schneller, besser und „social“
UNSERE 5 HIGHTLIGHTS ZUM NEUEN MS TEAMS
Wir haben die Neuauflage von Microsoft Teams getestet, die seit geraumer Zeit in der Preview verfügbar ist. Ob Teams 2.0 hält, was es verspricht, was die markantesten Features sind und was und begeistert im Blog anbei. Zudem gibt´s unseren aktueller YouTube Podcast zum Thema. Wir können nur sagen: Nach diesem Video wird auch Ihr Team keine Angst vor den Neuerungen haben, sondern unbedingt die neue Version zum Testen!
Alles zu Teams 2.0 im Podcast
SCHON WIEDER ALLES NEU LERNEN?
Wer es endlich geschafft hat sein Team und die gesamte Belegschaft MS Teams-fit zu machen, neue Wege der Kommunikation und Kollaboration mit viel Mühe und Schulungen umgesetzt hat, der mag zunächst geschockt sein von den News. Ein ganz neues MS Teams? Ja, genau. Doch was Sie definitiv nicht haben müssen ist Sorge, dass alles über den Haufen geschmissen wird und Sie von vorn starten. Ganz im Gegenteil, wir sind sicher, sie werden schneller, produktiver und vielleicht sogar mit noch mehr Motivation im neuen Teams zurechtkommen.
TIPP 1.“SOCIAL MEDIA”-GEFÜHL IN TEAMS – BEITRÄGE AUF DEM KOPF
Was zunächst sehr typisch Microsoft ist, dem einen aufstößt den anderen begeistert, ist das Mitnehmen der User auf der Reise hin zu einer neuen Software. Teams 2.0 steckt noch in der Entwicklungsphase und dennoch ist das Ganze bereits freigeschalten und kann getestet werden. Das gibt die Möglichkeit mit den Themen mitzuwachsen. Ob und wer das Ganze bereits freischalten und testen sollte und kann, auch dazu mehr im Verlauf.
Was vor allem mir, als die Dolmetscherin“ der IT-Fachinhalte für jeden normalen User und unsere Kunden ins Auge stach, war die neue Anordnung der Beiträge. Diese werden nun nicht mehr mit dem chronologisch jüngsten Beitrag unten angehängt, sondern im Gegenteil oben.
DEN FOKUS AUF DAS WICHTIGSTE
Das Ganze rührt meines Erachtens nach vom Social Media Verhalten zahlreicher User und im Podcast mit Timo kamen wir zum Schluss, dass dies vermutlich deutlich angenehmer ist für die Achtsamkeit und Aufmerksamkeit während des Arbeitens für die einzelnen User.
Wer die Teams App öffnet, dort nun in einen Kanal wechselt, hat direkt im oberen drittel des Bildschirmes alle wichtigen Informationen für das Auge auf einen Blick erfasst. Wer sich mit Marketing und der Psychologie daher befasst weiß, dass ganz klar unser erster Blick auf eben jenen Bereich gerichtet wird und natürlich das Handling deutlich „hipper“ und cooler erscheint. Letztlich ist es Gewohnheitssache, dennoch fanden wir das Ganze recht ansprechend.
TIPP 2. MULTI-TENANT, was ist das?
Eine unserer neuen Lieblingsfunktionen ist die Multi-Tenant-Funktion. Hierbei kann nun deutlich schneller die Organisation gewechselt werden. Das führt dazu, dass wir deutlich schneller am Kunden oder Partner dran sind, schneller und unkomplizierter kommunizieren können und Nachrichten angezeigt werden, in welchen wir erwähnt wurden.
Diese Funktion war bislang auf dem Mobiltelefon verfügbar, auch bezüglich der Shared Channels gab es hier einen deutlichen Fortschritt für die tenantübergreifende Zusammenarbeit, jetzt jedoch ist das ein vollkommen neues Gefühl und ein echter Zugewinn. Das Ganze funktioniert sogar mit beliebig vielen Accounts, auch hierzu mehr im Podcast auf YouTube.
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TIPP 3. VIELE DATEIEN AN EINEN BEITRAG ANHÄNGEN
Teams hebt sich vor allem von anderen Kommunikationstools ab, da es im Grunde die Gesamtsteuerung der Kollaboration, der Kommunikation und der Kooperation in einem Unternehmen übernimmt. Es verbindet die gesamte Datenstruktur in SharePoint und OneDrive mit der Kommunikation, wodurch Strukturierung und Projektplanung schon eine völlig neue Dimension erreicht.
SCHNELLERE UND BESSERE KOLLABORATION
Wichtiger Part der Zusammenarbeit in einem Team oder Kanal sind oft gemeinsame Dateien, die besprochen, überarbeitet oder abgenommen werden müssen mit verschiedenen Personen. Hierzu werden diese in einem Beitrag samt Text zur Kommunikation geteilt.
Ein absolutes Highlight von Teams 2.0 und längst überfällig ist die Funktion an einen Beitrag nicht mehr nur eine, sondern mehrere Dateien und Dokumente anzuhängen. Was zu lästigem, wiederholtem Suchen nach der richtigen Datei und dem passenden Link führte und zudem viel Zeit kostete, kann nun endlich in einem Zug erreicht werden.
TIPP 4. NEUE DOWNLOAD ERFAHRUNG
Was die IT-ler besonders begeistert ist die neue Download Erfahrung. Das Herunterladen von Dateien war tatsächlich nicht besonders effizient und führte oftmals dazu, dass man aus der momentanen Arbeitssituation oder einem Chat herausgeführt wurde, durch falsches Klicken, das meist unbeabsichtigt passierte.
Die heruntergeladene Datei wird am oberen Bildschirmrand, wie man dies auch von anderen Anwendungen kennt, angezeigt mit der Möglichkeit direkt aus dem Fenster per Drag & Drop die Datei dorthin zu ziehen, wo sie im Moment gebraucht wird. So kann zum Beispiel sehr praktisch eine Datei genommen werden und in Outlook zum Versand einer vorbereiteten Email geschoben werden, ohne vorher kompliziert die Datei abzulegen, zu speichern, separat in der Ordnerstruktur zu suchen und an die Mail anzuhängen. Auch hier definitiv ein Produktivity-Hack.
TIPP 5. POP-UP Fenster
Bei @-Mentions oder anderen Benachrichtigungen geht nun beim Öffnen der Nachricht ein separates Fenster unten rechts auf. Das bedeutet, dass man proaktiv zum unteren Rand des Bildschirms das Fenster öffnen muss und dies intuitiv entscheiden kann. Auch hier passierte es nicht selten, dass Benachrichtigungen aufploppten, dann jedoch beim Klicken das bisherige Fenster oder die Anwendung schlossen und man aus dem Kontext gerissen wurde. Durch das Erscheinen der Pop-Up Funktion mit der anschließenden Öffnung eines ganz neuen Fensters, kann dies nicht mehr passieren. Durch den klaren Entscheidungszwang kann ein aus Versehen geändertes Springen in einen anderen Kontext überdacht werden und im Zweifel die Nachricht ignoriert werden, um sie dann bei Zeit zu öffnen.
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FÜR WEN UND WANN IST DAS NEUE TEAMS 2.0 bereits verfügbar?
Das neue Teams 2.0 befindet sich noch in der Umbauphase, viele Funktionen sind bereits aktiv und produktiv, andere wiederum nicht. Und an so mancher Stelle zwickts und zwackt es noch gewaltig. So haben beispielsweise oftmals die @-Mentions nicht funktioniert, was beim täglichen Gebrauch im Team mittlerweile zur Standard-Funktion gehört und wichtig ist für das Zusammenarbeiten in Echtzeit und die Anordnung der persönlichen Priorität.
Aufgrund dessen ist es ratsam eventuell einen technisch affinen Mitarbeitern den Zugang zu ermöglichen, dies für das Team zu testen, am Ball zu bleiben, jedoch produktiv nicht alle Mitarbeiter und Kollegen mitzunehmen. Wir gehen davon aus, dass dies bis Ende des Jahres spätestens in einer vollumfänglichen Situation sein wird. Ein kleiner Hinweis: Sollten Sie die Funktionen testen, das ganze produktiv schalten, so können Sie im Zweifel die alten Features und die alte Version im Web oder auf dem Smartphone nutzen. Momentan ist das Ganze nur für Windows PCs verfügbar. Apple User, Smartphone User & Co müssen sich noch etwas gedulden.
Alles zu Teams 2.0 im Podcast
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