PDF jetzt direkt in Teams bearbeiten
- Veroo Consulting GmbH Microsoft Cloud Partner
- 14. Sept. 2023
- 5 Min. Lesezeit
Geniale Wege PDF in Teams effizienter zu nutzen
Du arbeitest im Alltag recht häufig mit PDF-Dateien und kennst das Problem, dass du dir in Teams zwar ein PDF anzeigen lassen kannst, dieses jedoch nicht ändern konntest und auch das lästige Speichern in SharePoint kostete dich unnötig Zeit? Auch eine Vorschau aller Seiten haben wir vermisst. Das hat sich nun geändert. Die „out of the box“-Funktion macht Arbeiten, Besprechen, Speichern und Editieren im PDF direkt in der Teams-App möglich. Noch besser, es gibt eine ganz neue Bibliothekserfahrung mit Vorschaufunktion, ein Swipen durch die Datei bietet viele Vorteile. In dem passenden YouTube-Video hierzu stellen wir dir auch die Automatisierung von PDF's sowie die Bearbeitung mit Drittanbieter-Apps vor. Schau gern vorbei, über dein Feedback zum Video freuen wir uns.
Inhalt
Kommen dir diese Probleme bekannt vor?
PDF's sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Genauso findet ein Großteil der Kommunikation zu Projekten und dem Daily Business in MS Teams statt. Beides in Verbindung war bislang Ok, der funktionale Knaller war es jedoch nicht. Man konnte PDF's natürlich in Teams öffnen und diese auch anschauen, das Bearbeiten oder gar das Speichern waren jedoch nicht möglich bis umständlich, denn dazu musste die Datei entweder erst in Share Point geöffnet werden, oder aber heruntergeladen, im bevorzugten PDF-Programm geöffnet werden, um es dann anschließend wieder manuell in Microsoft Teams hochzuladen. Ziemlich kompliziert also.
Alternativ konnte man über die Ordner-Synchronisierung von Teams gehen und die Datei direkt über den Explorer öffnen, um zu editieren. Das Hochladen übernimmt in diesem Fall ja der Synchronisationsdienst von OneDrive. So ganz rund ist die Sache aber nicht immer, da ja nicht alle Ordner aus allen Teams in der Synchronisation vorhanden sind. Das darf nun einfacher werden…
SharePoint macht’s möglich
Hinter dem neuen Feature, auf das wir im weiteren Verlauf gleich eingehen, steht eigentlich SharePoint, weswegen es sich durchaus lohnt, mal einen Blick auf die Bibliothekserfahrung hier zu erhaschen. Das Ganze funktioniert nämlich in den Abläufen enorm gut und wer gern direkt in SharePoint arbeitet, kann hier nun durch die Datei-Vorschau swipen – das geht auch mit einem Klick nach rechts oder links. Auch kannst du das Ganze jetzt richtig genial editieren und bearbeiten. Für Notizen, Markierungen und Co ist das natürlich von Vorteil und Änderungen oder Ideen können super für und mit den Kollegen hinterlegt werden.
So geht: PDF ab sofort in der Teams App
Wie lässt sich diese Funktion direkt in der Teams App öffnen, dass bei der Besprechung oder der täglichen Bearbeitung gar nicht mehr erst umständlich gewechselt werden muss zu Share Point?
WIR ZEIGEN, WIE´S GEHT:
Das geht ganz simpel, jedoch gibt es etwas zu beachten! Du gehst in Teams auf eine PDF-Datei, hier klickst du auf die bekannten drei Pünktchen.
Hier nun aber unbedingt auf VORSCHAU klicken.
Jetzt öffnet sich der Share Point Viewer in Teams und dir stehen alle hilfreichen Features, wie das Durchblättern, Editiermöglichkeiten und Eigenschaften Bearbeiten zur Verfügung.
ACHTUNG:
Diese Vorschau bekommst du tatsächlich nur über den Dateien-Tab, nicht, wenn eine Datei zum Beispiel in einem Beitrag mit Link geteilt wurde. Diese kann dann nicht direkt über den Share Point Viewer geöffnet werden, auch das Öffnen im Browser oder aber der Klick auf den Dateinamen helfen dann nicht. Hier kannst du die Datei vielleicht dann öffnen und bearbeiten, das leichte Abspeichern funktioniert aber wiederum nicht.
So geht: Anmerkungen direkt im PDF machen
Was kann ich denn nun für Anmerkungen machen? Wenn wir die Bearbeitungsfunktion öffnen, stehen uns Möglichkeiten zur „Markierung und dem Hervorheben“ zur Verfügung. So wird es beim Öffnen in der Pop-Up Nachricht in Teams angezeigt.
Genau genommen haben wir einen Stift, einen Textmarker und einen Radiergummi. Ein Textwerkzeug gibt es bislang also noch nicht, sicherlich wird es hierzu bald ein Update geben. Auch durch das PDF blättern und speichern, laufen sehr einfach ab, während die Formularfunktion bei eingefügten Formularfeldern die Möglichkeit bietet, diese zu bearbeiten und auszufüllen.
Mit dem Radiergummi kannst du Markierungen und Notizen aus einer vorigen Version der PDF einfach wieder herausnehmen, da diese wie einzelne Ebenen im Versionsverlauf abgespeichert sind. Auch die Originalversion lässt sich sehr schnell und einfach wieder herstellen.
Automatisierung und Prozesse mit PDF
Sehr interessant ist sicherlich die Möglichkeit, über Power Automate ganze PDF's automatisiert mit Inhalten zu befüllen und diese dann zu versenden oder auszulesen.
Dies gilt auch für die im vorigen Absatz erwähnten Formularfelder.
In automatisierten Prozessen ist dies sicherlich in der Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern eine geniale Herangehensweise, denn die Akzeptanz von PDF-Dateien ist sehr hoch und das Format durchaus beliebt aufgrund der sicheren und sehr einfachen Handhabung.
Denkbar wäre hier, dass Kunden, Partner oder Interessenten das PDF-Formular erhalten und “intern” einfach weiterreichen können, egal ob per E-Mail, Netzlaufwerk oder USB-Stick, bis alle Daten gesammelt wurden.
Bei Fragen zu diesem spannenden Thema aus der Welt digitaler Prozesse melde dich gern, wir möchten das an dieser Stelle nicht unnötig ausufern lassen.
Drittanbieter-Apps von Adobe in Teams
Wenn wir nun das bisher Gelernte über das Öffnen der Vorschau per Dateien-Tab auf die Drittanbiete-Apps wie die Adobe-Programme ausweiten wollen, um den Bearbeitungsspielraum vollständig auszunutzen, rennen wir leider in eine imaginäre Wand.
Denn hier funktioniert genau gegensätzlich das Öffnen der Adobe-App nicht über den Dateien-Tab, sondern über die Verlinkung der Datei in einem Teams-Beitrag. (Aha, super verständlich?).
ZAHLREICHE BEARBEITUNGSFUNKTIONEN
Als Standard-Adobe-Viewer ist die App leider noch immer nicht integriert - und das, obwohl Teams-Fans schon seit der Ankündigung, dass beim Öffnen einer Adobe-Datei standardmäßig die Datei dort angezeigt werden soll, drauf warten.
Je nach Adobe-Lizenz besitzt man immerhin recht umfangreiche Möglichkeiten, um das PDF zu bearbeiten. In der kostenlosen Variante kannst du verfassen, Dinge notieren, markieren oder hervorheben. Mit der Pro-Version kannst du das ganze PDF bearbeiten, Seiten löschen oder hinzufügen.
ADOBE ICON DIREKT IN TEAMS BEITRAGSLEISTE
Noch ein kleiner aber interessanter Hinweis an dieser Stelle: Der Switch zum Adobe Reader geht jetzt auch über ein direkt in die Beitragsleiste integriertes Icon. Beim „Antworten“ auf einen Beitrag wird dieses neben all den anderen Features und Icons direkt mit dem für Adobe bekannten Propeller-Icon angezeigt.
Fazit
Wir halten die News und neuen Features rund um diesen sehr wichtigen Dokumenten-Typ für absolut genial. Sicherlich werden in Kürze hier noch weitere Neuerungen hinzukommen. Das PDF ist und bleibt eines der beliebtesten Formate in Bezug auf digitale Dokumente, die sowohl intern als natürlich auch extern im Kundenalltag geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.
Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!
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