So erreichen Sie in Teams schneller die richtigen Personen

#tagsomeone

Oftmals stellt es eine regelrechte Herausforderung dar die richtige Person oder die richtige Personengruppe in einem Team ausfindig zu machen. Ganz besonders gilt dies, wenn das Team über einen kleinen Rahmen hinaus geht, Externe mit involviert sind und die Fachbereiche sehr zahlreich sind. Jedes Teammitglied konkret im Kopf zu haben, Projektleiter oder Zuständige für Fachfragen immer genau zuordnen zu können ist sehr schwierig. Interessant ist das Ganze auch, wenn Projektgruppen im Team auf einmal angesprochen werden möchten, ohne die Namen jeweils separat eingeben zu müssen. Bislang suchten wir uns durch einen Berg alter E-Mails, eventuell auch durch Listen mit Namen und Projekten oder mussten uns durch die gesamte Belegschaft fragen, um direkt an den betreffenden Kontakt zu gelangen. Das konnte ganzschön zeitaufwändig oder oftmals auch frustrierend sein.

In Microsoft Teams konnte hierfür eine grandiose Lösung gefunden werden, denn durch „Tagging“, wie wir es zum Beispiel im Social Media Bereich kennen, können wir Team-User oder ganze Gruppen von Personen, die eine Teilmenge des Teams darstellen, mit einem Begriff „definieren“ – sprich, wir ordnen einen „Tag“ zu. Dies bedeutet also Eigenschaften oder Merkmale bestimmten Personen oder Personenkreisen zuzuordnen, um die Organisation genau solcher Kontaktfragen besser und vor allem viel schneller zu realisieren.

So kreieren und verwenden Sie „Tags“ in Microsoft Teams 

Vorweg sollte erwähnt sein, dass Tagging immer innerhalb eines Teams funktioniert. Teambesitzer und -Mitglieder können Personen bestimmten Tags zuordnen (Wenn diese Funktion für Sie aktiviert ist). Der Teamadmin kann definieren, wer hierzu befugt ist. Bis zu 100 Tags können pro Team vergeben werden und bis zu 100 User können pro Tag hinzugefügt werden. Einer Person können maximal 25 Tags zugeordnet werden.

Um mit der Tag-Vergabe zu starten sollten Sie also zunächst das gewünschte Team auf der linken Seite des Screens auswählen.

  • Dort wählen Sie über die drei Punkte „Weitere Optionen“
  • Dann wählen Sie „Tags verwalten“.

Nun können Sie Tags erstellen.

  • Klicken Sie also im Anschluss auf „Tag erstellen“
  • Sie geben die Bezeichnung ein und wählen darunter die Personen aus, die dem Tag zugeordnet werden sollen
  • Anschließen bestätigen Sie diesen Tag

Die Funktionsweise von Tags

Nachdem ein Tag zu einem Team hinzugefügt wurde und mit den entsprechenden Mitgliedern angelegt wurde, können diese Personen in den Kanälen über die @Erwähnung erreicht werden und erhalten dann eine Benachrichtigung. Momentan können Personen in privaten Kanälen noch nicht getagt werden.

Anwender-Beispiele:

Anbei möchten wir Ihnen einige Beispiele aus der täglichen Praxis vorstellen, in welchen Tags sehr sinnvoll eingesetzt werden können:

  • Rollenbasiertes Arbeiten: In Unternehmen wissen wir oftmals die Funktion einer Person, die wir suchen, nicht jedoch den kompletten Namen der entsprechenden Person. Zum Beispiel möchten Sie den richtigen Ansprechpartner für die Buchhaltung finden und vergeben den Tag @Buchhaltung. Oder Sie haben Fragen zum Marketing und vergeben den Tag @Marketing. Weitere Beispiele wären @IT, @CustomerSupport oder @HR. Durch das Taggen der entsprechenden Rolle/Eigenschaft, erreichen wir den gesuchten Personenkreis, da diese gesammelt erreicht und informiert werden.
  • Große Teams: In großen Teams sind Tags ein Mittelweg zwischen einer individuellen Funktion oder aber dem Erwähnen eines Kanals. Beispielsweise Sie arbeiten in einem Ladengeschäft mit einer Vielzahl an Abteilungen und suchen Personen, die zuständig sind für den Bereich „Schuhe“, so könnten Sie einen Tag erstellen mit der Bezeichnung @Footwear. Sie erreichen nun über einen Kanalpost mit @Footwear alle Mitarbeiter des gesamten Ladengeschäfts mit dieser Funktion.
  • Cross-funktionale Projekt-Teams oder Personen: In bestimmten Teams, in welchen die Mitglieder in der Regel nicht ständig miteinander arbeiten können Tags verwendet werden um Projektgruppen innerhalb des Teams zu erstellen. Man arbeitet zum Beispiel an einem neuen Produktdesign mit Personen aus dem Marketing, Merchandising und der Grafik. Für all diejenigen, die innerhalb eines Teams sind, aus verschiedenen Abteilungen, jedoch für dieses Unterprojekt gemeinsam zusammenarbeiten für ein übergeordnetes Projekt, kann ein Tag sinnvoll sein um schneller zu kommunizieren.
  • So finden Sie den Experten oder den Teamleiter: Tags können sehr hilfreich sein, um einen Experten für ein bestimmtes Thema ausfindig zu machen oder eine „Einzelfunktion“, wie den Teambesitzer, Abteilungs- oder den Projektleiter. In einer Organisation können also Personen mit der Funktion @Sicherheit oder @Safety gewählt werden, @Support oder @Grafikdesign. Ebenso können Sie den @Headof…(?).. wählen, den @Abteilungsleiter oder aber die @AssistenzGF, sprich der Geschäftsleitung.

Mehr zum richtigen Tagging:

Bei der Wahl der Tag-Bezeichnungen sollten Sie einiges beachten. Es besteht die Möglichkeit diese Bezeichnungen unternehmensübergeordnet zu definieren, dies hängt natürlich vom Unternehmen ab und der Mitarbeiterzahl, jedoch auch von der Philosophie des einzelnen Unternehmens. Folgendes sollte jedoch nicht außer Acht gelassen werden, wenn Tags frei vergeben werden können:

  • Wählen Sie einen Namen, den alle Mitarbeiter und Teammitglieder relativ einfach verstehen
  • Behalten Sie im Hinterkopf, dass Tags nur für das jeweilige Team verwendet werden können und nicht teamübergreifend. Nur Mitglieder innerhalb des Teams können zugeordnet werden
  • Im Moment besteht ein Limit von 100 Tags pro Team mit maximal 100 Mitgliedern pro Tag. Einer einzelnen Person, sprich einem Teammitglied, können maximal 25 Tags zugeordnet werden
  • Tags können nur durch den IT Admin deaktiviert werden. Veränderungen können lediglich durch den Team-Besitzer kontrolliert werden. Sollten also Tags, die sie verwendet haben nicht angezeigt werden, könnte es sein sie wurden deaktiviert.

Die Tags-Funktionalitäten sind momentan auf ein Team beschränkt, in Kürze soll dies möglicherweise noch erweitert werden. Schon jetzt eine tolle Funktion, um Menschen in Ihren Projekten und Teams schneller zu finden.

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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