Geniale Wege PDF in Teams effizienter zu nutzen

Du arbeitest im Alltag recht häufig mit PDF-Dateien und kennst das Problem, dass du dir in Teams zwar ein PDF anzeigen lassen kannst, diese jedoch nicht ändern konntest und auch das lästige Speichern in SharePoint kostete dich unnötig Zeit? Auch eine Vorschau aller Seiten haben wir vermisst. Das hat sich nun geändert. Die „out of the box“-Funktion macht Arbeiten, Besprechen, Speichern und Editieren im PDF direkt in der Teams App möglich. Noch besser, es gibt eine ganz neue Bibliothekserfahrung mit Vorschaufunktion, ein Swipen durch die Datei bietet viele Vorteile. Das Video zum Blog ist HIER bereits online. Hier stellen wir dir auch die Automatisierung von PDFs vor sowie die die Bearbeitung mit Drittanbieter-Apps. Schaut gern vorbei, über euer Feedback zum Video freuen wir uns.

Kommen dir diese Probleme bekannt vor?

PDFs sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Genauso findet ein Großteil der Kommunikation zu Projekten und dem Daily Business in MS Teams statt. Beides in Verbindung war bislang Ok, der funktionale Knaller war es jedoch nicht. Man konnte PDFs natürlich in Teams öffnen und diese auch anschauen, das Bearbeiten oder gar das Speichern waren nicht möglich bis umständlich, denn dazu musste die Datei entweder erst in Share Point geöffnet werden, oder aber herunterladen, im bevorzugten PDF-Programm geöffnet werden, um es dann anschließend wieder manuell in Microsoft Teams hochzuladen. Ziemlich kompliziert also.

Alternativ konnte man über die Ordner-Synchronisierung von Teams gehen und die Datei direkt über den Explorer öffnen, um zu editieren. Das Hochladen übernimmt in diesem Fall ja der Synchronisationsdienst von OneDrive. So ganz rund ist die Sache aber nicht immer, da ja nicht alle Ordner aus allen Teams in der Synchronisation vorhanden sind. Das darf nun einfacher werden…

Abbildung 1: der „normale“ PDF-Viewer in Microsoft Teams kann außer anzeigen eigentlich nichts.

Share Point macht’s möglich

Hinter dem neuen Feature, auf das wir im weiteren Verlauf gleich eingehen, steht eigentlich SharePoint, weswegen es sich durchaus lohnt mal einen Blick auf die Bibliothekserfahrung hier zu erhaschen. Das Ganze funktioniert nämlich in den Abläufen enorm gut und wer gern direkt in SharePoint arbeitet kann hier nun durch die Datei-Vorschau swipen – das geht ganz einfach durch swipe oder klicken nach rechts oder links. Vielleicht kennt ihr das von Social Media Caroussel Posts? Und ihr könnt das Ganze richtig genial editieren und bearbeiten. Für Notizen, Markierungen und Co ist das natürlich von Vorteil und Änderungen oder Ideen können super für und mit den Kollegen hinterlegt werden.

So geht „PDF ab sofort in der Teams App“

Wie lässt sich diese Funktion direkt in der Teams App öffnen, dass bei der Besprechung oder der täglichen Bearbeitung gar nicht mehr erst umständlich gewechselt werden muss zu Share Point?

WIR ZEIGEN WIE´S GEHT: 

Das geht ganz simpel, jedoch gibt es etwas zu beachten! Du gehst in Teams auf eine PDF-Datei, hier klickst du auf die bekannten drei Pünktchen. Ganz wichtig: Hier nun aber unbedingt auf VORSCHAU klicken.Jetzt öffnet sich der Share Point Viewer in Teams und dir stehen alle hilfreichen Features, wie das Druchblättern, Editiermöglichkeiten und Eigenschaften bearbeiten zur Verfügung.

ACHTUNG: 

So geht: Anmerkungen direkt im PDF machen

Was kann ich denn nun für Anmerkungen machen? Wenn wir die Bearbeitungsfunktion öffnen stehen uns Möglichkeiten zur „Markierung und dem Hervorheben“ zur Verfügung. So wird es beim Öffnen in der Pop-Up Nachricht in Teams angezeigt.

Genau genommen haben wir einen Stift, einen Textmarker und einen Radiergummi. Ein Textwerkzeug gibt es bislang also noch nicht, sicherlich wird es hierzu bald ein Update geben. Auch durch das PDF blättern und speichern laufen sehr einfach ab. Auch die Formularfunktion bietet die Möglichkeit bei eingefügten Formularfeldern diese zu bearbeiten und auszufüllen.

GOODIE:

Ein definitives Goodie ist die Möglichkeit nach dem Abspeichern und erneutem Öffnen des PDFs die Markierungen und Notizen, die wie einzelnen Ebenen im Versionsverlauf abgespeichert sind, einfach wieder herauszunehmen. Das geht ganz einfach mit dem Radiergummi. Auch die Originalversion lässt sich sehr schnell und einfach wieder herstellen.

Automatisierung und Prozesse mit PDF

Sehr interessant ist sicherlich die Möglichkeit über Power Automate ganze PDFs automatisiert mit Inhalten zu befüllen und diese dann zu versenden, oder aber auszulesen. Die im vorigen Absatz erwähnten Formularfelder lassen sich direkt in Power Automate auslesen und befüllen und das macht PDF in Zukunft noch attraktiver.

In automatisierten Prozessen ist dies sicherlich in der Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern eine geniale Möglichkeit, denn die Akzeptanz von PDF-Dateien ist sehr hoch und das Format durchaus beliebt aufgrund der sicheren und sehr einfachen Handhabung. Denkbar wäre hier, dass Kunden, Partner oder Interessenten das PDF-Furmular erhalten und “intern” einfach weiterreichen können, egal ob per E-Mail, Netzlaufwerk oder USB-Stick, bis alle Daten gesammelt wurden. Das Übertragungsmedium ist hier eigentlich egal, nachdem die Datei zurück kommt, kann der Inhalt automatisiert ausgelesen werden und der Prozess geht nahtlos weiter.

Bei Fragen zu diesem spannenden Thema aus der Welt digitaler Prozesse meldet euch gern, wir möchten das an dieser Stelle nicht unnötig ausufern lassen.

Drittanbieter App von Adobe in Teams

Super spannend und absolut verwirrend wirkt nun, dass wenn wir eine Drittanbieterapp, wie die von Adobe nutzen wollen, um vollen Bearbeitungsspielraum auszunutzen, wir nun mit dem bisher gelernten über das Öffnen der Vorschau über den Dateien-Tab hierbei nicht weiterkommen.

Denn hier funktioniert genau gegensätzlich das Öffnen der Adobe-App nicht über den Dateien-Tub, sondern über die Verlinkung der Datei in einem Teams-Beitrag. (Aha, super verständlich?).

ZAHLREICHE BEARBEITUNGFUNKTIONEN

Als Standard-Adobe-Viewer ist die App noch immer nicht integriert, hierauf warten Teams-Fans schon eine ganze Weile, denn es war angekündigt, dass beim Öffnen einer Adobe Datei irgendwann standardmäßig die Datei dort angezeigt werden soll. Je nach Adobe-Lizenz besitzt man jedoch recht umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten, um das PDF zu bearbeiten. In der kostenlosen Variante gibt es die Möglichkeit zu verfassen, Dinge zu notieren, markieren oder aber hervorzuheben. Mit der Proversion kann man das ganze PDF bearbeiten, Seiten löschen oder hinzufügen.

ADOBE ICON DIREKT IN TEAMS BEITRAGSLEISTE

Noch ein kleiner aber interessanter Hinweis an dieser Stelle: Der Switch zum Adobe Reader geht jetzt auch über ein direkt in die Beitragsleiste integriertes Icon. Beim „Antworten“ auf einen Beitrag wird dieses neben all den anderen Features und Icons direkt mit dem für Adobe bekannten Propeller-Icon angezeigt.

Fazit

Wir halten die News und neuen Features rund um diesen sehr wichtigen Dokumenten-Typ, das PDF, für absolut genial. Sicherlich werden in Kürze hier noch weitere Neuerungen und Möglichkeiten hinzukommen. Das PDF ist und bleibt eines der beliebtesten Formate in Bezug auf digitale Dokumente, die intern, als natürlich auch im Kundenalltag geteilt und gemeinsam bearbeitet werden.

Alle News und wie genau das Ganze funktioniert in Kürze auch als Video Podcast auf unserem YOUTUBE KANAL:  PDF jetzt auch in Teams bearbeiten

Wir wünschen weiterhin viel Erfolg mit Microsoft 365!