Automatische Metadatenextraktion und Autorisierung von Dokumenten mit Microsoft Flow 

Microsoft SharePoint hat sich zu einem der umfassendsten Tools für Unternehmen auf der ganzen Welt etabliert, die Microsoft Office 365 verwenden, um produktiver, kreativer und sicherer zu arbeiten. All das muss unabhängig davon funktionieren, ob die Mitglieder im Büro, als Teilnehmer einer Konferenz im Ausland oder schlicht  von zu Hause aus im Home-Office involviert sind. SharePoint ist ein cloudbasierter Dienst von Microsoft, den Organisationen aller Größer zur Erstellung und Organisation von Websites nutzen. Die Möglichkeiten sind unfassbar groß. Das Speichern, Freigeben, Verwalten oder Strukturieren ist hierdurch kontrollierbar und von nahezu allen Geräten kann hier zugegriffen werden.

DOKUMENTENBERECHTIGUNGEN UND AUTORISIERUNGEN

Häufig bestehen Unternehmen aus einer großen Anzahl an Mitarbeitern, die je nach Position und Funktion im Unternehmen unterschiedliche Dokumentenberechtigungen haben. Dies gilt auch bezogen auf Projekte und demnach Projektnutzergruppen sowie Teilgruppen.

Im Rahmen desselben Projekts darf, um hier ein konkretes Beispiel zu nennen, Anne aus der Finanzabteilung die Kundenrechnungen ansehen und verarbeiten, Erik aus der IT-Abteilung sollte jedoch keinen Zugriff auf diese Dokumente, sondern nur auf die technische Dokumentation haben. Hierbei geht es nicht nur um Daten, die sensibel und vertrauenswürdig sind, sondern es beginnt bereits dort, wo durch Unwissenheit eine mögliche Veränderung der Daten verursachen kann und vermieden werden sollte. 

Gerade in Projekten ist es dazu oftmals noch wünschenswert alle Dokumente eines Projekts (oder eines Kunden) in einer SharePoint-Bibliothek zu speichern. Wenn die Anzahl der Dateien sich steigert ist es von Vorteil die Dateien in der Bibliothek filtern zu können, nach bestimmten Parametern sortieren zu können oder sogar spezielle Ansichten erstellen zu können. Dies ist möglich – viele Wege führen nach Rom – doch kann dies umständlich oder auch deutlich schneller realisiert werden.

AUTOMATISCHE VERSCHLAGWORTUNG

Um diese Funktionen der automatischen Verschlagwortung und Metadatenextraktion zu ermöglichen, bearbeiten zahlreiche User manuell jede neue Datei. Sie extrahieren die Metadaten als SharePoint-Bibliotheksparameter und legen die Dokumentberechtigungen jedes Mal separat fest. Am Ende wird viel zu viel Zeit für etwas so Triviales und Mechanisches vergeudet, denn es geht auch anders und kann unglaublich viel Zeit und Nerven sparen.

Wir von Veroo Consulting haben die Lösung, wie derart triviale, jedoch zeitaufgwändige Arbeitsprozesse automatisiert werden können, damit Sie Ihre Zeit für Wichtigeres nutzen können.

Mit Microsoft Flow besteht die Möglichkeit all diese Schritte zu automatisieren. Alles, was hierzu nötig ist, ist im Grunde die gewünschte Datei in die entsprechende Bibliothek hochzuladen und alle Metadaten und Berechtigungen werden automatisch gesetzt. Wie genau das funktioniert erläutern wir im Anschluss. Gern helfen wir bei der Realisierung.   

Wie also funktioniert das Ganze? 

Zunächst wird die SharePoint-Bibliothek mit den gewünschten Parametern (Spalten) erstellt, in welche die Dokumenten-Metadaten geschrieben werden. Für die verschiedenen Berechtigungen werden unterschiedliche Ordner erstellt und die Konten mit Zugriff darauf eingesetzt. Diese Ordnerstruktur kann leicht mit einer Ansicht verborgen werden. 

Zunächst sollten die hochgeladenen Dateien eine spezielle Namensstruktur haben, welche im Vorfeld definiert und erörtert werden muss

Zum Beispiel:  

Unternehmen/Person; Inhalt 

Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass spezielle Informationen aus dem Namen der Datei entnommen und als Metadaten in die Bibliotheksspalten geschrieben werden. Die einzelnen Worte müssen hierbei mit einem “;”-Symbol, welches nur in diesem Kontext verwendet wirdgetrennt werden und zudem in einer ebenfalls definierten Reihenfolge in den Namen/Bezeichnungen der Dateien vorkommen. Andere wichtige Informationen können in einfacher Satzstruktur in den Inhalt geschrieben werden. Wenn der Name der Datei bestimmte Wörter enthält, wird eine Bibliotheksspalte der Definition entsprechend zugeordnet. Nicht nur das, sondern auch Kalenderdaten können aus dem Inhalt herausgezogen und automatisch in einer Bibliotheksspalte hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden die Metadaten der Dateien automatisch extrahiert und in der Bibliothek als Parameter zum Ordnen und Filtern eingesetzt (siehe Abbildung 1).  

BERECHTIGUNGEN & AUTORISIERUNGEN

Neben der Extraktion der Metadaten können aufgrund des Dateinamens zudem Berechtigungen vergeben werden. Dies trifft dann natürlich auch  bei Gruppen oder autorisierten Personen zu. Wenn die Berechtigungsspalte in der Bibliothek mit diesen Informationen gefüllt ist, wird das Dokument automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben. Dies sichert die Autorisierungsfunktionalität.

Abbildung 1: SharePoint Dokumentbibliothek

PROZESS STARTEN 

Wir haben verschiedene TriggerVarianten erstellt, um den Prozess der Extraktion zu starten. Entweder kann dieser für jede neue Datei automatisch gestartet werden oder aber er kann für jede Datei manuell über eine in der Bibliothek hinzugefügte Taste ausgelöst werden (siehe Abbildung 2). Zudem besteht hierbei die Möglichkeit, dass beispielsweise nur die Dateien von ID x bis ID y verarbeitet werden. 

Abbildung 2: SharePoint Dokumentbibliothek Taste zum Starten der automatischen Bearbeitung der Dateien 

Zusammenfassend können Sie je nach den Anforderungen Ihrer speziellen Situation die beste Option für Ihre Bedürfnisse auswählen. 

Ziel dieser oder ähnlicher Prozesse moderner IT-Automatisierungen ist es, möglichst viele Strukturen zu ermöglichen, die ein schnelleres, effizienteres und produktiveres Arbeiten für Sie und Ihr Team erlauben. Durch die Automatisierung Ihrer Arbeitsprozesse mit intelligenten Microsoft 365 Anwendungen entsteht deutlich mehr Zeit für anderweitige kreativen Ideen und Projekte. 

Für zahlreiche, bislang für Sie umständliche Prozesse gibt es also Lösungsansätze. Gerne erörtern wir diese mit Ihnen und suchen die passende Lösung.

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

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