Inhalt

• Anforderungsrahmen des Projekts
• KI-Technologie, OpenAI
• Prozessschritte und Details
• GPT im Prozess mit Microsoft 365
• Fazit und Gedanken zur neuen Technologie

Veranschaulicht wird hierbei vor allem, wie flexibel Prozesse und Business-Lösungen in der Welt von Microsoft 365 und Azure sind und wie schnell auf Neues reagiert werden kann, um mehr Effizienz und Produktivität zu schaffen.

Hausverwaltungs GmbH schafft Zukunft

Wie genau sieht diese Customer Success Story bislang aus?

Die Hausverwaltung Immerheiser steht mit Ihrem derzeitigen Pilotprojekt in der Testphase bereits mit einem Schritt in der Zukunft digitaler Prozesse und schafft Einblicke, was möglich ist. Effizienz, Produktivität und die Zeit für wirklich Wichtige Themen zu schaffen haben hohe Priorität in der Wirtschaft. Jedoch spielt auch die Neugierde, die Begeisterung am Puls der Zeit zu sein und innovative Konzepte rechtzeitig zu nutzen ganz oben auf der Liste.

So entsteht im Moment ein digitaler Prozess zur automatisierten Verarbeitung von "Post" im Fokus. Die bisher eingesetzten intelligenten Komponenten zum auslesen der Dokumente werden nun zusätzlich automatisiert vom Large Language Model GPT aufbereitet. Neben Rechnungen und anderen Daten spart dies insbesondere bei unbekannten Dokumentenformaten enorm Zeit und lässt erahnen was hier in Zukunft möglich sein wird.

DER PROZESS | Übersicht

Bei der Verarbeitung von Post werden grundlegende zwei Wege beschritten. Die Verarbeitung von Rechnungen und die weitere Bearbeitung von "Sonstigen Dokumenten" die allgemein alles ist, außer eben Rechnungen.

Posteingang

Was macht das Tool nun in einem digitalen Posteingang bei der Firma Immerheiser?

Die Firma Immerheiser erhält als Hausverwalter aufgrund Ihrer Tätigkeiten als Koordinator zahlreicher Subdienstleister viel Post und Rechnungen immer mit dem Bezug zu einem verwalteten Objekt. Diese Dokumente sind stellenweise sauber formatiert, gehen schon digital ein, andere jedoch sind handschriftlich notiert und kaum lesbar. Das macht die Sichtung, Verteilung und weitere Verarbeitung schwer.

Zunächst wird die gesamte Post zentralisiert, sodass diese an einem bestimmten Ort zu finden ist. Dies ist in diesem Beispiel ein bestimmtes Postfach im Microsoft Exchange Server. Egal ob Rechnungen und Post per E-Mail, per Download oder auf analogen Wege eingeht. Alles geht über dieses Postfach.

Eine erste "künstliche Intellignez" aus dem Microsoft Cognitive Service nimmt sich nun den Dokumenten an versucht aus diesen schlau. Es wird versucht die Dokumente in die beiden nachgestellten Verfahren "Rechnung" und "Sonstige Dokumente" einzustufen.

Verarbeitung von Rechnungen

Nachdem die PDFs im Posteingang eingegangen sind erkennen verschiedene Microsoft Engines relevante Rechnungsinformationen. Dies kann der sogenannten Form Recognizer, ein bereits trainiertes KI-Modell sehr gut, da es speziell auf die Inhalte von Rechnungen ausgelegt ist. Neben den Standardinformationen einer Rechnung, wie Rechnungssteller, Rechnungsdatum oder auch die Summen, wird über eine weitere Engine versucht, die Objektnummer auf einer Rechnung zu identifizieren. Mit Hilfe dieser Nummer, kann die Rechnung eindeutig einem Objekt und somit dem weiteren Bearbeiter zugeordnet werden.

Die ausgelesen Informationen werden als Eigenschaften an das Dokument und teilweise auch in Dateinamen geschrieben. Dies scheint auf den ersten Blick weniger Hilfreich und wertvoll als es in der Praxis wirklich ist. Denn, ist bereits von außen erstlich um welche Art von Dokument bzw. Rechnung es sich handelt, lässt sich natürlich viel besser damit arbeiten also wenn nur eine nichtssagende, fremde Rechnungsnummer oder gar eine Scanner-Nummer zu lesen ist.

Automatisierte Rechnungszuweisung, Benachrichtigung, Verteilung

Mit den extrahierten Daten wird das Objekt in der Objektdatenbank ermittelt und eindeutig zugeordnet. Voll automatisch und mit einer Zuverlässigkeit von 49 aus 50 Dokumenten. Der zuständige Objektbetreuer wird in regelmäßigen Abständen über neue Rechnungen in einem Microsoft Teams Chat informiert.

Warum in "regelmäßigen" Abständen und nicht sofort? Damit mehr Zeit für Fokusarbeit bleibt und nicht ständig abgelenkt wird.

Mit einem Klick kann auf die zu bearbeitenden Rechnungsdokumente gesprungen werden. Diese können dann genehmigt, abgelehnt und mit einem Kommentar versehen werden.

Bearbeitung in der Buchhaltung

Alle freigegeben Rechnungen werden zusammen mit dem Kommentar in einer übersichtlichen Liste dargestellt und können verarbeitet werden. Die Buchhaltung schließt die Bearbeitung mit einem Statuswechsel der Rechnung ab, wodurch diese im Microsoft-System archiviert wird.

Bereitstellung für Wohnungseigentümer und andere "Endkunden"

Durch Verarbeitung über einen Flow in Power Automate, war die Anbindung an das Endkundenportal Casavi kinderleicht. Alle Rechnungen werden passend in das jeweils Objekt und mit der richtigen Berechtigung hochgeladen und den Eigentümern zur Verfügung gestellt.

GPT Hilft bei unstrukturierten Inhalten

Hier kommt nun das Large Language Model GPT ins Spiel. Denn die "Sonstigen Dokumente" können wie gesagt Alles und Nichts sein. Jedes Format und jegliche Art von Inhalt sind in die Dokumenten zu erwarten. Dies macht es den bekannten, also den trainierten, Modellen etwas schwerer, verwertbare und korrekte Informationen aus den Dokumenten zu ziehen.

Damit aber, wie bei Rechnungen bereits von außen am Dokument ersichtlich wird, worum es geht und welche Aufgaben auf den Objektbetreuer warten, überlassen wir das "Sichten" des Inhaltes GPT und versuchen, eine kompakte und aussagekräftige Zusammenfassung vom Inhalt zu erhalten.

Die ersten Ergebnisse haben wir nur mit "WOW" kommentiert. Aber sehen Sie selbst.

Die für uns Menschen schwierige Handschrift verlangt auch bei mehrmaligem Lesen etwas Geduld. Für die KI scheint es weniger ein Problem zu sein. Dieser scheinbare Leistungsnachweis und die Zusammenfassung durch die KI ist aber doch sehr erstaunlich. So kann die KI eine Verbindung zwischen den einzelnen Informations-Teilen herstellen und weiß z.B. wer die ausführende Firma ist, auch wo dies gemacht wurde. Ganz besonders erstaunlich finden wir den Zusammenhang zwischen Tätigkeit und den verwendeten Bauteilen!

Aktuell arbeiten wir mit der Hausverwaltung Immerheiser und anderen Kunden noch in einem Pilotstatus und sind fleißig dabei, Konzepte zu erstellen wie diese Mehrwerte weiter und besser im automatisierten Prozess verwendet werden können. Bereits im jetzigen Status würde dieser Einsatz mehrere  Stunden pro Woche an "überfliege-" und "entziffer"-Tätigkeiten einsparen.

FAZIT

Technologien nehmen gewaltig an Fahrt auf, was Ihre exponentielle Entwicklung betrifft. Nun sorgt diese Technologie, nämlich die der Large Language Models wie vor allem die von OpenAI, Chat GPT, für unglaublich viel Gesprächsstoff und auch Zündstoff. Denn die Fähigkeiten des Tools scheinen nahezu mit dem Fähigkeiten des menschlichen Bewusstseins antworten zu können.

Durch Copilot, hierzu lesen Sie gern mehr in unserem anderen Blog, bindet Microsoft 365 diese Technologie ganz bewusst in unsere Arbeitswelt ein und macht Arbeit hierdurch noch deutlich einfacher, produktiver, intelligenter und vieles mehr.

Natürlich kann dies erschrecken und Angst machen, vor allem die Angst davor die Kontrolle zu verlieren, das diese Technologien unser Bewusstsein überrollen und uns letztlich kontrollieren ist groß und wir kennen dies aus zahlreichen Filmen oder möglichen Zukunftsvisionen.

Entwicklung lässt sich nicht aufhalten

Wie bei allen großen Errungenschaften menschlicher Entwicklungen lässt sich Technologie meist nicht aufhalten oder von gewissen Instanzen unterdrücken, wenngleich das bedeutet, dass die Menschheit durch große Wandlungsprozesse und Verlustängste hindurch muss, um sich selbst neu zu denken.

Zwar landete Galileo im Kerker und musste vom Wissen, das er errungen hatte abschwören, jedoch lies sich die Entdeckung seinerseits und auch Kopernikus nicht aufhalten. Das alte Weltbild geriet ins Schwanken - die Erde ist keine Scheibe!

Wissen ist Macht und sich mit Dingen auseinanderzusetzen ist besser, als den Kopf voller Angst in den Sand zu stecken und zu hoffen, dass alles vorüber zieht.

Nur wer "versteht" kann lenken.

Und so ist es unser Anliegen uns immer am Puls der Zeit und auf dem neuesten Stand zu bewegen, Zukunft nicht hinzunehmen, sondern gemeinsam mit Ihnen diese zu gestalten. Dieses Pilotprojekt ist vermutlich der Anfang einer neuen, sehr revolutionären Form des digitalen Zusammenarbeitens. Wir sind gespannt, was darauf folgt.

Beste Grüße, Ihre

Sarah Lenz von Team Veroo