Anhänge direkt von Outlook in SharePoint speichern
Viele kennen das Problem, die neue digitale Welt der Cloud möchte alle Daten haben und nur wenig sollte auf der eigenen Festplatte residieren. Dennoch werden Dateien über E-Mail verteilt, auch wenn dieses System gar nicht dafür ausgelegt ist. Nimmt der ein oder andere motivierte SharePoint-Benutzer sich nun ein Herz und möchte diese Datei zentral auf einem Workspace des Firmen-SharePoint ablegen, stellen ihm sich einige Hürden und noch mehr Fragen in den Weg.
Wie kann ich die Datei direkt in eine SharePoint-Bibliothek hochladen? Über einen synchronisierten Ordner auf der Platte? Habe ich die Bibliothek bereits synchronisiert? Oder geht es vielleicht mit Drag & Drop von Outlook direkt in die Dokumenten-Bibliothek?
Es gibt zwar einige Dritt-Anbieter-Lösungen die diese Lücke schließen, meist müssen aber ein paar Euro pro Benutzer bezahlt werden und man erhält oft mehr Funktion als man möchte. Die neue „Workflow“-Engine Flow von Microsoft kann zwar auch automatisch von Exchange/Outlook Dateianhänge in Richtung SharePoint schreiben, es fehlt hier aber die für unseren Anwendungsfall benötigte
Flexibilität in der Auswahl des Ziels.
Am Ende bleibt oft nur der mühselige Weg, die Datei lokal zu speichern, um von dort aus hochgeladen zu werden.
Einfacher geht es, wenn Sie sich Verknüpfungen im Dateisystem auf SharePoint-Sites vorab erstellen. Dann nutzen Sie den üblichen Speichern unter Befehl in Outlook und finden mühelos ihr Ziel.
Im öffnenden Dialog können Sie nun einfach auf die Verknüpfung zur SharePoint-Site klicken und anschließend die Dokumentenbibliothek auswählen oder auf eine Unterseite navigieren.
Um sich eine Verknüpfung zu Ihrem SharePoint zu erstellen gehen Sie wie folgt vor
- Öffnen Sie einen Browser, navigieren Sie zu ihrer gewünschten SharePoint-Site und kopieren den URL-Pfad in den Zwischenspeicher (STRG+C oder rechts-klick kopieren).
- Erstellen Sie nun an beliebiger Stelle auf Ihrer Festplatte einen neuen Ordner für die SharePoint-Verknüpfungen.
- Anschließend klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle und erstellen eine neue Verknüpfung.
- Fügen Sie den URL-Pfad aus der Zwischenablage in das Ziel-Feld ein (STRG+V) und erstellen die Verknüpfung mit OK.
- Nun können Sie noch den Ordner mit den SharePoint-Verknüpfungen in das Favoriten-Pane ziehen um Ihn schneller wieder zu finden.
Dies funktioniert sowohl in der On-Primes als auch der Online Variante von SharePoint.
Viel Erfolg und wer schneller ablegt ist produktiver!
