Meetings und Kanälen oder Chats besprochen, Datenzugriffe waren und mussten dann jedoch auch stellenweise improvisiert werden, waren komplex und schlicht im Umgang nicht praktikabel.

GLEICH EIN GANZES TEAM ERSTELLEN?

Die Frage, ob nun in Microsoft Teams für ein Projekt ein ganzes Team angelegt werden soll, vor allem auch, da oftmals dann vertrauliche Daten in bestimmten Kanälen des Teams liegen, war eine mühsame und berechtige Frage. Dies stand der Zusammenarbeit in auf den Bereich bezogenen Teams gegenüber, mit Gastzugängen oder Extrateams für spezielle Zusammenarbeiten. Nicht alle dem Team zugeordneten Daten sollten dem Externen oder dem Mitarbeiter aus der anderen Abteilung vorliegen – was also tun? Kreativität macht erfinderisch, umständlich war es dennoch. Die Daten lagen aufgrund dessen oftmals doppelt vor – dies auch manchmal nur zeitweise bis zur Abstimmung. Denn bei der Abwicklung von Projekten müssen eigentlich immer sowohl im Bereichs-/Abteilungsteam, als auch mit einem Verantwortlichen eines anderen Bereiches Daten besprochen und auch geteilt werden. Ob das der neue Produktflyer des Marketingteams zur Beschreibung der Unternehmensbereiche ist, die Bauabnahme eines neuen Objektes oder die Förderfähigkeit eines Projektes – viele Personen aus unterschiedlichen Bereichen sind involviert.

NEUE KANALART „FREIGEGEBENE KANÄLE“ ERSTELLEN

Über die „DREI PÜNKTCHEN“ und den Befehl „Kanal erstellen“ gibt es nun also die dritte Variante – die freigegebenen Kanäle. Hier können Mitglieder des Teams, in welchem der Kanal entsteht ausgewählt  oder auch ausgeschlossen werden sowie Externe oder Mitglieder anderer Teams hinzugefügt werden.

Der Kanal ist an das Team angebunden und kann NICHT in ein anderes Team verschoben werden. Die Daten liegen zudem auch nicht in der gewöhnlichen SharePoint-Ansicht (SharePoint Seite) vor, denn nur die Mitglieder im Kanal selbst sehen dessen Inhalte und Daten, als auch den Kanal als solchen in Ihrer Teams-Übersicht. Nur Teambesitzer können Shared Channels erstellen, auch sie können später als Einzige/r Mitglieder wieder hinzufügen oder entfernen (!!). Das Ganze ist als irreversibel.

Weitere Infos: Freigegebene Kanäle in Microsoft Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn

ANDERE TEAMS UND EXTERNE

Teammitglieder aus anderen Teams können hinzugefügt werden, es muss jedoch zunächst der Teambesitzer des anderen Teams gefragt werden. Externe können hinzugefügt werden, jedoch müssen hier die Unternehmensrichtlinien stimmig sein und Externen die Möglichkeit geschaffen werden zugreifen zu können. Über Zugriffseinstellungen seitens des Admins kann das angepasst werden. Dies passiert via Azure AD und auch der externen Organisation muss Zugriff erlaubt werden – sprich, diese muss ebenfalls freigeben.

Weiterhin bleibt zu bedenken, dass beim Einhängen von Tabs oder Daten, die in anderen Teams liegen, diese für Externe nicht einzusehen sind. Die bisherigen Zugriffsrechte bleiben bestehen – voller Zugriff entsteht nur für die in diesem speziellen Kanal liegenden Daten.

UNTERSCHIED ZU PRIVATEN KANÄLEN

Hier ähnelt diese neue Kanalform also den „Private Channels“. Der Unterschied ist, dass die Teilnehmer eines Private Channels auch immer Mitglieder im gesamten Team sind. Dies ist nun nicht mehr der Fall. Kanalmitglieder sind auch lediglich genau das – sie sind NICHT zwangsläufig und zeitgleich Teil des gesamten Teams, was nun die Möglichkeit bietet, dass auch nur im freigegebenen Kanal stattfindende Kommunikation und Daten zu sehen sind.

Auch Mitglieder des betreffenden Teams, in welchem sich der „Freigegebene Kanal“ befindet, müssen nicht zwangsläufig Mitglieder dieses einen Kanals sein. Sie können dann weder Daten noch den Kanal anzeigen.

FREMDER KANAL IN DER EIGENEN TEAMS-APP

Sehr praktisch ist vor allem für Externe, die bislang die Organisation wechseln mussten, um mit dem Kunden oder Partner zu kooperieren, dass das Team und der zugehörige „Freigegebene Kanal“ in der eigenen Teamsliste erscheint. In der Übersicht all ihrer anderen Teams. Somit muss man für die Zusammenarbeit nicht mehr den Tenant wechseln.

KNACKPUNKT UND KRITIK

Schwierig wird es, wenn es mehrere Team-Besitzer gibt und einer derjenigen den Freigegebenen Kanal anlegt. Dies ist anschließend nicht mehr änderbar. Wenn dieser Besitzer dann aus irgendeinem Grund nicht vor Ort ist, nicht erreichbar oder gerade keine Internetverbindung hat, hat niemand anders die Möglichkeit etwas am Kanal zu ändern. Selbst über den globalen Admin ist dies nicht besonders einfach.

Die Überlegung hierbei wäre also, ob es nicht Sinn macht Unternehmensrichtlinien zur Erstellung solcher Kanäle zu erarbeiten und durch den Adminkanal solche Freigegebenen Kanäle zu erstellen.

UNSER FEEDBACK & USE CASES

Wir halten das neue Feature für eine geniale Möglichkeit Zusammenarbeit zu verbessern! Ob wir dies hauptsächlich für die Arbeit mit Externen verwenden würden ist die Frage. Wir sehen jedoch auch intern eine große Chance Projekte deutlich besser abwickeln zu können.

Zwei sehr simple wie oft auftretende Use Cases sind zum Beispiel ein Projektteam mit dem Bereich „Finanzen“ – hier hole ich zur Abwicklung einen Controller dazu, den Buchhalter oder gar meinen Steuerberater und kann Themen deutlich praktischer abwickeln.

Ähnlich wäre es im Marketing.. Das Marketing und die Öffentlichkeitsarbeit erstellen oftmals in Absprache mit vielen Abteilungen oder Experten zu den einzelnen Inhalten Produkte. Diese müssen dann zum Beispiel mit der Geschäftsleitung, dem Eventteam, dem Vertrieb oder anderen Verantwortlichen abgestimmt und auch kontrolliert werden. Im gemeinsamen Kanal ist dies ohne Probleme möglich.

Microsoft Teams kurz erklärt?

Die Arbeitswelt hat sich rasant verändert. Mehr Flexibilität, Mobilität und ortsunabhängiges Arbeiten sind Standard geworden. Die Teams fungieren oft virtuell von unterschiedlichsten Regionen standortübergreifend, arbeiten in Teilzeit oder vom Home-Office aus zusammen. Eine zentrale Datenverwaltung und deren Koordination, als Basis für erfolgreiche Prozess-Abwicklungen, erfordern neues Denken. Hierarchien werden flacher, Teams autonomer. Modernste Kommunikationsmethoden sind Voraussetzung für junge Generationen einem Unternehmen beizutreten ebenso wie der Wunsch, etwas zum großen Ganzen beizusteuern. Beruf soll Berufung sein und Spaß machen. Das Teamwork sowie das Ziehen an einem Strang – Jeder, mit dem, was er am besten kann – sind die Voraussetzungen für den Erfolg von Morgen.
Microsoft Teams ist eine Cloud basierte Plattform als Teil des Microsoft 365 Pakets, die all Ihre Daten, Ihre Lieblings-Tools, die Planungen, Termine und die Meetings in einem Dienst bündelt und nach Projekten ordnet. Hier läuft quasi alles zusammen, was Sie im Büro-Alltag so tun. Sie steuern, kommunizieren und koordinieren alles von Microsoft Teams aus, welches Sie als App auf Handy, Laptop & Co haben.
Revolutionieren Sie mit Microsoft Teams ihre Kommunikation, Kollaboration, die gebündelte Datenablage und die ortsunabhängige Zusammenarbeit als zentrales Tool für alle Vorgänge im Unternehmen

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