Planner-Benachrichtigungen im Griff
So stellst du deine Teams und E-Mail-Benachrichtungen richtig ein
Uns ist allen bewusst, dass Microsoft Planner im Arbeitsalltag für deutlich mehr Übersicht sorgen kann. Aufgaben werden zentral gesammelt, Verantwortlichkeiten lassen sich klar zuweisen und über Fälligkeiten weiß jeder, was als Nächstes ansteht. Zumindest theoretisch.
Denn in der Praxis gibt es häufig ein ganz anderes Problem.
Entweder wirst du mit Planner-Benachrichtigungen regelrecht bombardiert oder du bekommst wichtige Änderungen gar nicht mit, wodurch du die ganzen Vorteile des Planners verlierst.
Denn neue Aufgaben erscheinen in Microsoft Teams, Erinnerungen landen per E-Mail im Posteingang und weitere Hinweise tauchen im Aktivitätsfeed auf. Und wenn es dir dann irgendwann zu viel wird und du versuchst, die Benachrichtigungen direkt im Planner anzupassen, verschwendest du sehr viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Einstellungen, da im Microsoft-Kosmos aktuell leider keinen zentralen Ort existiert, an dem du alle Planner-Benachrichtigungen verwaltest. Je nachdem, ob es um Microsoft Teams oder E-Mails geht, musst du also die Einstellungen in einer anderen Anwendung vornehmen.
Wir zeigen dir deshalb in diesem Blog und dem passenden YouTube-Video dazu, wo du die jeweiligen Optionen findest und wie du ein smartes Benachrichtigungskonzept entwickelst, das dich informiert, ohne dich dabei von deiner eigentlichen Arbeit abzuhalten.
Inhalt
Warum Planner-Benachrichtigungen schnell unübersichtlich werden
Benachrichtigungen können beispielsweise per E-Mail eintreffen oder direkt in Microsoft Teams erscheinen und innerhalb von Teams hast du dann wiederum die Wahl zwischen einem Hinweis im Aktivitätsfeed und einem zusätzlichen Banner, das als Pop-up eingeblendet wird und grundsätzlich ist diese Integration auch sinnvoll. Schließlich möchtest du nicht ständig selbst überprüfen müssen, ob dir eine neue Aufgabe zugewiesen wurde oder sich an einer bestehenden Aufgabe etwas geändert hat.
Problematisch wird es jedoch dann, wenn jede kleine Änderung gleich mehrere Hinweise erzeugt. Ein Banner reißt dich aus deiner aktuellen Tätigkeit heraus, der Aktivitätsfeed zeigt dieselbe Information noch einmal an und zusätzlich liegt eine E-Mail im Posteingang. Aus einer hilfreichen Erinnerung werden so schnell mehrere unerwünschte Unterbrechungen, die deine Produktivität einschränken.
Die Lösung besteht trotzdem nicht darin, alle Benachrichtigungen vollständig abzuschalten, dazu aber später mehr.
Viel wichtiger ist es hier, bewusst festzulegen, welche Informationen für dich relevant sind und auf welchem Weg du sie erhalten möchtest.
Planner-Benachrichtigungen in Microsoft Teams einstellen
Auch wenn es auf den ersten Blick widersprüchlich wirkt, hast du keinen Zugriff auf deine Planner-Benachrichtigungen direkt im Planner, wenn du sie über Microsoft Teams erhältst. Stattdessen werden sie über die Benachrichtigungseinstellungen von Teams verwaltet.
Dafür öffnest du in Microsoft Teams über die drei Punkte neben deinem Profilbild die Einstellungen. Im Bereich Benachrichtigungen und Aktivitäten findest du weiter unten den Reiter für Planner. Dort konntest du bis vor kurzem lediglich die Benachrichtigungen vollständig aktivieren oder deaktivieren. Inzwischen hat Microsoft auch die Möglichkeit hinzugefügt, die Benachrichtigungen zu personalisieren. Nun kannst du unter anderem entscheiden, ob sie
im Aktivitätsfeed und zusätzlich als Banner erscheinen sollen
ausschließlich im Aktivitätsfeed angezeigt werden sollen
vollständig deaktiviert werden sollen
Wenn du die für dich passende Einstellung findest, kannst du wichtige Ereignisse sichtbar hervorheben und gleichzeitig die weniger dringenden Informationen weiterhin sammeln, ohne für jede Änderung ein Pop-up zu bekommen.
Aktivitätsfeed oder Banner
Was ist sinnvoller?
Die Entscheidung zwischen Aktivitätsfeed und Banner hängt vor allem davon ab, wie dringend eine Information ist.
Ein Banner ist kaum zu übersehen. Es erscheint direkt auf deinem Bildschirm und eignet sich deshalb für Informationen, auf die du möglichst schnell reagieren möchtest. Aber zur selben Zeit läufst du Gefahr, aus deinem Workflow gezogen zu werden, wenn sie zu einem ungünstigen Zeitpunkt aufploppt.
Der Aktivitätsfeed hingegen ist zurückhaltender, da die Benachrichtigungen über die Glocke in Microsoft Teams gesammelt werden und du sie dann anschauen kannst, wenn es in deinen Arbeitsablauf passt.
Position und Größe der Teams-Banner anpassen
Du kannst neben den Basic Planner-Einstellungen auch festlegen, an welcher Stelle auf deinem Bildschirm in welcher Größe ein Banner erscheinen soll.
Das klingt zunächst eher nach einem Nice to have, kann im Alltag aber einen deutlichen Unterschied machen, wenn du die Benachrichtung an eine Stelle verschieben kannst, an der sie nicht zu sehr stört und trotzdem deine Aufmerksamkeit erregt. Dadurch verschwinden die Hinweise nicht, fügen sich aber deutlich besser in deinen persönlichen Workflow ein.
E-Mail-Benachrichtigungen im Planner verwalten
Um deine E-Mail-Einstellungen für deine Benachrichtigungen in Microsoft Teams aufrufen zu können, hast du keine andere Wahl als die Planner Web-App zu verwenden, da du auf die Einstellungen nicht über den üblichen Weg als Registerkarte innerhalb eines Teams-Kanals zugreifen kannst.
In der Planner-Web-App kannst du über das Zahnrad rechts oben die Benachrichtigungsoptionen anpassen. Damit kannst du gezielt reduzieren, welche Planner-Ereignisse zusätzlich in deinem E-Mail-Postfach landen.
Gerade wenn du Planner ohnehin regelmäßig in Microsoft Teams oder über die Web-App verwendest, lohnt es sich wirklich, zu prüfen, ob du tatsächlich noch eine weitere Ebene an E-Mail-Benachrichtigungen benötigst oder die Notifications in Teams genügen.
Genauere Einstellungen haben wir im Video vorgestellt, schau gerne rein, wenn es dich interessiert!
Nicht alle Benachrichtigungen ausschalten
Wenn der Posteingang als ovoll ist und gleichzeitig ständig neue Banner auftauchen, wieso nicht alles deaktivieren?
Wenn du uns fragst, würden wir allerdings davon abraten, denn ohne die Benachrichtigungen kann es ganz schnell mal passieren, dass du nicht bekommst, wenn dir eine neue Aufgabe zugewiesen wird, sich ein Fälligkeitsdatum ändert oder deine Hilfe erforderlich ist.
Deshalb geht es also nicht darum, möglichst wenige Benachrichtigungen zu bekommen, sondern viel eher sollte dein Ziel sein, nur die Informationen zu erhalten, die für deine Arbeit auch wirklich relevant sind. Wir haben uns hier einmal ein Beispiel für eine sinnvolle Aufteilung überlegt.
Dringende Hinweise: Banner und Aktivitätsfeed
Normale Aufgabenänderungen: nur Aktivitätsfeed
Zusammenfassungen und weniger relevante Informationen: E-Mail
Für dich nicht relevante Ereignisse: deaktiviert
Diese Einteilung ist lediglich eine Empfehlung unsererseits. Welche Einstellungen sinnvoll sind, hängt von deiner Rolle, deinem Aufgabenvolumen und der Arbeitsweise deines Teams ab.
Planner-Benachrichtigungen zentral im Unternehmen steuern
Neben den persönlichen Einstellungen spielt auch die unternehmensweite Konfiguration eine Rolle. Denn wenn jede Person ihre Benachrichtigungen vollständig selbst verwaltet, können zwei gegensätzliche, aber gleich problematische Situationen entstehen. Einige Mitarbeiter erhalten viel zu viele Pop-Ups und Mails, wodurch sie ständig unterbrochen werden, während andere wichtige Benachrichtigungen abschalten und relevante Aufgabenänderungen verpassen.
Deswegen können deine Admins die Planner-bezogenen Einstellungen auch administrativ über Richtlinien vorgeben und für die Organisation beziehungsweise einzelne Teams ausrollen. Diese Herangehensweise ist vor allem dann sinnvoll, wenn Planner bei dir im Unternehmen verbindlich eingesetzt wird. Sie schafft einen gemeinsamen Ausgangspunkt, von dem aus persönlichen Anpassungen vorgenommen werden können.
Dabei sollten deine Admins darauf achten, mithilfe der Richtlinie nicht möglichst viele Benachrichtigungen erzwingen. Vielmehr sollten sie auf ein gesundes Gleichgewicht aus sein.
Wichtige Informationen müssen zuverlässig ankommen, während unnötige Unterbrechungen reduziert werden.
Fazit
Benachrichtigungen sollen unterstützen, nicht stören
Microsoft Planner bietet inzwischen zwar deutlich mehr Möglichkeiten, Benachrichtigungen an den eigenen Arbeitsalltag anzupassen, aber die größte Herausforderung liegt allerdings darin, die Einstellungen zur Personalisierung überhaupt an der richtigen Stelle zu finden.Deine Teams-Benachrichtigungen verwaltest du in Microsoft Teams, während du deine E-Mail-Benachrichtigungen hingegen über die Planner-Web-App konfigurieren musst. Zusätzlich dazu können die Admins in deinem Unternehmen grundlegende Einstellungen zentral über Richtlinien vorzugeben. So lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter entweder von Benachrichtigungen überflutet werden oder wichtige Informationen vollständig verpassen.
Nimm dir deswegen einmal bewusst ein paar Minuten Zeit und prüfe deine aktuellen Einstellungen. Denn obwohl jede vermiedene Unterbrechung zwar zunächst unbedeutend wirkt, kann ein gut abgestimmtes Benachrichtigungskonzept über den gesamten Arbeitstag hinweg jedoch einen gewaltigen Unterschied machen.
Liebe Grüße
Katharina von Team Veroo
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