E-Ladesäulen App der Spedition Wackler
“Da stellt sich einer vor: ich steige morgens in mein geniales E-Auto mit dem Plan in Kopf, das dann direkt vor der neuen Ladesäule im Office zu laden, der Tank neigt sich beachtlich dem Ende zu und dann passiert was??? Da steht schon einer!”
In der Customer Success Story zum passenden Youtube-Video samt User-Ansichten, Vor- und Nachteilen, als auch der Lösungsfindung in Microsoft 365, geht’s genau darum: Die E-Ladesäulen-App der Spedition Wackler, die definitiv besser ist als die Ressourcen-Reservierung in Outlook. Genau deshalb wurde die App geboren 🙂
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Nachteile von Outlook - Technische und reale Problemstellung
Die Spedition Wackler mit zahlreichen Mitarbeitern und mehreren Standorten fördert die Nutzung für E-Automobile und deren Fahrzeughalten mit sehr praktischen E-Ladesäulen am Firmenstandort. Natürlich will jedoch auch deren Nutzung geplant sein, denn ein tägliches Abstellen, und das unbegrenzt, wäre für die Mitarbeiter nicht möglich. Zeitliche Slots und Tage müssen also eingeplant werden und das Ganze koordiniert werden.
Der erste Lösungsansatz war die Reservierungsfunktion in Outlook, die ähnlich eines Kalendereintrags funktioniert. Genau das führte jedoch zur Problematik in der täglichen Nutzung. Der größte Nachteil, um direkt mit der Tür ins Haus zu fallen, liegt nämlich dabei darin, dass, wenn ich solch eine Ressource, wie einen Raum oder vielleicht auch einen Beamer, für mich reserviere, mir das auch in meinen Outlook-Kalender geschrieben wird – wie ein Termin eben. Allerdings werde ich dann logischerweise als nicht verfügbar angezeigt. Dies erscheint dann für die Kollegen so, als wäre die jeweilige Person in einem Termin und verplant – denn es ist aus dem Eintrag nicht ersichtlich, dass ich ja dort nur ein Gerät reserviert habe. Schon gleich gar nicht, dass es die E Ladesäule ist, was natürlich dann die Ressourcenplanung über Outlook erschwert. Und so superschnell sind die E-Autos noch nicht, in Sachen “Lade-Geschwindigkeit”.
Andere Nachteile wie zb. die Tatsache, dass Ressourcen immer über den Admin angelegt werden müssen und Outlook insgesamt etwas unflexibel ist in der Konfiguration, soll jedoch in diesem Blog und dem Video nicht vertieft werden.
Wie genau sieht die M365-App aus, was passiert im Backend?
Wir bewegen uns, wie immer, wenn wir Apps und Lösungen für mehr Produktivität und Effizienz bauen, direkt in der Microsoft 365 Welt und nutzen die dort verfügbaren Tools und Kombinationsmöglichkeiten.
Auch hier setzen wir auf SharePoint-Listen: Zunächst nutzen wir eine zentrale Ressourcenliste, in welcher wir die buchbaren, reservierbaren Ressourcen eintragen. Darauffolgend gibt es einen PowerAutomate-Flow, der regelmäßig – um genau zu sein täglich – über diese Liste geht und in einer weiteren SharePoint-Liste die Zeitfenster anlegt, die vom jeweiligen User reserviert wurden.
Um diesen Prozess für gewerbliche Mitarbeiter, die nicht jeden Tag am PC verbringen oder einfach die simple Anwendung lieben, übersichtlicher und intuitiver zu gestalten, haben wir on top in den PowerApp-Trickkasten gegriffen.
👇 Durch diese Verkettung und Kombination ist diese schöne App dann entstanden.
Kleiner Spoiler | veroo365 Customized Apps
Diese Funktion wird auch in unserer Time-Tracking Lösung fest integriert sein und in einem der nächsten Release mit dabei sein.
Enstehungsprozess einer solchen App
Unsere Kunden kommen meist mit einem ganz alltäglichen Problem – dies kann allerlei unterschiedliche Prozesse betreffen und Abläufe, die manuell einfach zu unglaublich viel Aufwand führen würden. In diesem konkreten Beispiel war es schlicht die Tatsache, dass mittels der Outlook-Reservierung von den Ressourcen der daraus resultierende Termin im Kalender immer auf “beschäftigt” gestellt wird und die Mitarbeiter so den ganzen Tag blockiert waren für andere Termine.
Im Gespräch wird die Situation und der Prozess beschrieben, dies sowohl von Userseite aus, als auch der technischen Instanz des Kunden. Im Anschluss ermitteln wir dann die Rahmenbedingungen, erörtern welche Möglichkeiten wir haben, welche bestehenden Wege gäbe es, um das Problem zu lösen – in diesem Fall war die Frage, ob wir eventuell auch einfach den Exchange Server, also Outlook, anpassen könnten in der Konfiguration der Standardeinstellungen oder ob tatsächlich eine eigene Lösung effektiver ist? In diesem konkreten Beispiel der E-Ladesäulen fiel die Entscheidung dann auf eine eigene App.
Diese entsteht auf einer sogenannten Low-Code Plattform. Wir sind große Fans hiervon, da Arbeitseinsatz, Endergebnis, Flexibilität und Praktikabilität einfach unglaublich dankbar sind und finanziell somit auch deutlich schlanker für die Unternehmen.
👆 Wir arbeiten hinsichtlich der E-Ladesäulen-App bereits an einem zweiten Release. Hier wurde in der Anwendung festgestellt: “Okay wir brauchen noch die eine oder andere Funktion, wie zum Beispiel eine Benachrichtigungsfunktion, dein Slot läuft gerade ab, park doch mal dein Auto um”, was sich dann natürlich super schnell implementieren lässt und exakt auf den Kunden zugeschnitten ist.
Wie lange dauert die Entwicklung einer solchen App?
Wir versuchen immer so fix wie möglich zu sein, denn genau das ermöglicht eine Lösung basierend auf der Low-Code Plattform. Jedes Projekt ist individuell – von Tag 1, dem Moment, in welchem der Kunde mit dem Problem auf uns zukam, bis dann zum letztlichen Rollout haben wir diese Lösung innerhalb von 2 bis 3 Wochen realisiert. Das bedeutet nicht, dass wir 2-3 Wochen für die Umsetzung benötigen, umschreibt jedoch den zeitlichen Horizont, in welchem eine solche App entstehen kann.
👉 WICHTIG: Das bedeutet natürlich aber auch immer, dass auf der Gegenseite – im Team des Kunden – Menschen sitzen müssen, die hinter dem Projekt stehen, die es vorantreiben, die wirklich Spaß an IT haben, die genau wissen, was die Vorteile sind und die Lösung dann auch wirklich effizient in ihr Team einbringen und das Ganze ausrollen, wenn es soweit ist.
Ohne diesen Part kann IT noch so gut sein, es ist und bleibt ein Handwerkszeug – ein Tool.
Wer die Kelle nicht benutzt, der wird sich ihrer Fähigkeiten auch niemals bewusst sein und ihre Vorteile erkennen.
Eine ähnliche Customer Success Story?
Das gibt es - Lösungen gibt es en masse – schaut gern bei Youtube rein.
Wenn ihr beispielsweise im Planner automatisiert Aufgaben erstellt, was die Vorteile sind und wie genau das Ganze geht, das findet ihr ihm folgenden Video👇
Wir freuen uns auf Euer Feedback auf YouTube, eure Ideen, Kommentare, bleibt dran und vielleicht arbeiten wir auch irgendwann an eurer Lösung für mehr Effizienz im bekannten Microsoft 365 Umfeld.
Beste Grüße…
Sarah und das Team Veroo
