AB SOFORT MÜSSEN UNTERNEHMEN ARBEITSZEITEN GESETZLICH ERFASSEN

EUROPÄISCHER GERICHTSHOF (UND BAG-URTEIL) ENTSCHEIDET GESETZ BEREITS IM SEPTEMPER 2022

Was zunächst wie ein schlechter Scherz klingt ist bereits seit September 2022 Pflicht für alle Arbeitgeber:innen. Ob handschriftlich oder digital erfasst, ob im Innendienst oder Außendienst, Vertrauensarbeitszeit beiseite gestellt - die Zeiten müssen zugänglich sein und erfasst werden – konkrete Darstellungen, wie das Ganze umgesetzt werden soll kommen noch auf uns zu. Bereits durchgesickerte Anforderungen haben wir versucht darzustellen:

  • Es sollten alle Zeiten einfach und verlässlich einsehbar sein
  • Überstunden und Pausen abgebildet werden
  • An der Regelarbeitszeit ändert sich nichts, auch nicht an der Überstundenerfassung oder der Arbeitszeit am WE
  • Bislang für alle Branchen gültig: Seit SEPTEMBER 2022

 

Bisher galt dies nur für Unternehmen mit Betriebsrat, der diese Erfassung beschließen und durchboxen konnte: Einführung elektronischer Zeiterfassung - Initiativrecht des Betriebsrats - Das Bundesarbeitsgericht. 

Der neue Beschluss wirft auch das über den Haufen - zumindest für die Unternehmen, die bislang entweder keinen Gebrauch davon gemacht haben oder es nicht mussten!

 

THEMEN IM BLOG

Wir haben die momentanen Stände und Anforderungen für Sie zusammengetragen, Lösungen für automatisiertes Time Tracking und Abwesenheitsmanagement  und günstigere Lösungen innerhalb der Microsoft 365 Welt aufgelistet, wie MS Shifts, das eigentlich zur Schichtverwaltung gedacht ist.

Abwesenheiten digital in Microsoft 365 erfassen.

 

 

 

MUSS ZWANGSWEISE EIN EIGENES, DIGITALES SYSTEM HER ODER WAS BEDEUTET DAS ALLES NUN?

Ob das Ganze digital sein muss ist dem momentanen Stand der Mitteilungen noch nicht zu entnehmen. Arbeitszeiten und Abwesenheiten automatisiert und digitalisiert zu erfassen wird sicherlich die Zukunft sein, jedoch kommt all das nun mit sehr viel Druck und unterbindet die freie Entscheidung der Unternehmen. Das BAG, Bundesarbeitsgericht, stellte in einem Urteil ebenfalls im September fest, dass es aufgrund des EuGH-Urteils und des Arbeitsschutzgesetzes Pflicht wird ein System einzuführen. Das würde deutliche Konflikte und Herausforderungen für zahlreiche Unternehmen bedeuten, die noch nicht mit derartigen Systemen arbeiten. Angst ist jedoch kein guter Ratgeber, jetzt panisch zu werden hilft nichts, aufmerksam zu werden und zumindest das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Zeiterfassung sollte aufgebaut werden. Auch die Zeiten simpel zu erfassen wäre sicherlich hilfreich.
Was schwammig formuliert ist und ohne konkrete Umsetzungs-Darstellungen lässt den Unternehmen zumindest ebenso viel Spielraum.

Wichtig zu wissen: Bereits 2019 entschied der EuGH, dass Systeme verpflichtend werden – dies jedoch umging der deutsche Gesetzgeber bislang. Alles ist somit noch recht schwammig und wenig detailliert dargestellt, was Handlungsspielraum für die Unternehmer:innen erhoffen lässt. Ein sehr interessanter Artikel anbei: BAG-Urteil - Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schon jetzt? | Arbeitsschutz | Haufe

 

ÄNDERN SICH DIE ARBEITSZEITEN?

Die Arbeitszeiten ändern sich nicht, sie bleiben wie bisher. Wobei bislang nur Überstunden und die Arbeit zum Beispiel am Wochenende erfasst werden mussten, so wird dies nun allgemein für die Arbeitszeit auch unter der Woche gültig. Tricky wird das alles in Bezug auf die Vertrauensarbeitszeit, die viele Mitarbeiter:innen liebgewonnen haben, vor allem durch die massiven Umstellungen während der Pandemie.

 

 

VOM MUT FLEXIBEL ZU ARBEITEN NUN WEG VON DER VERTRAUENSARBEIT?

Corona hat viele Unternehmen aus der Komfortzone gerissen, viel wurde umstrukturiert, Vertrauen musste ausgebaut werden, neue Arbeitsmodi geschaffen werden und das Home-Office hat einen vollkommen anderen Stand erhalten. Vertrauensarbeitszeit wiederspricht dem nun angeordneten Kontrollelement per Gesetz. Auf der anderen Seite bieten Zeiterfassungstools, genauso wie Tools zur Abwesenheitsverwaltung enorme Vorteile für Abeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Ob kleinteilige Leistungspakete oder ein gesamter Arbeitstag erfasst werden hängt vom Unternehmen ab, klar ist es sollte im Sinne beider Parteien sein das Management des eigenen Tuns im Überblick zu haben.
Was bislang bei Unternehmen mit Betriebsrat möglich jedoch nicht verpflichtend war in allen Details sollte also nun Bestandteil aller Unternehmen werden.

 

INNENDIENST UND AUSSENDIENST BETROFFEN

Da von allen Mitarbeitern sowohl die Zeiten, als oftmals auch der Ort erfasst werden muss machen Systeme und Tools, die mobil von allen Geräten aus in Echtzeit funktionieren sehr viel Sinn. Ein Mitarbeiter im Home-Office muss genauso erfasst werden, wie eine Mitarbeiterin vor Ort oder der Vertriebler im Außendienst auf seiner Auslandsreise. Flexiblität kann erhalten werden - jedoch müssen Wege gefunden werden das Ganze auch zu realisieren ohne enorme Einschränkungen und die Menschen, die bereit waren sich zu verändern nun vor den Kopf zu stoßen.

 

 

 

MIT BESTEHENDER SOFTWARE ZEITEN UND ABWESENHEITEN ERFASSEN

Eine Softwarelösung, die innerhalb bereits bestehender Arbeitssysteme implementiert ist, erleichtert unnötig die zusätzliche Einweisung und Schulung der Mitarbeiter, ist in die Dokumentenverwaltung und das Controlling eingebunden und bietet zudem die Möglichkeit per Klick alles zu überblicken und auszuwerten. Da alles zentral erfasst wird kann Zugriff von überall und zu jeder Zeit erfolgen, von jedem Gerät aus und in Echtzeit. Microsoft 365 Lizenzen bieten zahlreichen Unternehmen in ganz Deutschland moderne Software und ermöglichen Add-ins, sprich Apps in den bestehenden Diensten.

 

 

 

MIT MICROSFOT 365 ZEITEN UND ABWESENHEITEN EINFACH, RECHTSKONFORM TRACKEN

Ohne im Vorfeld die Kenntnisse über dieses Urteil geahnt zu haben befassen wir uns seit Jahren mit eben jener Thematik – nicht aufgrund der Gesetzeslagen, die es bis dato nicht gab, sondern aus Gründen der Effizienz und Produktivität für die Unternehmen.

Gewachsen durch den Bedarf Abwesenheiten digital abzubilden und Zeiten buchen zu können, um auch Dienstleistungen und Arbeitspakete besser nachvollziehen zu können haben wir ein App-BUNDLE kreiert, das Apps innerhalb Ihrer Microsoft Teams App integrieren und Mitarbeitern das Arbeiten enorm erleichtern. All das innerhalb Ihrer bereits bestehenden Lizenzen. Hier entstanden unter anderem die Apps "Out of office" und "Time Tracking". Jedoch bietet auch der Microsoft Dienst  Shifts Möglichkeiten. Hierzu weiter unten mehr.

 

 

WAS KÖNNEN DIE VEROO365 APPS „OUT OF OFFICE“ und „ TIME TRACKING”?

Abwesenheiten managen in Microsoft365 und den nächsten Urlaub von unterwegs aus samt Freigabe des Chefs mit den letzten Überstunden abgleichen und Zeiterfassung  samt Reporting-Tools gleich mit dazu?

Das klingt genial – ist es auch. Aufgrund des Gesetzesurteils gleich doppelt und dreifach. Was die Apps zusammengefasst können hier in wenigen Stichpunkten, wer mehr dazu erfahren möchte sollte sich auf unserer Shop-Page veroo365 umsehen www.veroo365.de oder uns direkt kontaktieren.

 

 

 

Hier einige Features der Veroo Apps:

 

👉 Time Tracking und Abwesenheiten managen ohne neue Software  anzuschaffen

👉 Mit App-Icon in MSTeams per Klick aufrufbar

👉 Ohne weitere Geräte

👉 Mobil  und von überall

👉 Mit übersichtlichen Möglichkeiten simpel und individuell

👉 Angepasst an ihr Unternehmen

👉 Mit ihrer M365 Lizenz implementierbar

👉 Smart und hipp

👉 Gebrandet mit ihrem CI

👉 Urlaubsanträge

👉 Freigaben

👉 Fotos oder Atteste

👉 Automatisierte Abwesenheits-Mails samt Text

👉 Automatische Kalendereinträge

👉 Anzeige der Abwesenheit in Teams

👉 Sharepoint  Listen für die Buchhaltung

👉 Freigabeprozesse

👉 Abteilungsbezogen

👉 Übersicht für alle transparent

👉 In M365 samt Outlook verbunden

👉 Alle Zeiten im Überblick

👉 Urlaube

👉 Home-Office

👉 Mutterschutz

👉… wo immer sie sind…

👉 Automatische Tel-Weiterleitung

👉 Einsicht Überstunden & #Resturlaub

👉 Analyse-Diagramme 📊

👉 Reporting?

👉 … und vieles mehr als Grundpaket mit der Option alles individuell auf Ihr Unternehmen anzupassen ! Die HR-Abteilung ebenfalls wie die Buchhaltung und das Controlling freuen sich über deutlich weniger Arbeit, da alles per Klick ausgewertet vorliegt. Wenn Sie also Tools suchen, um Zeiten zu erfassen und Abwesenheiten zu managen und am besten samt Buchhaltung & Co gleich alles automatisiert abzuwickeln sparen Sie hiermit unglaublich viel Zeit, Personal, Fehler, Missverständnisse, Kosten, Fortbildungen und haben zeitgleich alles sauber dokumentiert

Mehr Infos oder ein kostenloses Beratungsgespräch unter: info@veroo-consulting.com oder über das Kontaktformular einen Termin buchen.

 

GIBT ES SIMPLE DIGITALE LÖSUNGEN ZUM SELBST IMPLEMENTIEREN IN M365?

Die gibt es. Angefangen von der recht traditionellen und nicht mehr unbedingt zeitgemäßen Erfassung in Excel bis hin zur Dokumentation und Buchung in Shifts gibt es natürlich viele Wege. Allerdings sollte hierbei bedacht werden, dass Zeiten auch rasch auswertbar, kontrollierbar und abrufbar sein sollten.
Man stelle sich hier einen Ordner voller handschriftlicher Notizen vor, das macht ein dann möglicherweise schnell aufzeigbares Ergebnis der aktuellen Überstunden, der Pausen oder ähnlichem sehr zeit- und personalaufwändig. Auch hier helfen wir natürlich gerne bei der Umsetzung und können Beratungsdienstleistungen anbieten - am Ende ist es eine Frage der Effizienz und Produktivität aller einbezogener Faktoren. Die Lösung Shifts möchten wir in Grundzügen jedoch kurz vorstellen:

 

Was ist Shifts?

Shifts, zu deutsch "SCHICHTEN", ist ein Zeitplanungs-Tool in MS Teams, das vor allem bei Service-Personal oder ähnlichen Situationen, je nach Branche, benötigten Schichtplänen geniale Möglichkeiten bietet. Abteilungsleiter können Ihre Teams transparent und übersichtlich einteilen, es entsteht eine Art Kalender oder "Zeitenplan", mit einer Vielzahl an flexiblen Möglichkeiten. Natürlich spielt auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern und eingeteilten Kräften eine Rolle, zahlreiche Erweiterungen und Einbindungen sind möglich, und vieles mehr.
Jedoch geht der Fokus hierbei nicht speziell auf die Zeitenerfassung im Sinne von gesetzlichen Vorgaben. Hierdurch ist die Auswertung des Ganzen am Ende das, was User benötigen um obigem Sachverhalt gerecht zu werden. Die übersichtliche Verwaltung der Zeiten und Schichten ist hierbei der wesentliche Fokus.

Ob die nötigen Features hierbei geboten sind müsste das jeweilige Unternehmen selbst differenzieren - auch hier ist es ratsam einen Experten heranzuziehen, um die Möglichkeiten, die Für und Wieder, die großten Vorteile aber auch fehlenden Features klar darstellen zu können.

Einige Infos finden Sie hierzu unter folgendem Blog: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/frontline/shifts-for-teams-landing-page?view=o365-worldwide

 

BVMW KRITISIERT DAS URTEIL

Mittelstandsverbände und Unternehmen sehen die Lage kritisch und äußern bereits massive Kritik. So auch der BVMW.MITTELSTAND in welchem wir neben Lions Club, IHK und Digitalisierungssausschuss aktiv sind. Ein kritischer Artikel zum Urteil anbei: https://www.bvmw.de/news/13386/mittelstand-kritisiert-urteil-zur-arbeitszeiterfassung/

In welcher Lage eine Vielzahl deutscher Unternehmen hier sind ist kaum abzuschätzen.

 

 

 

 

Unser Know-How für Ihr Unternehmen

Auch Sie können den Sprung in moderne, digitale Zusammenarbeit schaffen

 

Hendrik Mzyk

 

 

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    Sarah Lenz

    Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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