Der Protokoll Agent
Wie KI-gestützte Automatisierung Meetingprotokolle revolutioniert
Meetings sind zentraler Bestandteil des modernen Arbeitslebens und diese zu protokollieren, ist genauso zeitaufwändig wie fehlerfrei. Dabei kannst du diesen Prozess mithilfe eines Copilot-Agents so stark vereinfachen, indem er dir in wenigen Minuten ein vollständiges und strukturiertes Protokoll direkt aus dem Meeting-Transkript erstellt, für dich und dein Team Tasks in einem dedizierten Microsoft Planner anlegt und das Dokument auch direkt automatisch an der richtigen Stelle ablegt. Schau‘ dir gerne das dazugehörige YouTube-Video an, wenn du tiefer in die Thematik eintauchen willst.
Inhalt
Das Grundproblem
Protokolle kosten mehr Zeit als sie sollten
Leider beginnt die wirkliche Arbeit erst, nachdem du den „Auflegen“-Button gedrückt hast oder die Tür des Meeting-Raumes hinter dir ins Schloss fällt. Denn ein einstündiges Meeting bedeutet typischerweise weitere 15 bis 20 Minuten für ein ordentliches Protokoll, vorausgesetzt natürlich, du hast auch wirklich alles Wichtige mitgeschrieben und die Folgeaufgaben nicht unvollständig festgehalten.
Insbesondere für technisch orientierte Teams kann eine ggf. fehlende Konstanz in der Protokollstruktur die Nachverfolgung von Anforderungen sowie des Taskmanagements erschweren, wodurch im schlimmsten Fall die strategische Steuerung von Projekten gefährdet werden könnte.
Die Lösung
Ein KI-Agent als Protokollant und Task-Manager
Deswegen hat Timo einen Protokoll-Agent konzipiert, diesen dann im Copilot Studio entwickelt und ihm die Fähigkeit gegeben, direkt auf das Meeting-Transkript aus Microsoft Teams zugreifen zu können. Der Agent wäre aber kein Veroo-Produkt, wenn er keinen umfassenden Nutzungskontext aufweisen würde. Denn der Protokoll-Agent kann…
Automatisch vollständige Meetingprotokolle nach einer definierten Vorlage erstellen
Über die CRM-Anbindung eindeutig identifizieren, welcher Kunde an dem Projekt beteiligt ist.
automatisches die Folgeaufgaben in einem dedizierten Microsoft Planner anlegen
das fertige Protokoll direkt in dem richtigen SharePoint-Ordner ablegen
ein vordefiniertes Regelwerk einhalten, um die gleichbleibende Qualität der Protokolle zu gewährleisten
Die technische Architektur im Überblick
Timo hat sich zum Bau des Agents bewusst für Copilot Studio entschieden (copilot.studio.microsoft.com), denn ausschließlich dort lassen sich Tools, Skills und externe Schnittstellen vollständig konfigurieren. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Architekturkomponenten zusammengefasst, damit du weißt, worauf du achten musst, wenn du deinen eigenen Protokoll-Agent bauen möchtest.
Wissensquellen (Knowledge)
Das berühmte Zitat „Wissen ist Macht“ trifft auch auf diesen Agent zu, denn er hat Zugriff auf 3 separate Wissensquellen.
1. Die CRM-Anbindung an Microsoft Dynamics zur Kundenidentifikation
2. Die SharePoint-Seite des unternehmensinternen QMS mit Prozessdefinitionen und Regelwerken
3. Die Kundenteam-Struktur als Basis für den Ablagekontext
Skills (Handlungslogik)
Egal, wie viel Wissen ein Agent hat, es bringt ihm nichts, wenn er nicht weiß, wie er es anwenden soll. Deswegen hat Timo die eigentliche Protokollerstellungslogik als Skill implementiert, der eine Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung, sowie Assets wie die Word-Protokollvorlage enthält.
Für die Techies: Timo hätte diese Logik auch als direkten Prompt in die Hauptanweisung hinzufügen können, aber hat sich bewusst dagegen entschieden, um die Wiederverwendbarkeit der Skills auszunutzen, und gleichzeitig die Hauptanweisung übersichtlich zu halten.
Tools (Aktionen & Integrationen)
Die Tools machen den Agent überhaupt arbeitsfähig. In diesem Kontext hat sich Timo für 2 elementare Werkzeuge entschieden.
1. Ein Workflow zum Ablegen der generierten Word-Datei in der SharePoint-Projektstruktur
2. Der Microsoft Taskly MCP (Model Context Protocol) als Schnittstelle zu Microsoft Planner
Mithilfe des MCP kannst du deine KI-Agents mit externen Diensten verbinden. Und das um ein Vielfaches flexibler und standardisierter als proprietäre Connector-Ansätze. Wenn du wissen willst, wie genau der MCP funktioniert, schau‘ dir gerne das eigens dazu erstellte YouTube-Video bzw. den Blog an.
Hauptanweisung (Orchestrierung)
Durch die Aufteilung in die oben genannten Komponenten bleibt genügend Platz in der Hauptanweisung des Agenten, um den übergeordneten Ablauf zu definieren. Darunter fallen die Fragen: “Wann wird welcher Skill aktiviert? Wann kommt welches Tool zum Einsatz? Welche Verhaltensregeln gelten generell?“, wodurch die Funktionalität des Skills gewährleistet bleibt und er nicht durcheinanderkommen kann.
Die Integration in den Meeting-Workflow
Nachdem du den Agent aufgesetzt hast, hast du leichtes Spiel mit ihm. Alles, was du zu Beginn des Meetings tun musst, ist, über die Schaltfläche „Weitere“ die Meeting-Aufzeichnung aktivieren, sodass der Agent darauf zugreifen kann.
Sobald du dein Meeting dann beendet hast, kannst du den Protokoll Agent über die Copilot-Schlatfläche anstoßen, sodass er damit beginnen kann, das Transkript zu analysieren, den Kunden bzw. die Projektbeteiligten zu identifizieren und daraufhin einen ersten Protokollentwurf unter der Nutzung deiner vordefinierten Vorlage zu erstellen.
Sollten ihm Informationen oder Kontext fehlen, dann fragt er bei dir nach und führt seine Arbeit fort, bis er nach Bestätigung von dir das Protokoll als Word-Datei im richtigen Projektordner ablegt.
Der Gamechanger, ermöglicht durch unseren MCP, ist jedoch die Tatsache, dass er auch die aus dem Meeting resultierenden Aufgaben direkt im zugehörigen Microsoft Planner für dich erstellt.
Die Mehrwerte des Agents
Effizienz
Sowohl bei Timo als auch bei Sarah ist vor allem die enorme Zeitersparnis, wenn sie den Protokoll-Agent verwenden, spürbar. Was zuvor 15 bis 20 Minuten manueller Nacharbeit erforderte, reduziert sich bei beiden auf wenige Minuten. Und diese Minuten gehen hauptsächlich für die Kontrolle des Transkripts sowie kleiner Anpassungen drauf. Insbesondere dann, wenn in der Woche viele Meetings bei den Beiden ansteht, summiert sich das ganz schnell auf Bei Teams mit mehreren Meetings pro Woche summiert sich das ziemlich schnell.
Qualität
Der auf den ersten Blick offensichtlichste Vorteil liegt im visuellen sowie strukturellen Bereich. Und zwar sind in den vom Agent erstellten Protokollen auch die kleinsten Details mit inbegriffen, selbst wenn sie im Gespräch nur nebenbei erwähnt werden. Dies sorgt für Timo beim Kunden für einen „Aha-Effekt“ und demonstriert zeitlich professionelle Sorgfalt, die sich vor allem bei längerfristigen Projekten zeigt, in denen die Protokolle aufgrund der Vorlage einen einheitlichen Look erhalten, dieselben Strukturelemente beinhalten und dementsprechend auch sofort verwendbar sind.
Strategie
Insbesondere dann, wenn du in deinem Team eine Führungsposition innehast, kann der Agent zu deinem verlängerten Arm werden, da er durch das im QMS hinterlegte Regelwerk die Regeln und Prozesse in deinem Unternehmen kennt, wodurch er dein Team aktiv auf Fehlentwicklungen oder thematische Abweichungen im Meeting hinweisen kann. Dementsprechend hat der Protokoll-Agent das Potenzial, euer Teamwork nachhaltig zu optimieren.
Fazit
Wenn du uns fragst, ist der Protokoll Agent weit mehr als nur ein Zeitsparer. Er ist ein Qualitätsinstrument und ein strategisches Steuerungswerkzeug für Führungskräfte. Zusätzlich dazu macht die technische Basis auf dem Copilot Studio, kombiniert mit einer durchdachten Skill- und Wissensarchitektur, den Ansatz nicht nur für Protokolle interessant, sondern kann auch als Muster für viele weitere Automatisierungsvorhaben dienen. Man muss sich nur einmal an das Setup des Agents wagen.
Falls dir dieser Schritt schwerfallen sollte oder du nicht weißt, wo du anfangen musst, komm‘ gerne auf uns zu, wir unterstützen dich dabei, KI und Automation in dein Unternehmen zu bringen!
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