Der Microsoft Planner Agent
So delegierst du Aufgaben direkt an KI
Microsoft hat doch tatsächlich unserem Lieblingstool, dem Planner, einen neuen Agenten spendiert. Und der ist deutlich interessanter als es auf den ersten Blick wirkt. Denn du kannst Copilot nicht mehr nur fragen, welche Aufgaben heute fällig sind oder wo dein Projekt gerade steht, sondern du kannst diesem Agent inzwischen ganz gezielt Arbeit übertragen und Aufgaben ähnlich delegieren, wie du sie sonst einem deiner Teammitglieder zuweisen würdest.
Das, was aber am meisten beeindruckt, ist, dass dieser Planner Agent nicht nur in Premium-Plänen zur Verfügung steht, sondern sogar im Planner Basic. Einziger Haken daran ist jedoch, dass du dafür wohl eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz brauchst. Es gibt hierbei zwei unterschiedliche User-Erlebnisse, die leicht miteinander verwechselt werden können. Das eine ist, den Agent direkt innerhalb eines Planner-Plans zu verwenden und das andere ist, den Planner Agent im Microsoft 365 Copilot Chat zu nutzen. Beide unterscheiden sich erheblich und genau das hat sich Timo im aktuellen Video angesehen.
Für Leseratten zur Alternative dieser Blogartikel, viel Spaß!
Inhalt
Der Planner Agent direkt im Plan
Von der Auskunft zur echten Delegation und mehr als nur Fragen zu offenen Aufgaben
Ok, sehen wir uns doch User-Szenario 1 an, nämlich direkt im Planner. Hier kannst du den Agent nach dem aktuellen Projektstand fragen, er kann dir auch zeigen, welche Aufgaben heute fällig oder kritisch sind und du kannst dir von diesem Agent darüber hinaus aus vorhandenen Informationen die passende nächste Aufgaben erstellen.
Das hört sich schon einmal sehr nice an, der eigentliche Gamechanger beginnt jedoch dort, wo du dem Agenten eine Aufgabe übergibst. Du weist diese Aufgabe nämlich nun nicht einem Kollegen oder einer Kollegin zu, sondern dem Planner Agent.
Ein Beispiel:
„Erstelle eine Zusammenfassung des aktuellen Projektstandes.“
Oder aber wo etwas wie…
„Bereite bitte ein Projektdokument mit einer Agenda für den nächsten Workshop vor.“
Der Agent bearbeitet diesen Auftrag dann und zeigt innerhalb der Aufgabe seinen Status an. Status wie „Warteschlange“ oder „in Bearbeitung“ werden hier angeschrieben, wie du es vermutlich aus der Arbeit mit KI bereits kennst.
Bei fehlenden Infos kommt eine Rückfrage an dich, bevor der Agent weiterwerkelt. Damit verändert sich die Zusammenarbeit mit KI spürbar.
Benefit „Projektkontext“
...der nicht jedes Mal neu erklärt werden muss
Ein weiterer Vorteil der Arbeit mit dem Agent innerhalb des Planner-Plans ist der vorhandene Projektkontext. Du kannst relevante Konzeptdokumente, Workshop-Unterlagen und weitere Projektinformationen mitgeben, der Agent kann diesen Kontext dann laut Timo für weitere Aufgaben nutzen. Du musst damit nicht bei jedem neuen Auftrag erneut erklären, worum es im Projekt geht und auf welchem Stand es sich befindet. Das ist natürlich gerade bei länger laufenden Projekten ein wichtiger Unterschied zur klassischen Arbeit mit einem allgemeinen KI-Chat. Der Agent arbeitet nicht nur mit einer einzelnen, isolierten Anfragen oder in dem Fall eben Aufgaben, sondern kann die im Projekt hinterlegten Informationen berücksichtigen.
Highlight und Benefit ist hier also, dass der Agent nicht nur Fragen beantwortet, sondern zu einem ausführenden Teil des Projektworkflows wird.
Der Unterschied zwischen Planner Basic und Premium
Der Agent ist ähnlich, die Projektstruktur nicht
Im Video beschreibt Timo, dass der Agent in Basic- und Premium-Plänen grundsätzlich ähnlich funktioniert. Planner Premium bietet allerdings zusätzliche Projektstrukturen, insbesondere bei der Arbeit mit Zielen.
Ein konkretes Beispiel wäre hierzu, ein Projektziel zu definieren, das da lauten könnte: „SharePoint-Dokumentenmanagement beim Kunden einführen.“
Aus diesem Ziel kann der Planner Agent anschließend passende Aufgaben für die Zielerreichung generieren. Der Ablauf entwickelt sich damit von einer reinen Aufgabenliste zu einem zielorientierten Planungsprozess.
Eine Abfolge wäre hierbei möglicherweise…
Du definierst das Projektziel.
Der Agent schlägt passende Aufgaben vor.
Du prüfst und verfeinerst die generierten Tasks.
Die Aufgaben werden anschließend im Projekt umgesetzt.
Wichtig ist, dass das natürlich nicht deine fachliche Bewertung ersetzt, sondern wie bei so vielen KI-Anwendungen ist der Agent eine Art Assistenz, der dir eine sinnvolle Ausgangsbasis erstellen kann. Du startest nicht mehr auf dem weißen Blatt Papier, sondern mit einem Vorschlag und kannst dann weiterhin kontrollieren, ob Aufgaben vollständig, richtig priorisiert und realistisch formuliert sind.
KI übernimmt also die Vorarbeit, während die Verantwortung für die Projektpläne jedoch beim Menschen bleibt.
Statusberichte automatisch erstellen und im Team teilen
Von erledigten Aufgaben bis zu aktuellen Risiken
Eine weitere spannende Funktion ist die Erstellung von Statusberichten. Der Agent kann darin darstellen, was bereits erledigt wurde, welche Aufgaben überfällig sind, wo Risiken liegen und welche nächsten Schritte anstehen. Timo beschreibt das so, dass diese dann als Loop-Komponenten beziehungsweise auf einer Copilot Page bereitgestellt werden, wodurch sich all das viel einfacher mit einem Team teilen und gemeinsam weiterverwenden lässt.
Sehr nice, um zu verfolgen, wo im Projekt man geradesteht. Besonders genial ist das für interne Abstimmungen, Lenkungskreise oder Workshops. Statt dann alle Aufgaben manuell zu durchsuchen und daraus einen Bericht zusammenzubauen, liefert dir der Agent einen strukturierten Entwurf.
Du kannst deine Energie anschließend dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht wird, nämlich bei der Bewertung der Risiken, der Abstimmung von Entscheidungen und der Anpassung der nächsten Schritte. Du kannst also deine Kreativität fördern und lästige Aufgaben beiseitelegen und den Agent machen lassen.
Der Planner Agent im Microsoft 365 Copilot Chat
Mehr Kontext aus deinem Arbeitsalltag
Kommen wir zur zweiten Variante, dem Szenario außerhalb des eigentlichen Plans, nämlich im Microsoft 365 Copilot Chat. Dieser kann beispielsweise in Microsoft Teams, in der Copilot App, auf dem Smartphone oder im Browser verwendet werden. Der entscheidende Vorteil liegt hierbei im breiteren Arbeitskontext. Diese Variante kann Informationen aus E-Mails, Meetings sowie Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien verwenden, sofern die entsprechenden Inhalte über den verfügbaren Microsoft-365-Kontext zugänglich sind. Dadurch entstehen interessante Anwendungsszenarien, wie zum Beispiel das Checken und Durchsehen deiner Mails und dem daraus folgenden Erstellen von Aufgaben im Planner-Plan oder aber das Erstellen von Präsentationen in einem Projektplan.
Der Agent verbindet hier also Informationen aus dem Arbeitsalltag mit der Aufgabenplanung. Das entspricht einem häufigen Wunsch aus Projekt- und Meeting-Workshops, weil natürlich unbedingt Aufgaben nicht erst nachträglich manuell übertragen werden sollten, sondern, wenn möglich, direkt aus vorhandenen Informationen entstehen können. Das erspart unfassbar viel Arbeit und fördert dabei auch Ideen und Impulse aus Gesprächen, die sonst vielleicht verloren gehen oder auf der Strecke bleiben.
Die Grenzen des Planner Agents
Außerhalb des Plans bleiben die Premium-Pläne außen vor
So gut die Idee klingt, das alles nach unseren Wünschen funktioniert, so ist eben dennoch noch längst nicht alles möglich. Der Planner Agent im Microsoft 365 Copilot Chat kann laut Timo aktuell nicht in den Planner Premium schreiben. Er kann dort weder Premium-Pläne erstellen noch die darin enthaltenen Aufgaben auslesen oder bearbeiten. Basic-Pläne werden hingegen unterstützt.
Das ist doch mal ein Ding, wenn man bedenkt, dass der Planner Premium doch einiges an weiteren Lizenzen ausmacht und ein mächtiges Werkzeug für Projektmanager im M365-Umfeld darstellt.
Auch innerhalb von Basic-Plänen bestehen jedoch wohl funktionale Grenzen.
Der Agent kann unter anderem Dinge tun wie…
Aufgaben und Aufgabenbezeichnungen erstellen,
Fortschritte verändern,
Start- und Fälligkeitsdaten anpassen,
Prioritäten verändern,
und vollständige Basic-Pläne erstellen.
Aaaaaber…. noch nicht unterstützt werden dagegen Features wie…
die Zuweisung einer Aufgabe an eine Person,
Checklisten,
Dateianhänge,
Labels,
und das Löschen von Aufgaben.
Kurzum bedeutet das für uns User, dass der Agent zwar bereits einen großen Teil der strukturellen Vorarbeit übernehmen kann, für die vollständige Pflege eines Plans jedoch aber weiterhin unsere menschliche Nacharbeit notwendig ist😊.
Das Sahnehäubchen zum Schluss
Vielleicht ist es doch möglich den Planner vollständig über KI zu steuern
Natürlich geben sich unsere Techies damit nicht zufrieden und Timo hat sich hier eine weiterführende Lösung namens „Taskly MCP“ erdacht und umgesetzt. Das Ganze werden wir euch im kommenden Video dann auch etwas detaillierter erklären, denn das Ding hat es wirklich in sich. Es handelt sich dabei um einen MCP-Server, an den KI-Agenten angebunden werden können und was damit möglich ist, ist wirklich unglaublich. Die Lösung kann Planner-Pläne in Basic und Premium auslesen, bearbeiten und steuern, sie kann im eigenen Tenant installiert oder direkt über den Anbieter verwendet werden und hierbei können nicht nur einzelne Aufgaben angepackt werden, sondern komplette Planungsvorgänge können agentengestützt / KI-unterstützt, ausgelesen, bearbeitet und strukturiert werden. Dazu jedoch mehr im nächsten Video 😊Folgt uns hierzu gerne auf unserem Youtube-Kanal, dann verpasst ihr die latest News hierzu garantiert nicht.
Fazit
Der Planner Agent macht aus KI einen neuen Projektmitarbeiter
Der neue Planner Agent zeigt uns tatsächlich, wohin sich moderne Projektarbeit entwickeln kann und das ist etwas spooky, um ehrlich zu sein. Copilot beantwortet uns nicht mehr nur Fragen, sondern übernimmt klar definierte Aufgaben innerhalb eines Plans. Er kann Projektinformationen nutzen, Aufgaben ableiten, Statusberichte vorbereiten und Ergebnisse zur Prüfung bereitstellen. Besonders interessant wird dann die Verbindung der beiden Varianten oder Perspektiven, nämlich die mit der Arbeit direkt im Plan und der in Verbindung mit der Agenten-Arbeit im Chat. Der MCP-Anwendungsfall kombiniert genau das dann nochmals on top.
Im Moment gibt es also noch Einschränkungen, insbesondere bei Premium-Plänen, Zuweisungen, Checklisten, Anhängen, Labels und dem Löschen von Aufgaben, dennoch ist der Schritt entscheidend, einen KI-Assistenten, den du aktiv nach jeder Information fragen musst, mit einem Agent zu ersetzen, an den du Arbeit delegieren kannst. Wenn du sehen möchtest, wie die beiden Planner-Agent-Varianten konkret funktionieren und worauf du beim Einsatz achten solltest, schau dir das zugehörige YouTube-Video an. Dort werden die Funktionen, Unterschiede und Grenzen direkt am praktischen Beispiel erklärt.
Würdest du einem KI-Agenten bereits echte Projektaufgaben übergeben oder möchtest du die Ergebnisse lieber weiterhin selbst erstellen?
Schreib super gern deine Erfahrungen oder Impulse unter das Video und abonniere den Kanal, wenn du keine Updates zu Microsoft Planner, Microsoft 365 Copilot und moderner Projektarbeit verpassen möchtest. Wir freuen uns auf euer Feedback!
Viele Grüße,
Sarah von Team Veroo
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