Digitale Kommunikation am Arbeitsplatz

Was ist digitale Kommunikation?

Kurz und knapp umfasst digitale Kommunikation für uns all das, was durch die Nutzung von modernen Technologien an Informationen übertragen, sprich gesendet oder eben empfangen wird. Die Intentionen können hierbei ganz unterschiedlich sein, die Reaktionen ebenfalls. Die digitalen Kommunikationsmethoden tangieren den geschäftlichen, als auch den privaten Bereich mittlerweile zu einem großen Prozentsatz, so ist ein Leben ohne Smartphone für die Meisten kaum noch vorstellbar. Man kann sogar sagen, dass aufgrund eben jener Technologien stellenweise Überschneidungen des Privaten zum Geschäftlichen auftreten, die nur noch schwer differenzierbar sind. Dies zum Beispiel im Social Media Bereich.

Botschaften, Gedanken, Absprachen, ja ganze Projekte werden digital abgewickelt. Zu den üblichen “Verdächtigen” im geschäftlichen Bereich gehören E-Mails, Nachrichten, Telefonanrufe, Videokonferenzen oder Chats. Weitere, eher PR-wirksame Kommunikationsmethoden, die als Maßnahmen des Content-Marketing eine enorme Außenwirkung haben können, sind Podcasts, Webinare, Apps, Blogs, Videos, Webauftritte und alle Social Media Aktivitäten. Digitale Kommunikation hat die Unternehmensprozesse und ganze Strukturen innerhalb der Firmen regelrecht revolutioniert und umgestülpt, was nicht immer ohne Schmerzen abläuft – denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Moderne Technologien und moderne Kommunikation sind jedoch vor allem eins: schnelllebig, im ständigen Wandel begriffen, innovativ und mobil. Es ist also ein ganz neuer Lifestyle, der sich etabliert hat und sich täglich wandelt.

Diese Technik wegdenken, aus unserem Leben, das können die wenigsten von uns. Ein Leben ohne Smartphone und Laptop? Kaum mehr denkbar.

 

 

Das unterscheidet digitale von konventionellen Kommunikationsmethoden

Wie unsere Information bei möglichen Zielgruppen, Kunden oder Gesprächspartnern ankommt ist entscheidend für jede Art der Kommunikation.  Mimik, Gestik, Inhalt und auch der Ton „und seine Musik“ machen das Gespräch entscheidend.

Teams Kollaboration

 

 

Gelesen oder gehört ist noch lang nicht verstanden

Die Analyse, wohin unsere Botschaften gelangen und wie Sie vom „Empfänger“ aufgenommen werden, ist digital deutlich interaktiver, weniger von Hierarchien geprägt sowie einfacher und exakter nachverfolgbar. Zudem ist das Ganze mit deutlich mehr Teilnahme von beiden Seiten geprägt. Denkt man an handschriftliche Briefe oder postalische Sendungen im Allgemeinen kann man zudem feststellen, dass die Übertragung an „Schnelligkeit“ gewonnen hat. Eine E-Mail ist auf Knopfdruck beim Empfänger, der Kollege in den USA in Echtzeit im Meeting und die Mitarbeitereinladung geht per E-Mail kostenfrei und sicher raus. Betrachtet man die Kommunikation in Unternehmensprozessen, so kann diese durch die Digitalisierung mit allen anderen Aspekten der Prozesse, wie der Kooperation, sprich der Zusammenarbeit, der Verwaltung, der Kollaboration und weiteren Abläufen verknüpft werden. Diese Verbindung verschiedener Ebenen erlaubt eine effizientere Zusammenarbeit und besseres Teamwork.

Die Art der digitalen Kommunikation hat jedoch sehr starken Einfluss bei der Übertragung von Informationen, jede für sich muss im Zweifelsfalls abgewägt werden, dies je nach Bedarf. So fehlen uns im digitalen Bereich oftmals Mimik, Gestik oder auch der Ton. Die beliebten Emojis versuchen dies bildlich in Chats auszugleichen, denn die Emotion hinter einer Aussage hat einen entscheidenden Einfluss und kann dadurch transportiert werden.

 

Der Kanal macht den Unterschied

Ein gutes Beispiel für das vorherige Abwägen welcher Kommunikationskanal der passende ist, ist ein Gespräch mit Mitarbeitern zu einem Projektstatus, wobei durch reines Schreiben deutlich mehr Missverständnisse entstehen können, wie dies bei einer Videokonferenz der Fall ist. Für eine kurze Rückmeldung genügt hingegen ein Daumen nach oben in einer Chat-Nachricht.

 

 

Durch die zusätzliche visuelle Information hat sowohl der Empfänger als auch der Sender mehr Eindrücke und kann besser einschätzen, wie die Inhalte ankamen, bzw., wie sie gemeint waren.  Die Verbindlichkeit eines Face-2-Face Gespräches kommt hinzu. Denn Nachrichten können schnell als falsch verstanden abgetan werden, während ein Blick in die Augen weniger schnell ignoriert wird. Vertrauen und Empathie rücken mehr in den Fokus, was die Motivation deutlich steigern kann.

Digitale Kommunikation schließt jedoch die konventionellen Methoden nicht aus, ganz im Gegenteil. Eine Besprechung vor Ort, der Termin mit Kunden, das direkte Gespräch unter Kollegen in der Kaffeepause sind immens wichtig für ein gesundes Miteinander. Erfolgreiche Unternehmen werden diese Begegnungen der Menschlichkeit durch die Digitalisierung nicht ersetzen, viel eher werden sie intelligent und effizient ergänzt werden.

 

Vor- und Nachteile der digitalen Kommunikation

Durch die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche entstehen für Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten Teamwork neu zu definieren und natürlich auch das Marketing neu zu strukturieren. Die modernen Technologien bieten ein unglaubliches Potenzial an neuen und faszinierend effektiven Möglichkeiten, jedoch entstehen durch maßloses Übertreiben auch Nachteile – dies gilt für Arbeitnehmer im Unternehmen, wie auch für das Unternehmen selbst.

 

Vorteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz

Digitale Kommunikation ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, deutlich mehr Flexibilität und dadurch auch Mobilität. Grenzen und Sprachen werden durch sehr moderne Technologien genommen, denn dank der Digitalisierung und Kommunikationskanälen wie Microsoft Teams, können nicht nur Mitarbeiter weltweit und „just in time“ an einem Meeting teilnehmen, Dateien gemeinsam bearbeiten oder in Videokonferenzen Projekte gezielt definieren, sondern es können sogar mittels Sprachassistenten ganze Untertitel automatisiert eingeblendet werden, die die sprachliche Barriere nehmen. Kollaboration, die gesamte Kooperation und die Kommunikation verlaufen digital. Dies bedeutet Unternehmen können Kunden, Mitarbeiter oder Partner weltweit erreichen – es entstehen neue virtuelle Teams, die gemeinsam an einer Sache arbeiten.

Durch weniger Ablenkung zum Beispiel im Home-Office und das dennoch ständige Angebundensein an die Kommunikation, kann die Kollaboration um ein Vielfaches gesteigert werden.

Im Innen und im Außen wahrgenommen werden

Das eine spielt sich lediglich intern ab, die andere Möglichkeit digitaler Kommunikation ist der weltweite Transport nach außen mittels Social Media Kampagnen, Websites und allen Online-Aktionen. Zielgruppen werden hier „in Massen“ und sehr direkt erreicht, da sie steuerbar erreichbar sind und nicht nur auf das bisher bekannte Umfeld beschränkt sind. SEO, Keywords, Hashtags und Co sind Begriffe, die jeder Schüler im üblichen Sprachjargon für die Regel hält und auch genau weiß, wie er damit an Gleichgesinnte kommt. Ohne Highend-Technik sind junge Mitarbeiter kaum noch zu mobilisieren in eine Firma einzutreten. Ein Lifestyle, der flächendeckend als Standard empfunden werden kann und sich sowohl über den geschäftlichen, als auch den privaten Bereich erstreckt. Arbeiten im Home-Office, ein digitaler Arbeitsplatz oder zum Beispiel Social Media Aktivitäten in der Freizeit sind Teil des Lifestyles. Ein Aspekt der im B2B, als auch B2C Marketing nicht zu unterschätzen ist. Denn zahlreiche potenzielle Kunden oder Geschäftspartner erreichen wir privat in Ihrer Freizeit über diese Kanäle und können Interesse erwecken. Emotionale Kompetenz ist hierbei gefragt. Die Identifikation der Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen und professionelles Branding spielen hier ebenso eine tragende Rolle und sind auch dort zu einem Großteil digitaler Natur.

Ein weiterer Vorteil sind die nicht zu vernachlässigenden, umweltschonenden Aspekte. Durch weniger Reisekosten, weniger Papier- und Briefverkehr und die Kommunikation auf digitaler Basis auch in Bezug auf Werbemaßnahmen oder ähnlichem kann deutlich umweltfreundlicher gearbeitet werden.

 

Die Zukunft ist ortsunabhängig

Genau die eben bereits umschriebenen Aspekte, die digitale Kommunikation, E-Commerce, Online-Marketing und der digitale Arbeitsplatz mit allem, was an Software oder Hardware dazugehört, bestimmen mittlerweile den Großteil aller geschäftlichen Prozesse. In Bezug auf die Projektabwicklung, Vermarktung, Vertrieb und Verwaltung sind sie nicht mehr wegzudenken, so dass gesagt werden kann: Ohne geht in Zukunft nicht mehr, Tendenz steigend.

 

Nachteile der digitalen Kommunikation

Überarbeitung

Natürlich haben ständige, weltweite und ortsunabhängige Verfügbarkeit auch Nachteile, die sich durch genau diese Umstände bereits erschließen. Wer sich zeitlich nicht abgrenzt ist durch ständige Erreichbarkeit nicht mehr in der Lage zur Ruhe zu kommen. Das persönliche Leben, die Freizeit und der private Bereich wird unterbrochen durch blinkende Smartphones, aufploppende Nachrichten, Videos oder Anfragen, die sich nicht nach den Arbeitszeiten richten.

Der Druck wird hierdurch enorm, da die schnelle Realisierung stellenweise von den Vorgesetzten, jedoch auch von Kundenseite vorausgesetzt wird oder zumindest überprüft wird. Burnout oder Überarbeitung sind keine seltenen Erscheinungen dieser unkontrollierten Arbeitsweise. Ein Aspekt eines schnelllebigen Lifestyles, der für die, die sich nicht abgrenzen können, fatale Folgen haben kann. Ruhezeiten und Phasen, in denen das Handy beiseitegelegt wird sind wichtig. Wo das Ganze Spaß macht und Kommunikation nicht erzwungen wird, entstehen meist jedoch auch keine Probleme. Dies hängt von der jeweiligen Person ab.

Datensicherheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt und Nachteil kann die erhöhte Möglichkeit von Sicherheitslücken sein. Durch Mobilität und viele Geräte, die Mitarbeiter transportieren ist die Datensicherheit von hoher Priorität. Wenn Daten durch das Internet fliegen müssen sie entsprechend geschützt werden, sonst bieten Sie Hackern zahlreiche Angriffsmöglichkeiten.

Missverständnisse und fehlende Informationen

Durch fehlende Visualisierung, fehlende Mimik und Gestik können zum einen zahlreiche Missverständnisse entstehen. Zudem gehen Informationen und Verbindlichkeiten verloren und die persönliche Note einer gewissen Vertrautheit kann fehlen. Es gilt also hier sehr klug und durchdacht zu kommunizieren, um nicht allzuviel Spielraum für Fehlinterpretationen zu lassen. Dies gilt sowohl für den Inhalt der Nachricht, als auch die Intention dessen, der sie übermittelt.

So kann eine Bitte von Angesicht zu Angesicht mit Wohlwollen aufgenommen und transportiert werden, während eine klare Aufforderung via Textnachricht an den Mitarbeiter sehr bestimmend und herablassend wirken kann.

Risiko fehlender Kontrolle

Vertrauen ist gut, doch ist auch leider so manches Mal Kontrolle wichtig. Durch die digitale Kommunikation und Kooperation entsteht einfacher Spielraum auszuweichen. Dies gilt zum einen für das Vertrauen in die Mitarbeiter während des Home-Office, jedoch auch für die Teilnahme an Meetings. Sehr schnell lassen sich Mitarbeiter hier ablenken, schauen auf´s Smartphone und beantworteten, statt aufmerksam zu lauschen, private Chat-Nachrichten. Das Ganze ist sehr schwer zu kontrollieren. Eine andere Herangehensweise ist gefragt.

 

 

 

Neue Kompetenzen, neues Leadership

 

Durch Digitalisierung ergeben sich neue Prozesse, ein neues Miteinander mit zahlreichen Möglichkeiten und Nachteilen, die es clever zu umgehen gilt. Die Anforderungen an Führungskräfte haben sich also stark gewandelt.

Neue Arbeitsmodi und ein neues Mindset sind gefordert, mit klaren Arbeitspaketen und der Möglichkeit für Mitarbeiter trotz Spielraum, der auch kreativ genutzt werden darf, Leistung zu erbringen und dies ohne Druck und dennoch mit Motivation.

 

Soziale Kompetenz, Empathie und IT-Verständnis

Um sich in modernen Teams behaupten zu können und als Motivator für sein Team aufzutreten steht ganz oben an der Anforderungsliste die Kompetenz im Umgang mit den Tools. Ohne das Verständnis für IT und eine gewisse Begeisterung für diese neuen Arbeitsmodi tun wir uns schwer Autorität und Respekt auszustrahlen.

Kommunikationsfähigkeit und Empathie, das Verständnis für die Menschen stehen gleichauf mit diesen technischen Fähigkeiten. Nur wenn wir erkennen, wo die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter liegen und wir deren ganz eigenen Stärken perfekt für ein gemeinsames Ziel einsetzen, können wir die Produktivität steigern. Doch nicht nur das wird hierdurch gesteigert und trägt zum Erfolg bei, sondern auch die Motivation und Leidenschaft steigen, wenn Menschen tun, was sie wirklich gerne tun.

Durch das Schaffen von Vertrauen, von Persönlichkeit und Vernetzungsfähigkeit entstehen weitere Kernkompetenzen, die für die deutlich transparenteren und autarker arbeitenden Teams von Morgen von hoher Wichtigkeit sind.

 

Mehr zur Herausforderung der Gestaltung neuer Kommunikationsprozesse dann in den folgenden Blogs…

 

 

Tagged on:                                                                         
Sarah Lenz

Sarah Lenz

Sarah Lenz ist das "Kreativ-Genie" in unserem Team. Als Expertin für Marketing, moderne Kommunikation und Social Media Marketing weiß sie ganz genau was unser Team, aber auch die Kunden motiviert und zu mehr Produktivität, symbiotischem Networking und letztlich Höchstleistungen animiert. Teamwork, Empathie und das Individuum mit all seiner Einzigartigkeit, als Teil des Großen Ganzen, sind die Themen, die für sie den Erfolg eines jeden Unternehmens ausmachen. In ihrer Freizeit beschäftigt sie sich am liebsten mit Musik, Kunst, Kultur, Sport in der Natur, Design, tollen Events, Spiritualität und vor allem Mann Timo sowie den drei gemeinsamen Töchtern. Alles ist möglich! Und gemeinsam noch viel mehr.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

css.php