KI trifft Projektmanagement im MS Planner
Taskly Planner MCP
So überträgst du komplette Projektpläne automatisch in Microsoft Planner Spoiler: Der Planner Agent ist's nicht 😊
Du hast dein Projekt gemeinsam mit einer KI geplant, im Chat alles rauf und runter durchdachte, Verantwortlichkeiten definiert und alle notwendigen Aufgaben ausgearbeitet, doch dann beginnt die mühsame Arbeit, die dir all das madig macht. Du musst nämlich sämtliche Ergebnisse einzeln in den Microsoft Planner übertragen. Das soll natürlich nicht sein. Genau diese Lücke lässt sich mit einem sogenannten Model Context Protocol, kurz MCP, schließen und diesen haben wir für unsere Kunden konzipiert und getestet.
Fazit: Der Kracher!
Inhalt
Grundproblematik
KI kann heute erstaunlich gut Projektpläne entwickeln, wenn sie von dir den richtigen Input bekommt. Du kannst ein Vorhaben beschreiben, Ziele diskutieren, Risiken analysieren und daraus konkrete Aufgaben ableiten lassen, die KI kann sogar zuordnen, welche Personen involviert sind und was deren Aufgaben sind. Am Ende liegen die Ergebnisse jedoch häufig nur in einem Chat oder Dokument. Häufig scheitert gute Projektplanung genau daran. Damit daraus ein steuerbares Projekt wird, müssen Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten in dein Projektmanagement-Tool gelangen. Wir nutzen hier den Planner Premium und Planner Basic.
Es entsteht also eine Art Medienbruch. Die KI liefert den Plan, aber du musst ihn manuell übertragen. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und nimmt der intelligenten Projektplanung einen großen Teil ihres praktischen Mehrwerts. Im Video zeige ich (Sarah) dir mit Timo Lenz, wie sich genau dieses Problem lösen lässt.
Problem 1.)
Der Projektplan bleibt im KI-Chat hängen
Wenn du dein Projekt, egal wie groß, nun mit einem KI-Agenten ausarbeitest, entstehen schnell zahlreiche To-dos. Vielleicht entwickelt ihr gemeinsam einen Kampagnenplan, strukturiert eine Produkteinführung oder plant ein Kundenprojekt. Die KI kennt danach die nächsten Schritte, Abhängigkeiten und möglicherweise sogar die passenden Rollen. Was der KI aber dann fehlt, ist der direkte Zugang zum operativen Aufgabenmanagement – hier der Planner.
Ohne eine entsprechende Verbindung bleiben die Ergebnisse in einem Chat, einem Word-Dokument oder einer anderen Textausgabe liegen. Du musst anschließend jede Aufgabe einzeln in Microsoft Planner anlegen, Beschreibungen kopieren, Verantwortliche auswählen und Fälligkeiten eintragen. Genau diese manuelle Übertragung soll der neue Ansatz vermeiden.
Problem 2.)
Warum der Planner Agent allein nicht jede Anforderung erfüllt
Der Planner Agent verfolgt grundsätzlich bereits den richtigen Gedanken. KI soll nicht nur über Projekte sprechen und diese ausarbeiten können, sondern auch Pläne direkt unterstützen und Inhalte in Basis- oder Premiumplänen verarbeiten (Hierzu gibt's auch ein Video von Timo, das vorige genau genommen).
Im beschriebenen Szenario und für das, was uns wirklich hilft, reicht das jedoch nicht immer aus. Besonders dann, wenn dein Projektplan außerhalb des Planner Agents entstanden ist, etwa in einem anderen KI-Modell oder in einem Dokument, lassen sich die erzeugten To-dos nicht automatisch unter allen Voraussetzungen in den gewünschten Plan übernehmen. Das Problem ist zum einen das Umsetzen in einen neuen Plan und natürlich auch das Anpassen während des laufenden Projektes. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen längst nicht mehr ausschließlich mit einem einzigen KI-System arbeiten, sondern mit verschiedenen. Unterschiedliche Modelle und Agenten kommen je nach Anwendungsfall zum Einsatz. Umso wichtiger wird eine gemeinsame Schnittstelle, über die diese Systeme mit den operativen Werkzeugen des Unternehmens kommunizieren können.
Lösung Part 1.)
Die Veroo Lösung ist der Taskly Planner MCP als Schnittstelle zwischen KI und Planner
MCP steht für Model Context Protocol und genau das haben wir für den Planner konzipiert. Vereinfacht gesagt handelt es sich um eine Schnittstelle, über die eine KI erlernen kann, wie sie ein angebundenes System bedienen soll.
Im konkreten Anwendungsfall verbindet das MCP verschiedene KI-Agenten mit dem Microsoft Planner. Die KI kann dadurch nicht nur einen Projektplan entwickeln, sondern Informationen auch in den Planner schreiben und bei entsprechender Berechtigung daraus lesen. Statt die KI-Ergebnisse manuell zu übertragen, kannst du den Agenten beispielsweise auffordern, aus einem ausgearbeiteten Projekt einen neuen Planner-Plan zu erstellen und alle Aufgaben zu übernehmen.
Der Agent kennt durch die Schnittstelle die benötigten Funktionen und weiß, wie er mit den Planstrukturen umgehen muss. Dadurch wird aus einem guten KI-Konzept ein tatsächlich nutzbares Projekt.
Lösung Part 2.)
Vom Gespräch zum vollständigen Projektplan
Der große Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass du dein Projekt weiterhin natürlich mit der KI entwickeln kannst, das funktioniert textlich, aber…. Und das ist der große Benefit; je nach verwendeter Anwendung aber auch über Spracheingaben und das sogar vom Handy aus.
Du besprichst mit der KI das Vorhaben, lässt Aufgaben, Rollen und Abläufe entwickeln und entscheidest anschließend, ob dafür ein neuer Basis- oder Premiumplan angelegt werden soll. Der Plan kann dabei nicht nur einzelne Aufgaben enthalten, sondern deutlich umfassender aufgebaut werden. Du kannst…
Buckets zur thematischen Strukturierung,
Labels für Prioritäten oder Kategorien,
ausführliche Aufgabenbeschreibungen,
Links und Anhänge an Aufgaben,
Ziele beziehungsweise Goals,
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellen und…
damit entsteht folglich nicht nur eine lose Aufgabenliste. Sondern die KI kann einen strukturierten Projektplan aufbauen, der zu den Vorgaben und Arbeitsweisen deines Unternehmens passt.
Lösung Part 3.)
Die KI begleitet das Projekt auch nach der Planung
Besonders spannend wird der Ansatz danach, weil die Verbindung nicht nach der erstmaligen Erstellung endet. Du kannst Wochen oder Monate später erneut mit dem Agenten arbeiten und fragen:„Wo stehen wir aktuell in diesem Projekt?“
Der Agent kann dir dann den angebundenen Plan auswerten und beispielsweise erkennen, welche Aufgaben noch offen sind oder sich verschoben haben.
Das heißt also, dank des MCP kann die KI Aufgaben anschließend ergänzen, anpassen oder neu zuweisen. Deine KI wird damit vom einmaligen Ideengeber zum dauerhaften Projektassistenten. Sie unterstützt dich nicht nur beim Start, sondern kann dich über den gesamten Projektverlauf begleiten.
Der entscheidende Fortschritt liegt nicht darin, dass KI schöne Aufgabenlisten schreibt. Der wirkliche Mehrwert entsteht, wenn sie mit dem System zusammenarbeitet, in dem dein Team diese Aufgaben tatsächlich erledigt.
Lösung Part 4.)
Intelligentes Ressourcenmanagement als nächster Schritt
Intelligente Ressourcenplanung darf in keinem längeren Projekt fehlen. Im Video Podcast sprechen Timo und ich von einem Kundenprojekt, bei dem Ressourcen bereits auf Tagesbasis im Planner verwaltet werden. Die zusätzliche KI soll vorhandene Kapazitäten, Engpässe und benötigte Fähigkeiten berücksichtigen und daraus Vorschläge für die Platzierung von Aufträgen und Projekten entwickeln.
Das eröffnet interessante Möglichkeiten für Unternehmen, die mehrere Projekte parallel koordinieren müssen. Statt ausschließlich Aufgaben zu verwalten, kann eine KI dabei helfen, die Planung auf verfügbare Kapazitäten abzustimmen. Die endgültige Entscheidung sollte natürlich weiterhin bei den verantwortlichen Menschen liegen. Als unterstützendes System kann die KI jedoch schneller auf Konflikte aufmerksam machen und mögliche Alternativen vorbereiten.
Lösung Part 5.)
Welche Lizenz und technische Einrichtung brauchst du?
Die Voraussetzungen hängen davon ab, mit welcher KI-Umgebung du arbeitest. Wenn du den Taskly Planner MCP über Microsoft Copilot verwenden möchtest, benötigst du eine passende Copilot-Lizenz, damit der entsprechende Connector beziehungsweise Agent angesprochen werden kann. Bei anderen KI-Werkzeugen ist nicht zwingend dieselbe Lizenz notwendig. Der Zugriff auf die Microsoft-365-Schnittstellen und die erforderlichen Planner-Berechtigungen bleiben jedoch Voraussetzung.
Innerhalb der Copilot-Umgebung wird die Schnittstelle nicht einfach direkt in einen normalen Chat geladen. Stattdessen wird ein Agent erstellt, der das MCP als Werkzeug erhält. Dieser Agent kann anschließend im Team oder in der Organisation geteilt werden. Die einzelnen Personen authentifizieren sich mit ihrem eigenen Konto und greifen entsprechend ihrer Berechtigungen auf ihre Pläne zu.
Für die Bereitstellung hat Timo im Video zwei Modelle beschrieben:
Eine Installation in der eigenen Umgebung: Der MCP-Code wird im eigenen Microsoft-Tenant beziehungsweise in Azure implementiert.
Eine zentral bereitgestellte Variante: Die Verbindung wird zentral betrieben und über eine freigeschaltete URL in der jeweiligen KI-Anwendung hinterlegt.
Welche Variante besser passt, hängt von deinen Anforderungen an Betrieb, Kontrolle und technische Administration ab. Im Allgemeinen ist all das natürlich ein durchaus komplexes, internes Diskussionsthema.
Mega Benefit
Projektmanagement per Spracheingabe, auch unterwegs
Ein genialer Mehrwert zeigt sich bei der mobilen Nutzung und der begeistert uns vor allem, da uns der Planner mobil noch nie so richtig begeistert hat. Über einen entsprechend eingerichteten Agenten kannst du den Microsoft 365-Copilot auf deinem Smartphone jetzt aber verwenden und Projektinformationen per Sprache abfragen oder neue Aufgaben anlegen lassen. Du kommst z.B. aus einem Kundenmeeting und sprichst die nächsten Schritte direkt ein. Der Agent kann diese Informationen in Aufgaben übersetzen und dem passenden Plan hinzufügen. Damit wird aus einer spontanen Sprachnotiz ein strukturierter Bestandteil deines Projektmanagements.
Gerade für Beratung, Vertrieb, Außendienst oder Projektleitung ist das ein praxisnaher Vorteil, weil es nebenbei, flott und trotzdem koordiniert mit der KI per Handy geht.
Aufgaben werden dort erfasst, wo sie entstehen, und nicht erst Stunden später am Schreibtisch rekonstruiert.
Fazit
Der wichtigste Schritt kommt nach der KI-Planung
KI-gestützte Projektplanung ist nur dann wirklich effizient, wenn ihre Ergebnisse anschließend ohne unnötige Medienbrüche weiterverwendet werden können.
Unser Taskly Planner MCP kann genau diese Brücke schaffen. Es verbindet KI-Agenten mit Microsoft Planner und ermöglicht, strukturierte Pläne anzulegen, Aufgaben zu aktualisieren, Projektstände abzufragen und perspektivisch sogar Ressourcen intelligenter einzuplanen. Statt Projektplanung und Projektumsetzung als getrennte Welten zu behandeln, entsteht ein durchgängiger Workflow.
Genau darin liegt die eigentliche Zukunft des KI-gestützten Projektmanagements. Nicht noch mehr Text, sondern eine direkte Verbindung zwischen guten Ideen und konsequenter Umsetzung.
Du möchtest den Taskly Planner MCP schon mal in der kleinen Variante testen?
Here we go...
Beste Grüße
Sarah von Team Veroo
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