Mit Wissen und Strukturen zu ihrer Erfolgsgeschichte!

Microsoft Teams erlaubt eine Vielzahl an Möglichkeiten für moderne Zusammenarbeit, Projektplanung und Kommunikation in Unternehmen. User, Experten und MS Teams Fans sind begeistert von den Features, die das Tool bietet, um möglichst produktiv im Team arbeiten zu können.

Denn genau darum geht es, um Teamwork. Nicht ohne Grund hat Microsoft seinem Hauptkommunikationstool genau diesen prägnanten Namen gegeben. Die Zusammenarbeit und vorrangig die Kommunikation sollte in Verbindung mit den Daten und allen Office-Diensten in einem Tool zusammenlaufen. All das, mit allen Vorzügen moderner Kommunikation und Kollaboration. Ein Multifunktionstool, das alles in sich bündelt, war die Vision. Das ist gelungen, und zwar mit Bravour – Tendenz steigend. Denn ständig neue Updates beheben kleine Kritikpunkte, bieten noch mehr interessante Features und erlauben mit jedem weiteren Schritt noch mehr Komfort für den User.

 

Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen einzuführen halten wir also für unbedingt empfehlenswert. Die Vorteile sind immens. Was jedoch ungemein wichtig ist bevor Microsoft Teams überhaupt eingeführt und im Unternehmen genutzt werden kann, ist die Strukturierung innerhalb des Tools als auch Ihrer Datenablage, die zweifelsohne mit dem Denken des Unternehmens Hand in Hand gehen muss. Hierzu müssen die späteren Nutzer die zahlreichen Möglichkeiten kennen – und zwar bevor das eigentliche Arbeiten dort beginnt. Der Aufbau der Teams und Kanäle, die sich in der späteren SharePoint-Struktur wiederfinden, ist daher ungemein wichtig und eine Grundsatzfrage, die nicht fremd aufgesetzt werden sollte, sondern in der gemeinsamen Überlegung mit dem Unternehmen entstehen und erarbeitet werden muss.

DATENSTRUKTUREN UND KANÄLE SOLLTEN EINE GEMEINSAME BASIS ERMÖGLICHEN

Vor der Teams-Adoption und Bereitstellung sollte also ein tiefgehendes, erörterndes Gespräch stattfinden welche Ordnerstrukturen bisher wie gehandhabt wurden. Die Ablage, die internen Prozesse und bisherigen Strukturen sind von ganz besonderer Wichtigkeit um nun, durch eine hinzukommende Ebene – nämlich die der „Kommunikation“ – ergänzt zu werden. Denn diese weitere Ebene findet sich dann nicht nur im kommunikativen Bereich wieder, sondern überträgt sich ebenfalls auf die Ablagesysteme und -ordnung, um letztendlich die produktivere Kopplung beider Bereiche zu erlangen.

Wo bisher Daten des Bauprojektes XY auf die Ordner Bauzeichner, Genehmigung, Buchhaltung, Entwürfe, Angebote und so weiter aufgeteilt waren und die Kommunikation losgelöst auf Wegen wie E-Mail, WhatsApp oder zwischen „Tür und Angel“ stattfand, wird Sie nun durch das Anlegen der MS Teams Kanäle quasi mit einer übergeordneten Ebene sortiert und somit übersichtlicher. Die Ebene “Kommunikation” kann also betrachtet werden als diejenige, die das Kommunikationsthema über die reinen Daten und Fakten stülpt, wodurch eine erleichterte Kommunikation und Kollaboration stattfinden kann. Die findet sich in den MS “Teams” und den MS Teams “Kanälen” wieder.

Genau hier setzt dann echtes Teamwork an, da sich das Team hierüber im Voraus bewusst sein muss. Das Team muss sich überlegen, wie es mit seinen Daten verfahren möchte. Denn diese Strukturen sind nicht mehr starr, sondern liegen nun in Ihrer Verwaltung und Anordnung in deren Verantwortung. Welche Daten mit welchem Hauptkommunikationsthema „überschrieben“ werden sollten ist die wichtigste Überlegung für ein Team, wenngleich dies natürlich jederzeit angepasst werden kann. Dennoch bringt bereits diese Überlegung einen gewaltigen Denkprozess in Gang, der allein schon ein besseres und höheres Bewusstsein für die eigenen Prozesse auslöst.

Dieser Ansatz, die Kommunikation zu Themen zusammenzufassen, zu bündeln und die Daten dementsprechend zuzuordnen birgt unglaubliches Potential an Effizienz und Produktivität. Wenn diese Grundstrukturen stehen und die Überlegungen bekannt sind, kann die Einführung des Tools als solches mit all seinen unglaublichen Möglichkeiten erfolgreich starten.

Genau dort beginnt Ihre Erfolgsstory.

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Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß Sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischen Networking und gemeinsamen Höchstleistungen animiert. In Ihrer Freizeit beschäftigt Sie sich am liebsten mit Musik, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern.

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