PROTOKOLLE IM GRIFF

Veroo Prozess-Lösung mit SharePoint, MS Teams und Microsoft 365 für die Schlosser Holzbau GmbH 

Protokolle, die Dokumentation und die Nachverfolgung von daraus resultierenden Arbeitsschritten bzw. Aufgaben, sind eines der wichtigsten Themen im Projektmanagement aber auch in Bezug auf Linientätigkeiten.

 

Viele unterschiedliche Verfahren für das Erstellen, Festhalten und Verteilen von Protokollen sind uns in den vergangenen Jahren über den Weg gelaufen. Vor allem die Nachverfolgung und die Sorge, dass Themen in langen Word-Dokumenten verschwunden bleiben oder unter den Tisch fallen, kann den Verantwortlichen eines Projektes einiges an Schweiß und Nerven abverlangen. Dies muss aber nicht sein.

 

Am Beispiel der Schlosser Holzbau GmbH zeigen wir Ihnen, mit welchen Mitteln Sie:

  • Aufgaben/Tätigkeiten besser nachverfolgen können
  • Eine Übersicht der offenen Punkte erhalten
  • Zuständigkeiten und Status transparent gestalten
  • Eine zentrale einheitliche Methode bereitstellen

 

Ausgangssituation

Wir alle kennen die Probleme der klassischen Meeting-Protokolle. Einmal geschrieben werden diese an einen großen Verteiler gesendet, abgelegt und - wenn überhaupt - beim nächsten Jour Fixe oder der Besprechung zumindest mitgebracht.

Eine aktive Nachverfolgung oder Pflege findet nicht statt und muss in anderen Bereichen oder Tools, womöglich noch bei jedem einzelnen Mitarbeiter und Kunden, in einer Excel-Liste gepflegt werden. Auch eine Übersicht der verschiedenen Themen auf einen Blick gibt es so nicht. Diese muss erst aus mehreren Protokollen zusammengebaut werden.

Auch die Schlosser Holzbau GmbH kennt diese Situation. Die individuellen Großbaustellen für anspruchsvolle Ingenieurholzbauten im Bereich Bürogebäude, Industriehalle und mehrgeschossigem Bauen erfordern ein hohes Maß an Abstimmung und Nachverfolgung von Aufgaben und Tätigkeiten, um jeden Kundenwunsch zielsicher umzusetzen. Für die Projektteams war die alt-hergebrachte Protokoll-Lösung in Form einer Word-Datei nicht mehr zeitgemäß.

 

"Nachdem bereits in den vergangenen Jahren agile

Projektmethoden und Scrum-Ansätze in der Teamarbeit und

Planung umgesetzt wurden, wollten alle Projektbeteiligen

die Vorteile dieser neuen Zusammenarbeit nicht mehr missen."

 

 

PROZESS- & TOOLANFORDERUNGEN AN NEUE PROTOKOLL-LÖSUNG

Somit musste eine neue Protokoll-Lösung gefunden werden, die folgenden Anforderungen gerecht werden sollte:

 

  • System mit einfach zu bedienender Oberfläche, bekannte Oberfläche
  • Kein weiteres Tool, sondern integriert in bestehende Abläufe und Systeme
  • Nachverfolgung jedes Protokoll-Punktes muss möglich sein
  • Ausdruck im PDF-Format nach CI-Vorgaben und ausgewählten Punkten
  • Anhängen von Bildern
  • Mobiles Erfassen, Einsehen und Bearbeiten von Themen direkt auf der Baustelle
  • Spracheingaben von Themen über das Smartphone

 

Der Lösungsansatz

Gemeinsam mit den Stakeholdern machten wir uns auf die Suche nach einer Lösung. Diese wurde im Zuge von kurzen und intensiven Workshops gefunden.

Der elementare Bestandteil der Lösung liegt darin das Verhalten und den Life-Cycle eines Protokollpunktes im Prozess selbst zu verändern. Ein Protokollpunkt kann hierbei ein Problem, Thema, Hinweis oder eine Aufgabe im zu bearbeiten Projekt sein. War ein Protokollpunkt bis dato in ein statisches Kleid gepackt und existierte eigentlich nur zum Zeitpunkt der Besprechung, so war nun das Ziel diesem Protokollpunkt Leben einzuhauchen und diesem einen richtigen Lebenszyklus zu geben.

Der „Protokollpunkt“ sollte nicht mehr nur im Meeting entstehen, sondern die Punkte, die es zu besprechen gilt, sollten unmittelbar dort erstellt werden, wo diese entstehen. Dies kann auf der Baustelle, im Planungsbüro, auf dem Weg zur Arbeit oder im Fahrstuhl sein. Er wird dann bearbeitet und von Meeting zu Meeting weitergenommen, bis er schlussendlich besprochen, entschlossen oder abgearbeitet ist.

 

 

Die realisierte

IT-Lösung

Die Veroo-Lösung im IT System setzt auf eine SharePoint-Liste, die in die Projektwebsiten eingebunden wird und ebenso in Microsoft Teams zur Verfügung steht. Dank der vielen neuen Features und besonders der neuen UI-Funktionen in Microsoft Lists, ist dies für die Benutzer eine komfortable und angenehme Arbeitsoberfläche

 

 

Erstellung eines Themas

(Life-Cycle)

Über den Browser, Teams oder die Smartphone App können einfach und direkt neue Punkte, die es zu besprechen/bearbeiten gibt, angelegt werden. Verantwortlichkeiten und Rahmeninformationen können ebenso mobil erfasst werden, wie die Dokumentation anhand von Fotos – alles einfach und simpel in der Handhabung.

 

 

 

 

 

 

 

Kommunikation in Teams

Durch die Integration des Protokolls in Microsoft Teams kann zu jedem Protokoll-Punkt eine Unterhaltung gestartet und kommuniziert werden. Langatmige E-Mails und Referenzen entfallen dank des direkten Chats am Protokoll-Punkt selbst.

 

 

Automatisierung und Erinnerung

Werden Fälligkeiten überschritten oder Verantwortlichkeiten gewechselt, wird dies visuell hervorgehoben und die entsprechenden Personen informiert.

 

 

Agenda inklusive

Anhand der Besprechungstermine lassen sich nicht nur rückwirkend die besprochenen Inhalte nachvollziehen. Über das Zuteilen von Terminen können in einem Zug die Agenda festgelegt werden und gemeinsam die Punkte durchgegangen werden.

 

 

Mobiler Zugriff

Über den mobilen Browser oder die Teams-App lassen sich alle Themen einsehen, bearbeiten und sogar der Protokoll-Ausdruck erstellen.

 

 

PDF-Ausdruck

Das „Drucken-Add-In“ von Veroo ermöglicht ein einfaches und schnelles Versenden des Protokolls in unternehmenskonformem Format an Kunden und externe Mitarbeiter.

 

Die zu "druckenden" Punkte werden ausgewählt und über die Drucken-Schaltfläche erstellt das Add In in wenigen Sekunden den PDF-Ausdruck, welcher dann zum herunterladen bereitsteht.

Deckblatt, Projektbeteiligte und die aus den Protokollpunkten gesammelten Besprechungstermine werden im Ausdruck nach Kundenvorgabe gezeigt. So sind alle Informationen wichtigen Informationen im Dokument "verpackt".

FAZIT

Mit der Veränderung der Protokollhandhabung, als wichtiges Teil des Managements eines Projektes und einer mobileren und deutlich flexibleren Lösung Protokollpunkte zu erfassen, ist die Schlosser Holzbau GmbH in der Lage ihr agiles Projektmanagement auch auf die Aufgabenverfolgung anzuwenden.

Dies bedeutet: Durch die cloudbasierte, zentrale Ablage aller anfallenden Aufgaben als „Protokollpunkte“, die zu jeder Zeit von überall aus bearbeitet werden können, steigert sich die Produktivität enorm. Alle Projektbeteiligten können jederzeit genau zugeordnet alle eingestellten Protokollpunkte und deren Daten einsehen – der Status quo ist immer auf dem neuesten Stand.

Durch die Digitalisierung wird die Kommunikation der Projekte und ihrer Protokolle deutlich komfortabler. Keinerlei Daten, egal in welcher Form, gehen verloren und sind dort zur weiteren Besprechung aufgelistet.

 

IN DER ÜBERSICHT

Mit der Transformation der Handhabung der Protokollpunkte ist die Schlosser Holzbau GmbH in der Lage ihr agiles Projektmanagement auch auf die Aufgabennachverfolgung anzuwenden. Folgende Vorteile ergeben sich hierdurch:

  • Echtzeitdokumentation
  • Bessere Übersichtlichkeit durch zentral gepflegte Protokollpunkte von "Beginn bis erledigt"
  • Bessere Kommunikation
  • Projektbeteiligte können von unterwegs ihre aktuellen Notizen festhalten - auch mit Spracheingabe
  • Projektbeteiligte können weitere Beteiligte am Status Quo teilhaben lassen
  • Keine wichtigen Informationen gehen unterwegs verloren >Qualitätssteigerung
  • Es können Bilder dem Protokollpunkt angehängt werden
  • Effiziente und komfortable Kommunikation mit Projektbeteiligten durch automatisierte Druckerstellung

 

Über den Kunden

 

Hier geht´s zur Website:

Reithallen Reithallenbau Anbau Baubuche (schlosser-projekt.de)

 

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Veroo Consulting ist Ihr Spezialist für digitale Zusammenarbeit. Gemeinsam mit Ihnen definieren wir Ihre Problemstellung, finden Strategien und gestalten Ihre Arbeitsabläufe digitaler, produktiver und zukunftsfähig. Bei Fragen zu dieser Prozesslösung oder eigenen Ideen und Ansätzen kontaktieren Sie uns gerne über die automatisierte Terminbuchung HIER und wählen Sie schon jetzt Ihren eigenen, kostenfreien Beratungstermin oder kontaktieren Sie uns via

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Timo Lenz

Timo Lenz ist Experte im Bereich Kollaboration, Office 365 und Microsoft Azure. Seine Interessen und Schwerpunkte liegen besonders in SharePoint und mobilen Anwendungen. Freie Stunden verbringt er am liebsten mit seinen drei Töchtern oder beim Sport.

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